PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Jaka strategia utrzymania SAP?

Outsourcing SAP to więcej niż oszczędności

Udostępnij
Drukuj:
Różne strategie utrzymania SAP pomagają zminimalizować koszty utrzymania systemu – ale nie tylko. Dzięki współpracy z dostawcą usług outsourcingowych i serwisowych biznes może być bezpieczniejszy, a praca menedżerów i użytkowników – bardziej efektywna.
 

Coraz więcej firm stosuje outsourcing IT, lecz wokół niego ciągle trwa sporo wątpliwości i mitów.

Są entuzjaści, uważający outsourcing za uniwersalną formułę służącą do cięcia kosztów zatrudnienia i infrastruktury i za panaceum na wszelkie problemy organizacji. Przeciwnicy wskazują na niebezpieczeństwa – osłabienie kontroli nad procesem przekazywanym na zewnątrz, obawy związane z utratą miejsc pracy.

Decyzja o wyborze strategii utrzymania SAP bywa podejmowana w oparciu o porównanie kosztów zakupu usług zewnętrznych z kosztami procesu wewnątrz firmy.

Jednak po pierwsze, przy kalkulacji kosztów wewnętrznych łatwo pominąć wiele pozycji. Po drugie, outsourcing to nie tylko oszczędności, ale także takie korzyści, które trudno wyrazić w pieniądzu i są niemożliwe do ujęcia w „buchalterskiej” kalkulacji.

Chcąc zbudować pełen obraz tego, z czym wiąże się utrzymanie systemu, dokonajmy przeglądu pozycji kosztowych, mających wpływ na całkowity koszt utrzymania rozwiązań SAP siłami wewnętrznymi. To da pojęcie, z czym należy porównywać koszt usług zewnętrznych. Następnie przypomnijmy, co może dać outsourcing oprócz oszczędności.

Przekonamy się, że outsourcing SAP, choć nie jest panaceum, to może być istotnym sojusznikiem firmy w walce o efektywność.

Od mainetance po key usera

Koszty utrzymania SAP to nie tylko opłata serwisowa, czyli tzw. maintenance. Zacznijmy od rzeczy najbardziej namacalnej – platformy sprzętowej, na której działa system SAP.

Są to koszty zakupu, rozbudowy, serwisu, wymiany serwerów i związanej z nimi infrastruktury. Infrastrukturą sprzętową, bazą danych, systemem operacyjnym, a przede wszystkim samym systemem SAP musi ktoś zarządzać – są więc potrzebni administratorzy, specjaliści od tzw. Basis.

Kolejnym obszarem kosztów i ryzyka są pracownicy wspierający poszczególne obszary SAP, np. finanse, kadry. Najbardziej popularny model to zespół użytkowników kluczowych (key users), którzy pomagają użytkownikom końcowym w pracy z SAP, bo się najlepiej znają na obsłudze systemu. Użytkownicy kluczowi są często najbardziej doświadczonymi osobami, kierownikami działów, dlatego ich czas jest bardzo cenny dla firmy.

Administratorzy modułów zajmują się SAP najczęściej w 70-80% czasu, a użytkownicy kluczowi poświęcają się roli wewnętrznego doradcy w około 25-30%. Stąd należy uwzględnić nie tylko koszty wynagrodzenia, ZUS itd., ale też koszty alternatywne. Użytkownicy kluczowi angażują się w rolę helpdesku, zamiast wykonywać swoje podstawowe obowiązki. Obniża to efektywność firmy, a także działa demotywująco na przepracowanych, czasami niedocenianych użytkowników kluczowych.

Pamiętajmy też o kosztach szkoleń administratorów. Technologia cały czas idzie do przodu, więc nieustannie trzeba uczyć się nowych rzeczy.

Z utrzymaniem zespołów administratorów i key userów wiążą się pewne obszary ryzyka. Ludzie biorą urlopy, chorują, zdarzają im się wypadki losowe, odchodzą z pracy. Niedostępność w krytycznym momencie awarii, odejście kluczowego specjalisty – mogą skomplikować działalność firmy.

Trzy scenariusze dla Normy SA

W podejściu do utrzymania SAP można wyróżnić wiele scenariuszy podziału odpowiedzialności pomiędzy firmą użytkującą SAP a dostawcą usług outsourcingowych. Zilustrujmy to przykładzie wyimaginowanej firmy.

Norma SA mieści się w wojewódzkim mieście, produkuje kartony i puszki na potrzeby polskiego rynku. Zarząd podjął decyzję o powiększeniu asortymentu firmy oraz o wejściu na rynki wschodniej Europy.

Aby sprostać rozwojowi firmy, zdecydowano o wymianie przestarzałego systemu ERP. Za 2 miesiące Norma SA zacznie wdrożenie SAP i po pół roku zamierza wystartować produktywnie w modułach: FI (rachunkowość finansowa), CO (kontroling), MM (gospodarka materiałowa), PP (planowanie produkcji), SD (sprzedaż i dystrybucja), HR (kadry i płace). Z systemu będzie korzystało 200 użytkowników końcowych.

