PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Jak przygotować business case dla projektu IT?

Sposób na przekonanie sponsorów przedsięwzięcia

Udostępnij
Drukuj:
Coraz częściej sponsorzy projektów IT wymagają szczegółowych analiz, dowodzących słuszności przyszłych decyzji. Hasło business case zagościło w rozmowach menedżerów, ale nadal niewielu z nich zdaje sobie sprawę z tego, co za nim się kryje.
 

Opracowanie business case (nazywanego w artykule zamiennie BC i analizą biznesową) można porównać z rozprawą sądową. Jej uczestnicy dobierają argumenty, wykorzystują lub odrzucają dowody, a wszystko po to, by przekonać sędziego i ławę przysięgłych o słuszności swoich racji.

Wywód prawnika może być przeprowadzony na wiele sposobów i być mniej lub bardziej skuteczny – podobnie nie ma jednoznacznego przepisu na BC, są za to wskazówki, które warto wziąć pod uwagę.

Trudne pytania

W ogólnym ujęciu business case jest przygotowaną w formie raportu propozycją zmiany biznesowej, opisaną w kategoriach kosztów i korzyści. Opracowanie BC poprzedza duże projekty wdrożeniowe (np. systemu ERP lub jego komponentu) i ma na celu przekonanie racjonalnymi argumentami (głównie finansowymi) kadry zarządzającej do inwestycji.

Analiza biznesowa nie jest tylko dokumentem finansowym. Jest to ustrukturalizowany zestaw odpowiedzi m.in. na poniższe pytania:

  • Dlaczego przedsięwzięcie jest potrzebne?
  • Jakie są spodziewane korzyści z wdrożenia?
  • Jakie są dostępne opcje i przesłanki wyboru bądź odrzucenia każdej z nich?
  • Jakie koszty (środki finansowe, ludzie, czas) musi ponieść organizacja, by przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?
  • Jakie są ryzyka?
  • Jaki wpływ na biznes będzie miało podjęcie decyzji o nieuruchamianiu projektu („do nothing scenario”)?

Kiedy nowe rozwiązanie może być wykorzystywane operacyjnie?

Lista kontrolna dla Business Case

  1. Czy jasno zdefiniowano wymagania biznesowe?
  2. Czy zidentyfikowano wszystkie korzyści?
  3. Czy jasno zdefiniowano efekt końcowy przedsięwzięcia?
  4. Czy BC rekomenduje konkretne rozwiązanie?
  5. Czy jasno uzasadniono rekomendację?
  6. Czy określono koszt i źródło finansowania?
  7. Czy zidentyfikowano ryzyka dla przedsięwzięcia?
  8. Czy wskazano metody redukcji ryzyk do akceptowalnego minimum?

Business case na półkę?

BC nie kończy swego życia w momencie uruchomienia projektu i wymaga ciągłej weryfikacji w trakcie przedsięwzięcia. W szczególności istotne jest zadawanie pytania, czy nadal istnieje potrzeba biznesowa, która była przesłanką BC, i czy projekt zmierza do rezultatów określonych w analizie.

Dzięki temu mamy szansę, by w uzasadnionym przypadku zmienić zakres projektu lub nawet go przerwać. BC jest zatem również narzędziem do monitorowania projektu z biznesowego punktu widzenia.

Potrzeby, dla których przygotowuje się analizy biznesowe, mogą być różne. W obszarze wdrożeń i rozwoju systemów IT wspomagających zarządzanie są to najczęściej:

  • BC dla wdrożenia systemu informatycznego (bez założenia, że będzie to SAP),
  • BC dla wdrożenia zintegrowanego systemu SAP (lub jego komponentu).
  • BC dla migracji do nowej technologii (np. aplikacji SAP z platformy ITS na WAS).

Celem BC jest najczęściej znalezienie odpowiedzi na podstawowe pytanie: jakie będą finansowe (koszty i zyski) i biznesowe konsekwencje podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu?

Analiza ma również pomóc w zaplanowaniu przedsięwzięcia, w ustaleniu priorytetów i sposobu realizacji wdrożenia.

Jak przygotować BC dla wdrożenia systemu SAP?

Warunkiem koniecznym przygotowania business case jest zebranie zespołu, w skład którego wejdą zarówno przedstawiciele biznesu, jaki i IT. Zespół ten może być wspierany przez zewnętrznych konsultantów pełniących rolę moderatorów i jednocześnie ekspertów obszarowych systemu SAP.

