W 2013 r. Human Capital Institute, we współpracy z firmą SuccesFactors przygotował obszerny raport „High-Impact HR: Challenges and Opportunities Related to Building an Effective, Strategic and Influential HR Function” na temat pracy działów zarządzania kapitałem ludzkim, ich wartości i pozycji w organizacji, a także wpływu na wynik firmy.

Pomocni – tak, strategiczni – nie  

Wyniki badania były dość zaskakujące. Wykazały m.in., że w ponad 75% przebadanych organizacji działy HR nie rozumieją wystarczająco dobrze potrzeb biznesu, nie wykorzystują też dostępnych danych, które mogłyby się przyczynić do efektywniejszego rozwijania talentów pracowników oraz wspomagania menedżerów w zarządzaniu przez cele.

Jednym z efektów takiego funkcjonowania działów HR jest ocena ich roli, jaką wystawiają im inni pracownicy organizacji. W badaniach HCI tylko czterech na dziesięciu pracowników dostrzega w specjalistach HR strategicznych partnerów dla zarządów firm. Reszta charakteryzuje ich określeniami takimi jak „pomocni”, „wspierający” „godni zaufania”, „uczciwi”, „etyczni”, równocześnie nisko oceniając ich wpływ na realizację strategicznych celów firmy.

Ta ocena jest silnie skorelowana z wynikami finansowymi firm, bo jak wskazują wnioski z badania, 76%. organizacji, w których piony HR mają silny wpływ na strategię, osiąga wyniki finansowe zgodne z zakładanymi lub powyżej celu, podczas gdy w przypadku organizacji, w których wpływ pionu HR na strategię jest słaby, wskaźnik ten  jest niższy i wynosi 58%.

Związek pomiędzy wpływem pionów HR na organizację, a realizacją planowanego zysku firmy

Nie ma skutecznego HR bez IT

Brak koncentracji na strategii jest jedną najważniejszych barier skuteczności działań pionu HR. Jednym z najlepszych sposobów oceny wartości pionu HR jest sprawdzenie, jaką odgrywa rolę w planowaniu strategicznym kierunków rozwoju organizacji. Badanie Human Capital Institute pokazało, że nie ma żadnego związku między wielkością firmy, a czasem spędzanym nad realizacją zadań strategicznych i operacyjnych.

Problem braku koncentracji na strategii dotyczy wszystkich biorących udział w badaniu szefów HR. Nawet na poziome dyrektora HR czy wiceprezesa HR/członka zarządu ponad połowa czasu przeznaczana jest na działania operacyjne, co skutkuje brakiem koncentracji na planowaniu strategicznym, rozwoju biznesu czy generalnie próbie zrozumienia priorytetów organizacji.

Pytanie do respondentów badania: Jaki procent dnia pracy poświęcasz działaniom strategicznym i działaniom operacyjnym?

Jako największą barierę hamującą skuteczność działań w HR menedżerowie tych obszarów wskazują nie braki personalne czy błędy w organizacji zarządzania pracownikami. Problemem jest niewystarczające wsparcie ze strony zaawansowanych technologii informatycznych Human Capital Management, które umożliwiają nie tylko automatyzację wielu czynności w obszarze administrowania kadrami, ale też mapowanie i rozwijanie talentów oraz zarządzanie przez cele zgodnie z długofalową strategią firmy.

Niemierzona efektywność działań

Działy HR rzadko potrafią mierzyć efekty swojej pracy i wykazywać realny wpływ swoich działań na rozwój biznesu. Zdolność pionu HR do wykazywania swojego wpływu i wartości w firmie jest zwykle mocno ograniczona brakiem odpowiednich wskaźników. Organizacje niezbyt często obliczają zwrot z inwestycji (ROI) dla poszczególnych działań HR, chociaż funkcje strategiczne HR zależą najczęściej właśnie od tych wskaźników. Ponadto brak odniesienia do rynku zewnętrznego powstrzymuje piony HR od ukierunkowania na strategię i przyszłość firmy.

W badaniu Human Capital Institute 38% menedżerów wskazało, że potrzebuje bardziej zaawansowanego oprogramowania, aby skuteczniej wykorzystać wskaźniki funkcji HR. Wskaźniki makroekonomiczne dostarczają danych do oceny trendów na rynku i oszacowania przyszłego zapotrzebowania firmy na pracowników o konkretnych umiejętnościach. Wskaźniki te są tak samo ważne jak wewnętrzne miary stosowane przez szefów HR. Zdaniem HCI we współczesnym złożonym, szybko zmieniającym się otoczeniu biznesowym „zorientowany ekonomicznie szef HR” stosuje obie metody do podejmowania decyzji.

Niestety, w wielu przypadkach piony HR nie posiadają odpowiednich środków (zaawansowanego oprogramowania i wyszkolonych pracowników), aby skutecznie mogły stosować wskaźniki oceny efektywności własnych działań. Z tego powodu wielu szefów HR nie jest w stanie pokazać wartości własnych działań i  jest postrzeganych jako niemający wpływu na strategię firmy. Kluczem jest bowiem ciągłe zbieranie i analiza danych. Wskaźniki zwrotu z inwestycji (ROI) w trudnych ekonomicznie czasach będą pokazywać wartość programów prowadzonych przez HR i chronić przed cięciami budżetów.