Kierownik projektu, który ma już doświadczenie we wdrażaniu systemów ERP, chciałby zwrócić uwagę dyrektorów: IT oraz finansowego na wyzwania, przed którymi stanie firma po uruchomieniu systemu, a mianowicie utrzymanie i rozwój systemu. Kierownik projektu zdaje sobie sprawę, że dla dyrektorów może to być obecnie temat drugorzędny, ale czerpiąc z doświadczenia chciałby, aby zarząd przemyślał tę kwestię jeszcze przed wdrożeniem.

Kierownik projektu zaproponował 3 podejścia do utrzymania i rozwoju systemu SAP po wdrożeniu – od pełnego wsparcia wewnętrznego (bez jakiejkolwiek formy outsourcingu) po outsourcing obejmujący również platformę sprzętową. W analizie pominięto opłatę maintenance, równą dla wszystkich możliwych wariantów (za wyjątkiem korzystania z oprogramowania SAP w modelu ASP, czego Norma SA nie bierze pod uwagę).

Wariant 1: 100% samemu

Norma SA zbuduje wewnętrzny zespół specjalistów, którzy będą się opiekować użytkownikami końcowymi i zarządzać rozwojem systemu. Obecnie w dziale IT jest 5 osób. Platforma sprzętowa będzie własna.

Uwagi kierownika projektu są następujące:

  • Trzeba zainwestować we własne serwery i ponosić koszty ich utrzymania.
  • Na 1 moduł przypadnie 1 administrator, w przypadku FI i CO będzie to ta sama osoba. Administratorzy powinni też zdobyć drugą kompetencję, aby mogli się zastępować.
  • Administratorzy w 100% czasu zajmują się utrzymaniem i rozwojem SAP.
  • Z obecnego zespołu IT 2-3 osoby zostaną administratorami SAP, więc Norma SA musi zatrudnić dodatkowo 2-3 osoby, najlepiej z podstawowym doświadczeniem w SAP. Wszyscy muszą zdobyć specjalistyczne kompetencje, uczestnicząc we wdrożeniu i w szkoleniach zewnętrznych.
  • Użytkownicy końcowi będą wspierani na miejscu przez administratorów.
  • Norma SA zatrzyma pełną wiedzę, kompetencje i kontrolę nad rozwojem systemu.
  • Należy wypracować umowę SLA (Service Level Agreement) określającą wewnętrzne procedury i parametry wsparcia i rozwoju.
  • Wsparcie zewnętrzne będzie wykorzystywane po wdrożeniu tylko przy pracach nad bardziej zaawansowanymi funkcjonalnościami.

Wariant 2: drugi poziom wsparcia na zewnątrz

We wdrożeniu systemu będą uczestniczyły przynajmniej 2 osoby z każdego obszaru (modułu) i po wdrożeniu te osoby wracają na pełen etat do „biznesu”. Dodatkowo te osoby będą pełniły rolę  użytkownika kluczowego, i będą odpowiedzialne za wsparcie dla użytkowników końcowych (pierwszy poziom wsparcia).

Dzięki współpracy z profesjonalnym dostawcą szef IT staje się menedżerem skoncentrowanym na myśleniu, co jeszcze można zrobić, by ulepszyć biznes Natomiast drugi poziom wsparcia będzie realizowany przez zewnętrznego usługodawcę na podstawie stałej umowy.

Uwagi kierownika projektu dotyczące tego wariantu są następujące:

  • Jak w wariancie 1, trzeba zainwestować we własną platformę sprzętową i ponosić koszty jej utrzymywania.
  • W przypadku bardziej skomplikowanych problemów administratorzy będą korzystać z zewnętrznego, zdalnego wsparcia firmy konsultingowej.

Po wdrożeniu użytkownicy kluczowi będą zaangażowani w prace związane z utrzymaniem i rozwojem SAP w ok. 25% czasu:

  • Nie ma potrzeby rekrutacji nowych pracowników przy założeniu, że 25% „straconego” na rzecz SAP czasu może być wykonywane przez inne osoby w firmie.
  • Użytkownicy kluczowi będą odpowiedzialni za poprawne funkcjonowanie „swojego” modułu, oraz będą wydawać rekomendacje na jego dalszy rozwój.
  • Firma zewnętrzna będzie wspierać Normę SA przy trudniejszych problemach, których nie są w stanie (lub nie mają czasu) rozwiązać sami użytkownicy kluczowi (tzw. serwis aplikacyjny użytkowników kluczowych).
  • Będzie można łatwiej (niż przy wewnętrznym help desku) egzekwować gwarantowane czasy reakcji (dzięki odpowiednim zapisom w umowie SLA z usługodawcą).
  • Zewnętrzne usługi potrzebne również przy wdrożeniu nowych funkcjonalności.

Wariant 3: hosting SAP

Norma SA zakłada, że nie będzie inwestowała w platformę sprzętową. Wykupi usługę outsourcingową w postaci mocy obliczeniowej serwerów u zewnętrznego dostawcy (hosting), który zajmie się pełną administracją systemu SAP Normy.

