Wdrożenie SAP zawsze wiąże się z koniecznością zasilenia nowego systemu danymi, które będą w nim przechowywane i przetwarzane. Jednak to przedsięwzięcie, które zwykle wiąże się z porządkowaniem danych i ich strukturyzowaniem, to nie jedyna migracja danych do systemu.
W każdym przedsiębiorstwie, które już z powodzeniem korzysta z SAP, prędzej czy później nastąpi moment, w którym pojawi się potrzeba uzupełnienia systemu nowym wolumenem danych. Może to być na przykład migracja danych pracowników przejmowanej firmy, rozbudowa systemu o dodatkowy moduł wymagający importu informacji, np. BOM-ów w planowaniu produkcji, lub też włączenie do grupy nowej jednostki gospodarczej i uzupełnienie systemu o związane z tym dane podstawowe.
W zależności od stopnia złożoności i wielkości zbioru danych będzie się to wiązało z mniej lub bardziej skomplikowanym projektem migracji, która (zwłaszcza jeśli dane pochodzą z wielu różnych systemów) najczęściej nie jest sprawą prostą. Większość takich projektów migracyjnych wymaga zaangażowania zespołu konsultantów, których doświadczenie i kompetencje będą gwarancją powodzenia.
Niedoceniane LSMW
Jednak złożone projekty migracyjne to nie jedyne zadania, które wiążą się z dużą ingerencją w dane podstawowe. Często konieczne jest wprowadzenie nowych danych lub aktualizacja już istniejących.
Coroczna zmiana cennika czy wprowadzenie nowej grupy klientów najczęściej kończy się czasochłonną i mozolną manualną pracą polegającą na wpisywaniu kilkunastu, kilkudziesięciu, a najczęściej kilkuset rekordów. Im więcej powtarzalnych rekordów o prostej strukturze, tym więcej pracy i zmarnowanego czasu, który można by zaoszczędzić. Narzędziem, które może być pomocne w tego typu zmianach, jest LSMW (Legacy System Migration Workbench).
Chociaż to narzędzie jest dostępne w systemu SAP od wersji 4.x, jest ono niedocenione i stosunkowo rzadko wykorzystywane. Warto zapoznać się z jego możliwościami, bo dzięki stosunkowej prostocie obsługi korzyści z jego wykorzystania są łatwe do osiągnięcia.
Zastosowań LSMW jest wiele. Narzędzie to ułatwia pracę przy operacjach wykonywanych podstawowymi transakcjami z danego zakresu funkcjonalności. W obszarze sprzedaży i dystrybucji może być to np. utworzenie i aktualizacja cennika, dodanie nowych klientów do bazy danych lub aktualizacja bazy klientów czy też stworzenie odpowiedniej determinacji materiału w zależności od interesujących nas parametrów.
W zakresie finansów możemy w prosty sposób stworzyć dane podstawowe odbiorców, dostawców, banków czy środków trwałych i wczytać potrzebne nam pojedyncze pozycje związane z nimi lub z kontami księgi głównej. A w gospodarce materiałowej możemy sprawnie dodawać nowe materiały.
Jak to zrobić?
Obsługa LSMW w podstawowym zakresie nie powinna przysporzyć wielu problemów administratorowi SAP lub użytkownikowi kluczowemu w przedsiębiorstwie, warto jednak skorzystać z pomocy doświadczonego konsultanta, który oprócz przekazania wiedzy o funkcjonowaniu narzędzia pomoże nam w pełnym wykorzystaniu jego możliwości.
LSMW umożliwia ładowanie danych do systemu na kilka sposobów. Jednak najczęściej wykorzystywanym przez użytkowników sposobem jest wykorzystanie do tego celu plików arkuszy kalkulacyjnych Excel.
W trakcie tworzenia rozwiązania, które będzie sprawnie ładować dane do systemu, określamy interesującą nas strukturę pól. Najczęściej odbywa się to poprzez nagrywanie danej transakcji. Definiujemy nazwy, liczbę znaków i układ, w jakim później będzie przygotowany potrzebny plik. Należy także wskazać lokalizację na dysku i nazwę pliku, który system będzie miał importować.
Podstawowy plik w Excelu w pierwszym wierszu będzie zawierał nazwy pól, po których narzędzie będzie w stanie importować dane do systemu. Możemy oczywiście w drugim wierszu dodać pola opisowe (by użytkownik miał mniejsze problemy z ich wypełnianiem), natomiast należy pamiętać o usunięciu tego pola tuż przed wgraniem pliku do odpowiedniego katalogu.
Po uzupełnieniu wszystkich danych plik należy zapisać w formacie tekstowym (najczęściej rozdzielanym tabulatorem, choć to też zależy od tego, jak te informacje zdefiniujemy w narzędziu LSMW) i umieścić w potrzebnej lokalizacji. Następnie uruchamiamy narzędzie do wczytywania pliku. System informuje nas o liczbie odczytanych rekordów i pozwala je podejrzeć. Po sprawdzeniu, że wszystko jest zapisane prawidłowo, wczytujemy dane do systemu produktywnego.
Po wczytaniu otrzymujemy uproszczony raport informujący o statusie importu i o tym, czy zaistniały jakiekolwiek błędy.
Ważne przygotowanie
LSMW to użyteczne i łatwe w obsłudze narzędzie, które sprawdza się przy migracji danych o prostej strukturze. Jednak trzeba pamiętać o tym, że przygotowanie samego projektu struktury danych w LSMW jest dosyć czasochłonne, dlatego opłaca się jedynie przy dużych wolumenach danych lub przy regularnie przeprowadzanych migracjach.
Nie opłaca się budować rozwiązania na przykład w celu założenia pięciu nowych klientów w systemie co trzy miesiące (szybciej się wprowadzi te dane ręcznie), jednak warto to rozważyć przy większej liczbie klientów w mniejszym odstępie czasu (zwłaszcza jeśli zachodzi potrzeba rozszerzenia danych na inne obszary zbytu, np. inne kanały dystrybucji lub dziedziny).
LSMW to doskonałe narzędzie, które usprawni wprowadzanie nowego cennika dla kilkudziesięciu tysięcy produktów. Przygotowanie struktury i pliku w Excelu zajmie zdecydowanie mniej czasu niż manualne wprowadzanie takich samych danych. Pamiętać też należy o tym, że to rozwiązanie znacznie redukuje liczbę pomyłek, które bardzo często zdarzają się przy masowym ręcznym wprowadzaniu wielu informacji.
Warunkiem efektywnego wykorzystania narzędzia jest uważne przygotowanie plików do importu. Wszystkie pola powinny być wypełnione zgodnie ze wzorem i utworzonym schematem. Jeśli tak nie będzie, rekord nie zostanie zaimportowany.
Warto o tym pamiętać, bo śledzenie błędów migracji i sprawdzanie powodów, dla których dany rekord nie został wczytany, jest bardzo pracochłonne i odbywa się ręcznie. W najgorszym przypadku przy złym przygotowaniu plików czas zaoszczędzony na automatycznym wprowadzaniu danych zostanie zmarnowany na śledzenie błędów i szukanie rekordów, które trzeba dograć.
LSMW to narzędzie, które może być przydatne wszędzie tam, gdzie potrzebna jest prosta i cykliczna migracja wielu danych o mało skomplikowanej strukturze. Po zapoznaniu się z możliwościami LSMW cykliczne zmiany w zasobie danych spędzające sen z powiek osobom odpowiedzialnym za prawidłowe dane w systemie mogą stać się znacznie prostsze, będzie też można zredukować czas wprowadzania takich zmian.