PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

InvoiceFlow – elektroniczny obieg faktur w SAP

Bez papieru, bez opóźnień

Udostępnij
Drukuj:
SNP InvoiceFlow to rozszerzenie systemu SAP umożliwiające realizację elektronicznego obiegu faktur w całości wewnątrz systemu SAP, w oparciu o fakturę w PDF (przysłaną e-mailem lub dokument papierowy zeskanowany do formatu PDF).  Rozwiązanie może być wykorzystane we wszystkich organizacjach pracujących z systemem SAP, które ewidencjonują znaczną liczbę faktur, i usystematyzować cały proces, eliminując obieg dokumentów w formie papierowej.
 

SNP InvoiceFlow wspiera proces Elektronicznego Obiegu Faktur (EOF)  od momentu wpływu faktury (załadowania pliku PDF przysłanego e-mailem lub dokumentu przysłanego w formie papierowej, tradycyjną pocztą i następnie zeskanowanego do PDF), przez jej rejestrację, weryfikację księgową, weryfikację merytoryczną oraz akceptację finansową, aż po zaksięgowanie. Cały proces jest wykonywany w systemie SAP ERP (ECC 6.0 lub S/4HANA) przy użyciu transakcji SAP, z wykorzystaniem technologii SAP Business Workflow.

Wprowadzone do systemu pliki PDF są archiwizowane w zewnętrznym content serwerze – może to być zarówno standardowy SAP Content Server, jak i np. produkt SNP ECM Content Server.

Kanały wprowadzania faktur do SAP

Faktury w postaci plików PDF mogą być ładowane do systemu SAP ręcznie, za pomocą transakcji archiwizacyjnej OAWD, lub automatycznie.

Wariant ręczny jest przewidziany w wypadku wpływu małej liczby faktur (lub do testów). Dokumenty są skanowane wewnątrz firmy i wprowadzane ręcznie (brak OCR).

Automatyczne ładowanie plików PDF może odbywać się w trzech różnych modelach:

  • Archiwizacja automatyczna poprzez e-mail wysyłany z urządzenia skanującego. E-mail zawiera załącznik z plikiem PDF. Podczas przetwarzania wejściowego załącznik jest odczytywany z wiadomości, a następnie archiwizowany, po czym następuje uruchomienie procesu workflow. W tym wariancie dokumenty także są wprowadzane ręcznie (brak OCR). Rozwiązanie sprawdza się przy średniej liczbie faktur (ok. 10 tys. rocznie);
  • Archiwizacja automatyczna (FTP). Pliki są pobierane bezpośrednio z serwera FTP. W tym wariancie zewnętrzne narzędzie OCR może dodatkowo wyeksportować plik w formacie CSV z danymi nagłówków faktur oraz alokacjami do zamówień (taki plik wraz z plikami PDF może również dostarczać zewnętrzna firma skanująca). Po stronie systemu SAP istnieje zadanie wsadowe, które cyklicznie odpytuje serwer FTP i następnie pobiera i archiwizuje pliki PDF, a następnie uruchamia procesy workflow. Na podstawie wpisów w pliku CSV są tworzone dokumenty wstępnie wprowadzone. Komunikacja z serwerem FTP odbywa się albo bezpośrednio ze stacji roboczej (dialogowo), albo poprzez serwer SAP (w tle). Ten scenariusz jest rekomendowany dla firm otrzymujących średnią lub dużą liczbę faktur. Dobrze sprawdza się w wypadku faktur posiadających referencję do zamówień. Wówczas pozycje są generowane w SAP w transakcji MIRO na podstawie zamówień oraz przyjęć;
  • Archiwizacja w pełni automatyczna odbywa się za pomocą API/WebService. Ten model jest rekomendowany dla średniej lub dużej liczby faktur i przy współpracy z zewnętrzną firmą skanującą. Rozwiązanie może zostać zintegrowane z inteligentnym systemem OCR, który zautomatyzuje wstępne wprowadzanie dokumentów na początkowym etapie procesu EOF. Zakres automatyzacji wprowadzania danych dokumentu jest każdorazowo ustalany na podstawie oczekiwań klienta. Ostatecznie dla każdego załadowanego pliku PDF uruchamiany jest proces workflow w systemie SAP.