Human Capital Management

Wyniki badania HCI mogą dziwić tym bardziej, że ponad 90% firm respondentów to organizacje ze Stanów Zjednoczonych, gdzie świadomość korzyści z efektywnego zarządzania pracownikami jest relatywnie wysoka.

W Polsce, gdzie definicja zarządzania kapitałem ludzkim jest bardzo często ograniczana do administrowania kadrami i płacami, działy HR mogą być postrzegane podobnie: jako zespół specjalistów, który zgodnie z przepisami będzie prowadził administrację kadrami, rozliczy delegacje, przyjmie wnioski urlopowe i dopilnuje limitów urlopowych, lecz nie ma strategicznego wpływu na rozwój biznesu.

Ten stan jednak sukcesywnie się zmienia, po pierwsze wraz ze wzrostem świadomości specjalistów odpowiedzialnych za zarządzanie kapitałem ludzkim, którzy coraz bardziej koncentrują się na zadaniach strategicznych. A po drugie – wraz z szerszym i coraz bardziej świadomym wykorzystaniem zaawansowanych technologii IT do zarządzania Human Capital Management. Automatyzacja procesów na poziomie administracyjnym (twardy HR), a także m.in. możliwości mierzenia poziomu fluktuacji, zaangażowania i zadowolenia pracowników oraz zwrotu z inwestycji w szkolenia (miękki HR) umożliwia efektywniejsze, bardziej świadome i zgodne ze strategią firmy zarządzanie kapitałem ludzkim.

Rozwiązanie w chmurze

Zainteresowane narzędziami do zarządzania Human Capital Management coraz częściej są nie tylko korporacje, ale też mniejsze firmy. Oczekują one już nie tylko sprawnego narzędzia kadrowego, ale poszukują rozwiązań kompleksowych, gotowych stać się zapleczem do strategicznego planowania rozwoju kapitału ludzkiego i dostarczających wskaźniki mierzące efektywność tych działań.

Na rynku obserwujemy coraz większą dostępność narzędzi renomowanych producentów, możliwych do szybkiego wdrożenia, oferowanych w korzystnych modelach rozliczeń.

Tylko w Polsce z rozwiązań SAP HCM, korzysta już ponad milion pracowników. W przyszłości ta liczba będzie dalej rosnąć. Jedną z najpopularniejszych technologii Human Capital Management w ofercie SAP jest rozwiązanie SuccessFactors, za którym przemawia bardzo konkretny argument: szybki zwrot z inwestycji.

SuccessFactors oferowany jest w modelu cloud computingu. Dzięki temu firmy nie muszą kupować i implementować ani sprzętu, ani rozwiązań informatycznych. Poszczególne elementy rozwiązania udostępnianie są na żądanie, po szybkiej konfiguracji systemu. Jednocześnie użytkownicy mają pełną kontrolę, kto i na jakich warunkach ma dostęp do danych. Ich backup oraz szyfrowanie transmisji dodatkowo podnosi bezpieczeństwo pracy. Firma ponadto podnosi swoją mobilność. Dane gromadzone i przetwarzane w chmurze mogą być udostępniane użytkownikom niezależnie od czasu i miejsca, w którym przebywają.

Korzyści z SuccessFactors są wymierne, i to w obszarze zarówno miękkiego, jak i twardego HR. Pracownicy mogą samodzielnie wprowadzać do systemu m.in. wnioski urlopowe, oceny pracownicze lub rozliczenia z delegacji. Z kolei menedżerowie – bez kontaktowania się z działem HR – mogą sprawdzić np. historię szkoleń i profil kwalifikacji pracownika, dane o wykształceniu, udział w wypracowanym przychodzie, plany rozwoju, a także udokumentowane opinie kolegów z firmy.

Transformacja

Szybki dostęp do kompleksowych informacji ułatwia wystawienie corocznej oceny pracowniczej i podjęcie decyzji o przydzieleniu ewentualnej premii, a jeśli jest taka potrzeba, to również przygotowanie pracownika do objęcia innego stanowiska w firmie.

Jednocześnie, również przy wsparciu SuccessFactors, działy HR mogą poświęcić więcej czasu na strategiczne działania, np. zarządzanie talentami i przez cele. W systemie w oparciu o biznesowe priorytety tworzony jest model kompetencyjny, który pozwala określić dotychczasowe kwalifikacje pracowników na wybranych stanowiskach, a przy braku odpowiedniego doświadczenia zaplanować takie szkolenia, które będą wspierać rozwój wymaganych kompetencji pod kątem przyszłych wyzwań.

Efektem tak usystematyzowanego i pogłębionego zarządzania kapitałem ludzkim jest nie tylko niższa rotacja i większe zaangażowanie pracowników (przekładające się na wzrost produktywności), ale też transformacja działów HR, które mogą zyskać realny wpływ na rozwój biznesu.