Wyobraźmy sobie, że firma staje przed decyzją o wdrożeniu systemu zintegrowanego mySAP HCM (to ten przypadek, kiedy wybór rozwiązania jest już dokonany, a BC skupia się przede wszystkim na odpowiedzi na pytanie, czy wdrożenie jest uzasadnione – „do or do nothing”).

Uzasadnienie celowości wdrożenia systemu wspierającego zarządzanie kapitałem ludzkim nie jest trywialnym zadaniem, tym bardziej że znalezienie korzyści finansowych wymaga połączenia wiedzy o procesach biznesowych z ekspercką wiedzą o systemie i możliwościach konfiguracyjnych.

Poniżej przedstawiono proponowaną zawartość takiego BC:

  • cele strategiczne przedsięwzięcia (m.in. wkład do strategii firmy),
  • cele szczegółowe (finansowe oraz te niewymierne), zdefiniowane jako SMART (ang. Simple, Measurable, Achievable, Relevant, Timely defined – proste, mierzalne, osiągalne, istotne, określone w czasie),
  • zakres wdrożenia wraz z oceną (zalecane minimum 3 warianty; analiza kosztów/korzyści w kategoriach finansowych; analiza korzyści, które nie poddają się wycenie; rekomendacja najlepszego wariantu),
  • finansowanie przedsięwzięcia (część opcjonalna) – wskazanie źródła finansowania, rekomendacja dla umów z dostawcami (kluczowe klauzule w umowach, propozycja systemu płatności, czas kontraktu, czynniki motywujące dla zaangażowanych osób),
  • metoda osiągnięcia celu (plan przedsięwzięcia na akceptowalnym poziomie ogólności), „kamienie milowe”, zależności z innymi projektami, zarys planu awaryjnego (w razie np. opóźnień), kluczowe ryzyka i proponowane metody ich redukcji.

Definicja celów

Celem strategicznym naszego przykładowego przedsięwzięcia może być np. optymalizacja i standaryzacja procesów zarządzania personelem w firmie. Wśród celów szczegółowych mogą się znaleźć:

A. Optymalizacja i ujednolicenie procesów HR w firmie, m.in.:

  • optymalizacja procesu rekrutacji poprzez zastosowanie mechanizmów Workflow (redukcja kosztów o X),
  • optymalizacja procesu zatwierdzania wniosków urlopowych (Workflow, samoobsługa pracownicza i menedżerska) – skrócenie czasu trwania procesu i redukcja kosztów o X rocznie,
  • optymalizacja procesu obsługi podróży służbowych (Workflow, samoobsługa pracownicza i menedżerska) – skrócenie czasu trwania procesu i redukcja kosztów o X rocznie.

B. Obniżenie kosztów operacyjnych HR poprzez zmniejszenie pracochłonności:

  • naliczania regularnej listy płac (średnio z 5 do 2 dni),
  • księgowań list płac (średnio z 2 dni do 0,5 dnia),
  • przygotowania dokumentów dla ZUS i US (z 2 dni do 0,5 dnia),
  • planowania kosztów osobowych przez menedżerów poprzez wprowadzenie narzędzia informatycznego (średnio z 10 do 2 dni),
  • rocznych zmian wynagrodzeń poprzez wprowadzenie narzędzia informatycznego (średnio z 5 dni do 0,5 dnia),
  • przygotowania raportu XYZ dla korporacji (z 2 dni do 0,2 dnia).

C. Obniżenie kosztów utrzymania i rozwoju systemu poprzez:

  • przeniesienie na producenta (w ramach opłaty serwisowej) ciężaru dostosowania systemu HR do zmian legislacyjnych (redukcja kosztów z X na Y rocznie),
  • rezygnację z utrzymywania i rozwijania interfejsów: HR z systemem FI/CO (redukcja kosztów o X rocznie) oraz HR z zewnętrznym systemem oceny czasu pracy (redukcja kosztów o X rocznie),
  • likwidację części systemów/platform w firmie (redukcja kosztów o X rocznie). Są to tylko przykłady celów biznesowych, które wymagają wyprowadzenia dowodu (czy jest to możliwe?) w BC.

Metoda AHP

AHP (ang. Analytic Hierarchy Process) jest jedną z najbardziej przejrzystych metod wspomagania decyzji. U genezy AHP leży założenie, że dla podjęcia decyzji doświadczenie i wiedza ekspertów są równie ważne jak wykorzystywane przez nich dane. Metoda ta została zaprojektowana w celu:

  • ustrukturalizowania wielokryterialnego problemu decyzyjnego,
  • ustalenia priorytetów poszczególnych aspektów problemu (kryteriów i wariantów) w celu uporządkowania wariantów (od najlepszego do najgorszego z punktu widzenia zadanych kryteriów).