SNP InvoiceFlow

Rozwiązanie SNP InvoiceFlow realizuje proces biznesowy, który składa się z kilku podstawowych etapów. Pierwszym jest rejestracja faktury. Ten etap jest konieczny w przypadku ręcznego tworzenia dokumentu wstępnie wprowadzonego (brak danych OCR). Może być wykonany np. w sekretariacie lub przez asystenta w dziale księgowości. Etap opracowania danych podstawowych dostawcy (opcjonalny) służy do uzupełnienia brakujących danych dostawcy w oparciu o dane na fakturze (np. utworzenie brakującego dostawcy lub wprowadzenie nowego rachunku bankowego).

Kluczowym etapem procesu jest weryfikacja księgowa (jedno- lub dwustopniowa), polegająca na obsłużeniu wstępnie wprowadzonego dokumentu, np. utworzeniu pozycji w referencji do zamówień lub bez, alokowaniu kodów podatku i wykonaniu wszystkich tych czynności, które standardowo wykonuje się podczas księgowania faktury w transakcji MIRO.

Możliwe jest natychmiastowe księgowanie dokumentu albo odesłanie go do weryfikacji merytorycznej do wskazanej osoby (np. w sytuacji gdy system zasygnalizował odchylenia ilościowe/cenowe). Fakturę odsyła się do weryfikacji merytorycznej również w sytuacji, gdy np. nie odwołuje się ona do zamówienia, a powinna. Wówczas weryfikujący merytorycznie jest odpowiedzialny za utworzenie zamówienia post-factum.

Dla faktur o znacznej wartości (konfigurowalny limit) może być konieczna akceptacja finansowa, zanim dokument zostanie zaksięgowany.

W ramach pakietu SNP InvoiceFlow dostarczane są również dwa dedykowane raporty:

  • Raport dokumentów w procesie EOF. Jest to kluczowy raport księgowości służący do monitorowania faktur obsługiwanych w procesie workflow. Łączy informacje z nagłówków dokumentów z informacjami o aktualnym stanie procesu workflow (np. nr dokumentu, wystawca faktury, waluta/numer procesu, status, aktualny krok);
  • Raport czasów wykonania procesów workflow pozwala monitorować informacje o czasach w procesie w odniesieniu do kroku, użytkownika lub zadania. Raport pozwala w łatwy sposób sprawdzić, np. kto przetrzymuje zadania workflow po terminie.

System SAP może wysyłać powiadomienia o oczekujących zadaniach workflow na zewnętrzne skrzynki e-mail użytkowników. Powiadomienia mogą być zbiorcze (wysyłane np. raz dziennie) lub pojedyncze, dla każdego zadania.

SNP InvoiceFlow – elektroniczny obieg faktur w SAP

Dodatki, rozszerzenia, optymalizacje

Oprócz standardowych funkcji rozwiązania SNP InvoiceFlow, oferujemy także dodatkowe rozszerzenia, zgodnie z wymaganiami klienta. Poniżej przedstawiamy listę rekomendacji:

  • obsługa dokumentów FI (standardowo narzędzie obsługuje dokumenty MM, tj. księgowane w transakcji MIRO),
  • optymalizacja dynamicznych kolumn w SBWP – wersja pod klasyczną bazę danych i pod SAP HANA (CDS),
  • dodatkowe kroki akceptacji finansowej,
  • połączenie kroku rejestracji/księgowania (w standardzie są to dwa odrębne kroki, co nie zawsze jest potrzebne),
  • podłączenie dokumentów przychodzących przez EDI wraz z generowaniem widoku PDF (na podstawie IDOC),
  • podłączenie faktury SD inter-company wraz z PDF wyprowadzonym po stronie SD,
  • Inny format pliku z danymi wprowadzanymi z FTP (zamiast CSV np. XML),
  • API/WebService pod zewnętrzne oprogramowanie OCR (brak w standardowym pakiecie),
  • dodatkowe raporty, tworzone na podstawie wymagań klienta,
  • dodatkowe kolumny w raportach standardowych, głównie w raporcie faktur w obiegu workflow,
  • dodatkowe walidacje/substytucje.

