PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Fax Connect for Orders: papiery i e-maile automatem do SAP

Automatyzacja przetwarzania zamówień i faktur w SAP

Udostępnij
Drukuj:
W wielu firmach duża część ważnych dokumentów (np. zamówień) nadal spływa w formie faxów czy e-maili. Automatyzacja wprowadzania danych do SAP usprawnia obieg informacji i przyczynia się do wzrostu zadowolenia klientów.
 

Papier nadal w modzie

Nie każdy jest w stanie nakłonić partnerów biznesowych do komunikacji w ustandaryzowanej formie elektronicznej (EDI – elektroniczna wymiana danych). Nawet jeśli na przesyłanie zamówień, faktur czy potwierdzeń dostawy zdecydują się najwięksi kooperanci, poza EDI może pozostać cała rzesza mniejszych klientów czy dostawców.

Istotne dla firmy dokumenty spływają wówczas różnymi kanałami – faxem, e-mailem na różne adresy, pocztą. Wiąże się to z:

  • opóźnioną reakcją firmy na dokument (zanim fax zostanie odczytany i/lub wprowadzony do systemu, mija sporo czasu),
  • ryzykiem błędów w realizacji dostaw czy płatności (operator wprowadzający dane ręcznie do systemu może się pomylić),
  • możliwością zagubienia dokumentu (zawsze może się to zdarzyć, nim dane zostaną wprowadzone do SAP)
  • trudnościami w monitorowaniu obiegu (przykład: klient pyta o status złożonego przed tygodniem zamówienia; niełatwo zidentyfikować, w którym miejscu dokument „utknął”),
  • dużą pracochłonnością obsługi takiego obiegu dokumentów.

Jeśli przetwarzanymi dokumentami są zamówienia, sprawność i bezbłędność procesu ma duży wpływ na zadowolenie klientów i sprzedaż firmy.

Fax Connect for Orders

Rozwiązaniem tych problemów jest doprowadzenie do sytuacji, gdy wszystkie dokumenty, niezależnie od nośnika, są odczytywane w chwili ich pojawienia się. Do procedury weryfikacji i akceptacji kierowane są elektroniczne obrazy dokumentów źródłowych wraz z odczytaną treścią. Po zaakceptowaniu dane są dostępne w systemie SAP.

Warto w tym kontekście rozważyć skorzystanie z rozwiązania Fax Connect for Orders firmy TOPCALL, które automatyzuje przetwarzanie dokumentów z różnych źródeł w systemie SAP. Rozwiązanie składa się z trzech zintegrowanych ze sobą elementów:

  • faks serwer – odpowiada za przechwytywanie dokumentów docierających faksem. Jednocześnie może służyć wszystkim pracownikom jako bardzo wygodne medium do nadawania faksów,
  • system rozpoznawania pisma – odpowiada za automatyczny odczyt treści dokumentów. Odbiera dokumenty z faks serwera oraz ze skanera. Odczytane dane odsyła do faks serwera.

Księga zamówień w systemie SAP – jest to program autorstwa firmy TOPCALL działający w systemie SAP. Program odbiera od faks serwera obrazy dokumentów wraz z wynikami automatycznego odczytu treści i umieszcza je na ścieżce akceptacyjnej. Aplikacja dobrze integruje się z innymi rozwiązaniami wspierającymi obieg dokumentów – z SAP Business Workflow, systemami archiwizacji optycznej dokumentów.

Jak to działa?

Dzięki procesowi rozpoznawania wzorca i kryteriów klasyfikacji opartych na treści, FaxConnect for Orders klasyfikuje i wyodrębnia odpowiednie dane (np. numer klienta, nazwę klienta, numer zlecenia, itp.).

Za pośrednictwem interfejsów przetwarzania w SAP dane te wraz z obrazami dokumentów źródłowych są przekazywane bezpośrednio do Księgi Wprowadzanych Zamówień, gdzie przechodzą formalne procedury akceptacji i rejestracji. Procedury akceptacyjne są różne w poszczególnych firmach. Dlatego rozwiązanie pomyślano w taki sposób, aby konsultanci SAP mieli możliwość dostosowania go do indywidualnych potrzeb firmy.

Możliwe jest śledzenie i monitorowanie procedur akceptacyjnych poszczególnych dokumentów. Każdy z pracowników widzi listę dokumentów oczekujących na jego akceptację lub opinię. Użytkownicy mogą w dowolnym czasie przeglądać, monitorować i edytować zamówienia klienta przy jednoczesnym wykorzystywaniu kilku okien – upraszcza to obsługę zapytań klientów oraz eliminuje ryzyko utraty danych.

Zwierzchnicy mogą kontrolować rozkład obciążenia poszczególnych pracowników.

Dodatkowo oprogramowanie gwarantuje bezbłędną dystrybucję i przetwarzanie dokumentów, nawet tych o znacznej objętości, oraz usprawnia proces ich przetwarzania. FaxConnect for Orders oferuje także automatyczne wysyłanie potwierdzeń odbioru oraz wewnętrznego powiadomienia o odbiorze zamówienia od klienta (np. do kierowników sprzedaży).

Kolejną korzyścią jest unifikacja procedur. Niezależnie od tego, czy dokument pojawił się w firmie w postaci papierowego oryginału, faksu czy pliku PDF nadesłanego pocztą elektroniczną – system wprowadzi taki dokument na tę samą ścieżkę postępowania.

Podsumowując, FaxConnect for Orders zwiększa wydajność przetwarzania dokumentów i przyczynia się do wzrostu zadowolenia klientów. Technologia przejmowania danych automatyzuje procesy biznesowe, zmniejsza koszty operacyjne, skraca czas przetwarzania i obsługi zamówień oraz faktur, zmniejsza czynnik błędu ludzkiego i w znacznym stopniu poprawia jakość odczytanych danych. Wszystkie te korzyści sprawiają, że czas, który upływa od momentu inwestycji do momentu, kiedy system zaczyna zarabiać na siebie, jest bardzo krótki.

FaxConnect for Orders jest oferowane wspólnie przez SNP i TOPCALL. TOPCALL Polska Sp. z o.o. jest oddziałem firmy TOPCALL International AG, światowego dostawcy technologii Information Capture and Communication. Rozwiązania TOPCALL umożliwiają automatyzację procesów biznesowych poprzez zarządzanie wymianą informacji między ludźmi, aplikacjami, i urządzeniami. Firma świadczy usługi w zakresie integracji wszystkich serwisów i platform komunikacyjnych (faks, CTI, IVR, SMS, MMS, EDI, poczta głosowa, poczta elektroniczna) z aplikacjami biznesowymi, systemami ERP, CRM oraz bazami danych, umożliwiając automatyczną archiwizację wszelkich dokumentów, papierowych i elektronicznych. Więcej: www.topcall.pl

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00