Niewątpliwą zaletą metody AHP jest to, że nie wymaga ona bezpośredniego przypisania wag poszczególnym kryteriom i wariantom, lecz operuje wyłącznie na ocenach względnych porównywanych elementów (wszelkie porównania dokonywane są na parach – na podstawie ocen obiektywnych lub subiektywnych).

Proces decyzyjny w AHP obejmuje dwie fazy: tworzenie hierarchii i ocenę. Tworzenie hierarchii wymaga doświadczenia i wiedzy o dziedzinie problemowej. Dwóch ekspertów może zbudować dwie różne hierarchie dotyczące tego samego problemu. Najlepszym rozwiązaniem jest tutaj wspólna praca grupy ekspertów, którzy osiągną konsensus zarówno przy projektowaniu hierarchii, jak i ocenie.

Na najwyższym poziomie hierarchii znajduje się cel procesu decyzyjnego (np. wybór rozwiązania informatycznego), na kolejnych poziomach – kryteria i podkryteria decyzyjne, na najniższym – dostępne warianty (np. dostępne na rynku rozwiązania).

Faza oceny polega na porównywaniu par elementów (kryteriów, wariantów) na tym samym poziomie, kolejno z punktu widzenia elementów określonych na poziomie bezpośrednio wyższym. Proces decyzyjny wg metody AHP warto wesprzeć jednym z dostępnych rozwiązań informatycznych (również oferowanych przez SNP).

Jakie metryki finansowe?

Odbiorcy BC oczekują często specyficznych wskaźników finansowych, które bezpośrednio mogą wesprzeć ich decyzje. Analiza powinna pokazywać przepływy pieniężne w określonym czasie oraz metodę obliczenia korzyści i kosztów. To ostatnie jest istotne z tego powodu, że BC zawsze wymaga przyjęcia pewnych założeń oraz arbitralnych decyzji.

Różne zespoły pracujące niezależnie mogą uzyskać inne rezultaty BC, dlatego by móc je ocenić, trzeba poznać metodę przygotowania.

Celem business case jest znalezienie odpowiedzi na podstawowe pytanie: jakie będą finansowe i biznesowe konsekwencje podjęcia decyzji o wdrożeniu systemu?

Najczęściej wykorzystywanymi wskaźnikami finansowymi i jednocześnie kryteriami decyzyjnymi w analizach typu Business Case są:

  • przepływy pieniężne netto,
  • wartość bieżąca netto (NPV – net present value),
  • okres zwrotu,
  • zwrot z inwestycji (ROI – return of investment),
  • zdyskontowane przepływy pieniężne (DCF – discounted cash flow),
  • wewnętrzna stopa zwrotu (IRR – internal rate of return),
  • całkowity koszt posiadania (TCO – total cost of ownership),
  • stopa zwrotu z aktywów (ROA – return of assets).

Niektóre z powyższych (np. okres zwrotu) są kryteriami statycznymi, to znaczy, że nie uwzględniają zmiany wartości pieniądza w czasie. Ich przydatność jest ograniczona do oceny inwestycji krótkoterminowych.

Przy dużych przedsięwzięciach (jak np. wdrożenie systemu SAP), często rozłożonych w czasie, należy uwzględnić możliwości inwestycyjne. Pozwalają na to tzw. kryteria dynamiczne. Wśród nich najczęściej wykorzystywanymi są NPV i IRR.

W ramce zestawiono krótkie definicje najpopularniejszych wskaźników. Zainteresowanych szczegółową interpretacją odsyłam do bogatej literatury.

Na koniec kilka rad

Zazwyczaj ostatecznym celem analizy biznesowej jest zdobycie funduszy na postulowane przedsięwzięcie. Szanse powodzenia będą większe, jeśli autorzy BC wezmą pod uwagę kilka prostych zasad:

  • dokument powinien być interesujący dla czytelnika – zatem wiedza o odbiorcach przed przystąpieniem do analizy może być pomocna,
  • warto zarysować wizję rezultatu przedsięwzięcia, tak by czytelnik widział konsekwencje rekomendowanej decyzji,
  • nie wszystko można wycenić finansowo, BC powinien również wskazywać korzyści niewymierne,
  • jeśli celem BC jest wybór jednego z wielu rozwiązań, warto proces decyzyjny wesprzeć jedną z dostępnych metod wspomagania decyzji, np. AHP (ang. Analytic Hierarchy Process).

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00