Szybciej, lepiej, oszczędniej

SNP InvoiceFlow porządkuje i systematyzuje obieg dokumentów w ramach procesu EOF w formie elektronicznej oraz pozwala wyeliminować obieg dokumentów w formie papierowej. Proces rejestracji faktur jest szybszy, lepiej udokumentowany, charakteryzuje się pełną kontrolą wszystkich etapów przetwarzania dokumentów. Faktury są zawsze zweryfikowane, prawidłowo zadekretowane, co przyśpiesza proces realizacji płatności, wpływa na cash flow organizacji oraz ma pozytywny wpływ na relacje z dostawcami.

SNP InvoiceFlow u klientów SNP

Case study #1

Producent elementów z blach

  • Faktury w PDF wprowadzane bezpośrednio z urządzenia skanującego poprzez e-mail wejściowy do SAP (synchronicznie)
  • Ręczne wprowadzenie dokumentów
  • Średnia liczba faktur – większość z referencją do zamówień
  • SNP ECM Content Server
  • System SAP ECC 6.0

Case study #2

Dystrybutor alkoholi i napojów

  • Faktury w PDF wprowadzane w paczkach, dostarczane od zewnętrznej firmy skanującej wraz z danymi OCR (nagłówki) w pliku CSV
  • Półautomatyczne wprowadzanie dokumentów
  • Rozszerzenia: 1) generowanie obrazów (PDF) na podstawie elektronicznych dokumentów EDI (IDOC) od głównego dostawcy; 2) optymalizacja skrzynki SBWP na bazie CDS (SAP HANA)
  • Duża liczba faktur – większość z referencją do zamówień
  • Wirtualny Content Server w tabeli bazy danych SAP HANA
  • System SAP ECC 6.0 on HANA

Case study #3

Producent stali

  • Faktury w wprowadzane bezpośrednio z urządzenia skanującego poprzez serwer FTP (asynchronicznie)
  • Ręczne wprowadzenie dokumentów
  • Rozszerzenie: obsługa dokumentów modułu FI (standard obsługuje tylko MM)
  • Średnia liczba faktur – część z referencją do zamówień, część bez referencji (tylko FI)
  • SAP Content Server – korporacyjny (współdzielony)
  • System SAP ECC 6.0

Case study #4

Producent alkoholi

  • Faktury w PDF wprowadzane bezpośrednio z urządzenia skanującego poprzez serwer FTP (asynchronicznie)
  • Ręczne wprowadzenie dokumentów
  • Średnia liczba faktur – większość z referencją do zamówień
  • SAP Content Server – korporacyjny (współdzielony)
  • System SAP ECC 6.0

Case study #5

Producent soków i napojów

  • Faktury w PDF wprowadzane bezpośrednio z urządzenia skanującego poprzez e-mail wejściowy do SAP (synchronicznie)
  • Ręczne wprowadzenie dokumentów
  • Średnia liczba faktur – większość z referencją do zamówień
  • Rozszerzenia: 1) dodatkowy poziom akceptacji (podwójna akceptacja finansowa); 2) akceptacje finansowe wyprowadzone do dedykowanego zbiorczego raportu ALV, tak by decyzje (akceptacja/odrzucenie) mogły być podejmowane zbiorczo
  • SAP Content Server
  • System SAP S/4HANA 1909

Case study #6

Producent mięsa i wędlin

  • Faktury w PDF wprowadzane w paczkach wraz z danymi OCR (nagłówki) w pliku XML – pliki generowane przez oprogramowanie OCR firmy trzeciej
  • Półautomatyczne wprowadzanie dokumentów
  • Średnia liczba faktur – większość z referencją do zamówień
  • Rozszerzenia: 1) zmiana formatu ładowania danych OCR z CSV na XML; 2) pobranie obrazu faktury z modułu SD w scenariuszu inter-company
  • SAP Content Server
  • System SAP ECC 6.0

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00