Jak z wyborem samochodu

Wybór systemu ERP można porównać do wyboru samochodu. Jeśli nie mamy od razu preferencji co do marki i modelu, to najczęściej rozpoczynamy od zdefiniowania oczekiwań, a następnie szukamy modelu, który spełni nasze wymagania przy najniższej cenie.

Oczywiście, w trakcie poszukiwań rośnie nasza wiedza o rożnych możliwościach aut, co przekłada się na zmianę oczekiwać funkcjonalnych i cenowych.

Wyobraźmy sobie asystentkę, której zlecono wybór auta dla szefa. Zaczęła ona od zdefiniowania oczekiwań: karoseria w kolorze czerwonym, kierownica z lewej strony, cztery koła, z tego dwa napędzane, hamulce na wszystkie cztery koła, dwie wycieraczki i minimum cztery fotele. Po wnikliwej analizie asystentka doszła do wniosku, że z wielu modeli wymagania spełnia także Fiat 126p, a jego cena jest znacznie niższa niż innych rozwiązań.

Wybór byłby dokonany, gdyby nie to, że szef zażądał jeszcze, by auto posiadało też klimatyzację i światła przeciwmgielne. Tu oferent tego modelu okazał się elastyczny – obiecał, że za niewielka dopłata zainstaluje klimatyzację (co prawda niejest ona fabrycznie dostosowana do modelu 126p, ale zostanie odpowiednio zintegrowana z resztą auta), a światła przeciwmgielne także nie będą problemem. Pomimo przeróbek cena nadal była bardzo atrakcyjna.

Samochód został zamówiony. Przygotowania modelu trwały 2 miesiące. Już w momencie dostarczania auta (było nie czerwone, lecz wiśniowe!) było wiadomo, że poszukiwania należy rozpocząć na nowo, a wydane pieniądze zostały stracone.

Dlaczego funkcjonalność to nie wszystko?

Prawidłowe zdefiniowanie oczekiwań wobec ERP nie jest proste i stanowi kluczową część przedsięwzięcia informatycznego. Nawet jeśli uda się precyzyjnie określić nasze wymagania, może się okazać, że wybrane kryteria spełnia kilka rozwiązań. Wtedy decyzja nie powinna opierać się tylko na cenie rozwiązania (chyba że chcemy jeździć modelem 126p z dużymi halogenami z przodu i klimatyzacją zamontowaną na tylnym siedzeniu).

Załóżmy, że firma bierze pod uwagę dwie opcje: wdrożenie zaawansowanego, popularnego na świecie i w Polsce dużego ERP oraz wdrożenie mniejszego systemu z tzw. niższej półki. W większości zaawansowanych ERP wymagania firmy spełnia się za pomocą odpowiedniej konfiguracji systemu. Niestety, czasami nie wszystkie wymagania są do spełnienia, a konsultanci firmy wdrożeniowej proponują, by nie dokonywać takich modyfikacji systemu, które w przyszłości utrudnią późniejsze zmiany konfiguracji i upgrady do nowych wersji.

W przypadku mniejszego systemu praktycznie wszystkie wymagania zostają spełnione za pomocą programowania i kodu pisanego na zamówienie. Ocena funkcjonalna wypada na korzyść mniejszego rozwiązania (konsultanci „napiszą” dokładnie takie rozwiązanie, jakie klient sobie zażyczył).

Zmieniające się wymagania, nieuniknione błędy w kodzie i nieudane testy powodują, że oprogramowanie jest dostarczane z opóźnieniem, i choć „jakoś” działa, to ciągle pojawiają się kolejne błędy. Modyfikacja systemu w przypadku zmiany wymagań wymaga przepisania kodu od nowa i za każdym razem jest czasochłonna i kosztowna. Po roku system nadal nie osiąga wymaganej sprawności, choć informatycy obiecują, że już zamiesiąc skończą pisanie kodu i wszystko będzie działało tak jak obiecano.

Jeśli nie funkcjonalność, to co?

Nie chodzi o to, by rezygnować z porównywania funkcjonalności – to jasne, że wybrane rozwiązanie musi spełniać nasze oczekiwania. Czy jednak oczekiwania minimalne?

Odwołajmy się jeszcze raz do samochodowego przykładu. Nawet jeśli w wymaganiach nie ujęliśmy ABS-u, a mimo to nasze auto będzie je posiadało, to już po kilku dniach na pewno będziemy doceniać to wyposażenie i dziękować dostawcy za jego dostarczenie.

Producenci dużych systemów oferują bardzo bogatą funkcjonalność, często przekraczającą pierwotne oczekiwania przedsiębiorstw. Jednak to właśnie te funkcjonalności, których potrzebę nie zawsze firmy sobie uświadamiają, sprawiają, że użytkownicy takich rozwiązań są zadowoleni – bo systemy te są w stanie spełnić wymagania firmy na dziś i na jutro.

Jeśli oprócz tego za wdrożeniem ERP idzie także transfer wiedzy biznesowej (przekazanie tzw. najlepszych praktyk biznesowych), korzyści z zaawansowanego ERP będą znacznie szersze, niż wiele firm uświadamia sobie w czasie wyboru systemu.

Nie życzę nikomu wyboru samochodu, który jest tak mało popularny, że nie można do niego dokupić wyposażenia dodatkowego (lub trzeba na nie czekać kilka miesięcy), a jeśli już jest dostępne, to kosztuje trzy razy tyle niż w konkurencyjnych modelach, tylko dlatego, że można je kupić tylko w jednym salonie w kraju. Nie życzę też nikomu wyboru marki, która posiada jedną stację serwisową, a ceny w niej są kilkukrotnie wyższe niż w innych stacjach, tylko dlatego, że jest ona jedyna.

Nie warto wspominać o sytuacji, gdy w momencie zakupu danego modelu sytuacja jego producenta jest tak niepewna, że nie wiadomo, czy za dwa lata będzie on dalej na rynku.

Myślę, że modele eksperymentalne możemy zostawić bardzo młodym ludziom, którzy lubią, jak ktoś przeprowadza na nich nie zawsze udane, ale za to jakże ekscytujące eksperymenty. A szefowi zarekomendujmy model nowoczesny, ale dobrej i sprawdzonej marki.

Z systemami informatycznymi, podobnie jak z samochodami, rzadko kto zawodzi się na dobrze sprawdzonych markach, choć rożne mało popularne modele wabią wieloma błyskotkami. Na pewno warto spytać znajomych, jakim modelem jeżdżą i czy są zadowoleni. A jako dostawcę wybrać sprawdzonego partnera o dużym doświadczeniu, który doradzi nam, jaki model i z jakim wyposażeniem będzie najodpowiedniejszy.

Być może nie będzie to rozwiązanie najtańsze z możliwych, ale pamiętajmy, że w przeciwieństwie do źle wybranego samochodu, który zawszemożna spróbować sprzedać na giełdzie, nikt nie kupi od nas używanego, niedziałającego systemu informatycznego.