W firmie pozostaną jednak użytkownicy kluczowi, pełniący rolę pierwszej linii wsparcia.

Uwagi kierownika projektu są tu następujące:

  • Zespół użytkowników funkcjonuje jak w wariancie 2.
  • Mniejsze koszty wejścia (inwestycja w sprzęt rozłożona w czasie).
  • Stałe, przejrzyste i przewidywalne koszty.
  • Dyspozycyjność administratorów – często musi to być 24h/dobę przez 365 dni w roku, co przy wewnętrznym zespole administratorów wymagałoby przynajmniej 3 osób.
  • Zmniejszenie ryzyka niezapewnienia ciągłości działania systemu z powodu wypadków losowych, chorób pracowników.
  • Możliwość łatwiejszego egzekwowania gwarantowanych czasów reakcji w przypadku firmy zewnętrznej.
  • Nie ma potrzeby kształcenia i utrzymywania własnego zespołu administratorów.
  • Dostęp do najnowszych technologii i szerokich kompetencji firmy zewnętrznej.
  • Możliwość maksymalnego skupienia się firmy na głównej działalności.

Najważniejsze są korzyści

Dla każdego scenariusza można oszacować koszty wewnętrzne właściwie w każdej firmie, co może być pomocne w ocenie zasadności zakupu usług outsourcingowych i wyboru strategii utrzymania SAP.

Należy jednak pamiętać, że część kosztów bardzo trudno rzetelnie oszacować, jak np. koszt utraconych korzyści z pracy użytkowników kluczowych.

Decyzja o wyborze scenariusza nie powinna jednak zależeć wyłącznie od podobnego wyliczenia kosztów. Nie da się wycenić ogólnej korzyści z outsourcingu, jaką jest koncentracja na podstawowej działalności, a także innych zalet, bezpośrednio niezwiązanych z redukcją kosztów.

Bezpieczniej

Przy rozważaniach o wyborze strategii utrzymania SAP warto zastanowić się, kiedy ponosimy większe ryzyko utraty ważnych danych (jak lista dostawców, czy lista płac). Kiedy ryzykujemy bardziej: oddając te dane w ręce własnych administratorów, czy może firma zewnętrzna, zmotywowana warunkami kontraktu, zadba o to lepiej?

Zadajmy sobie pytanie – czy chcemy uniezależnić się od przykrych niespodzianek związanych z awariami sprzętu czy problemami w działaniu systemu? Czy chcemy się bać, że w szczycie sezonu nie będzie można przez tydzień realizować zamówień, podczas umowa SLA z zewnętrznym dostawcą mogłaby zapewnić maksymalną niedostępność systemu przez 4 godziny…

Szybciej i sprawniej

Z codziennego życia znamy wiele przypadków, że wynajęty specjalista radzi sobie z problemem łatwiej niż my sami, a decydujemy się go „wynająć”, mimo że w pierwszym momencie wydaje nam się, że zaoszczędzimy robiąc coś samemu czy z pomocą sąsiada.

Podobnie bywa z utrzymaniem i rozwojem SAP. Niezależnie od dobrej woli i umiejętności wewnętrznego zespołu, nie sposób wymagać od niego tyle (co do sprawności, szybkości rozwiązywania problemów), jak od zewnętrznego dostawcy, posiadającego duży i doświadczony zespół specjalistów, ciągle zdobywający nowe umiejętności. Tym bardziej, że poziom świadczonych przez dostawcę usług jest szczegółowo określony w SLA.

Ponadto, w razie poważnych błędów pracownik ryzykuje „tylko” zwolnieniem, a duża firma zewnętrzna – dobrym imieniem, marką, no i wartością kontraktu – źródła dochodu.

Koncentracja zamiast stresu

Czarny sen administratora odpowiedzialnego za system naliczania płac… Pod oknem biura gęstnieje tłum pracowników produkcyjnych. Płace spóźniają się już 4 dni, a święta za pasem… Przywódcy związkowi nie mogą spotkać prezesa, bo… wściekły prezes wchodzi do pokoju administratorów i…

Nie chodzi tu tylko o stres poszczególnych pracowników. Stosując outsourcing przestawiamy się na inny sposób myślenia i działania.

Dzięki współpracy z profesjonalnym dostawcą szef IT staje się menedżerem skoncentrowanym na myśleniu, co jeszcze można zrobić, by ulepszyć biznes. Szef działu informatyki wypływa tym samym na szersze wody, stając się poważnym partnerem dla zarządu. Pracownicy zaś mogą się skupić na swoich podstawowych obowiązkach.

Jeszcze przed wdrożeniem warto uświadomić sobie realne koszty utrzymania SAP i rozważyć skorzystanie z różnych form outsourcingu i serwisu. Do wygrania jest znacznie więcej niż tylko redukcja kosztów. Wszechstronna ocena efektów zastosowania outsourcingu może dostarczyć menedżerom wiele danych do trafnej decyzji o wyborze strategii wsparcia systemu.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00