PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Obsługa sprzedaży zaliczkowej w SAP

Łatwiejsza sprzedaż trudnym klientom

Udostępnij
Drukuj:
Obawy co do wypłacalności klientów, problemy z bieżącą płynnością finansową – w takich sytuacjach warto minimalizować ryzyko, realizując sprzedaż z wcześniejszą zapłatą. Rozszerzając standard narzędzi SAP, SNP opracowało rozwiązanie, które pozwala obsługiwać w systemie cały proces sprzedaży zaliczkowej w praktycznie każdym wariancie procesu występującym w praktyce gospodarczej.
 

W sytuacji gdy klient dokonuje zakupu po raz pierwszy lub gdy stały odbiorca przekroczył limit kredytowy, można zaoferować możliwość kupna materiałów po wcześniejszym wpłaceniu przedpłaty. Takie rozwiązanie znacząco zminimalizuje ryzyko nieuregulowania płatności. Sprzedaż z wykorzystaniem zaliczek może być również pomocna, gdy firma sama boryka się z problemami finansowymi. Umożliwi to szybsze pozyskanie pieniędzy od klientów i utrzymanie płynności finansowej.

Przedpłata może w całości pokrywać kwotę zamówienia lub tylko określoną jej część. W artykule opiszemy przypadki związane tylko z zaliczkami częściowymi, ponieważ proces z zaliczką wynoszącą 100% wartości zamówienia nie odbiega znacząco od procesu z zaliczką częściową.

Kwestia obsługi sprzedaży zaliczkowej jest często pomijana podczas wdrożenia SAP lub też odkładana na później. Takie podejście powoduje, że choć wiele przedsiębiorstw realizuje transakcje, wymagając zaliczek od klientów, sprzedaż tego typu nie jest odzwierciedlona w obszarze sprzedaży i dystrybucji systemu SAP.

Konsekwencji braku obsługi sprzedaży zaliczkowej w SAP i przechowywania danych o zaliczkach w arkuszach kalkulacyjnych może być kilka, między innymi:

  • analizy sprzedażowe przygotowywane na podstawie danych z SAP są niekompletne (nie uwzględniają danych o sprzedaży zaliczkowej),
  • proces rozliczenia sprzedaży od strony finansowej jest znacznie bardziej skomplikowany i mniej przejrzysty (konieczna jest jego ręczna obsługa od strony FI),
  • dane do wystawiania faktur są do SAP wprowadzane ręcznie – co niesie za sobą ryzyko powstania błędów.

Jest zaliczka, jest towar

Międzynarodowy standard systemu SAP oferuje możliwość sprzedaży z zaliczką z wykorzystaniem planu fakturowania. Jednakże ze względu na specyficzne wymogi prawne w Polsce, zawarte w ustawie o rachunkowości, dla naszego kraju zostało przygotowane alternatywne rozwiązanie, umożliwiające przeprowadzanie takiej sprzedaży w systemie. Jak wyjaśnię w dalszej części artykułu, rozwiązanie to wymaga dodatkowego rozszerzenia wspierającego proces korygowania rozliczeń.

W momencie złożenia zamówienia klienta w SAP, podobnie jak w przy zwykłej sprzedaży, tworzone jest zlecenie sprzedaży, które zawiera wszystkie zamawiane przez klienta indeksy, wraz z cenami i ilościami. Ze zlecenia można wydrukować fakturę proformę, której celem jest poinformowanie klienta o wartości przedpłaty, jaka powinna zostać uiszczona przed odbiorem materiałów.

W dniu uzyskania płatności od klienta w referencji do dokumentu zlecenia wystawiana jest faktura zaliczkowa, gdzie w pozycji lub – po drobnej modyfikacji – w nagłówku powinna zostać wprowadzona wartość brutto wpłaconej przedpłaty.

Kolejnym krokiem jest wystawienie dokumentu dostawy, a następnie faktury rozliczającej zaliczkę. W momencie księgowania faktury rozliczającej zaliczkę wartość zamówienia księgowana jest na konto przychodu. Klient zostaje obciążony różnicą pomiędzy wartością zamówienia a wcześniej wpłaconą zaliczką. Wartość konta rozliczeniowego zostaje przeksięgowana na konto przychodów. Na koncie VAT księgowana jest pozostała do zapłaty wartość podatku.

W standardowej funkcjonalności zaliczek w SAP przewidziano drobną modyfikację procesu, mającą na celu zablokowanie wydania towaru przed wpłaceniem zaliczki. Operator w momencie tworzenia dostawy zostaje poinformowany, że wydanie towaru jest niemożliwe, ponieważ klient nie wpłacił wymaganej zaliczki. Istnieje możliwość pozostawienia użytkownikowi wyboru, czy w takiej sytuacji kontynuować proces, czy go zaniechać.

Korekta procesu przedpłaty w SAP

Opisana powyżej sprzedaż z wykorzystaniem przedpłaty nie budzi specjalnych uwag i zastrzeżeń, natomiast proces korygowania takiej sprzedaży wywołuje z reguły burzliwe dyskusje podczas tworzenia koncepcji rozwiązania SAP. W chwili obecnej rozwiązanie dostarczane przez SAP obejmuje możliwość korygowania tylko faktur zaliczkowych przed wystawieniem faktury rozliczającej.

Na podstawie doświadczeń zgromadzonych w trakcie prac u wielu klientów SNP przygotowało nową funkcjonalność do korygowania procesu przedpłaty w SAP. W tym autorskim rozwiązaniu uwzględniono wszystkie warianty obsługi tego procesu, występujące u klientów SNP.

Można tu wyróżnić następujące warianty procesu korygowania sprzedaży zaliczkowej:

  • Faktura zaliczkowa może być korygowana tylko do momentu utworzenia dostawy i wystawienia faktury rozliczającej. Korekcie podlega tylko faktura rozliczająca – ten przypadek jest przewidziany w rozwiązaniu SAP;
  • Wartość korekty przekracza wartość faktury rozliczającej, co jest związane z koniecznością skorygowania zarówno faktury rozliczającej, jak i zaliczkowej;
  • Konieczność skorygowania błędnie wystawionej faktury zaliczkowej – na inną kwotę niż wpłacona przez kontrahenta – po wystawieniu faktury rozliczającej.

W przypadku konieczności skorygowania procesu przedpłaty ze względu na błędną cenę bądź ilość zamówienia, gdy wartość zwrotu przekracza wartość faktury rozliczającej (wartość zamówienia zmniejszona o wartość wpłaconej zaliczki), konieczne jest wystawienie faktury korekty, której wartość nie przekroczy wartości faktury rozliczającej, oraz dodatkowo faktury korygującej fakturę zaliczkową o pozostałą do skorygowania wartość.

W przygotowanym przez SNP rozszerzeniu proces ten został w znacznym stopniu zautomatyzowany. Oznacza to, że podczas aktualizacji cen system sam wylicza wartość korekty zarówno faktury rozliczającej, jak i zaliczkowej, co zapewnia poprawność przebiegu procesu oraz prawidłowe księgowania na kontach finansowych. Omówiony proces został przedstawiony na schemacie poniżej.

Poprawne wdrożenie powyższego procesu jest punktem wyjścia do rozwiązania dla przypadku trzeciego.

Przypadek trzeci – konieczność skorygowania błędnie wystawionej faktury zaliczkowej już po zakończeniu procesu, czyli po wystawieniu faktury rozliczającej – rozwiązujemy, korygując cały proces do zera i wystawiając wszystkie dokumenty ponownie.

Oznacza to, że korygujemy fakturę rozliczającą o pełną jej wartość, stornujemy dostawę i korygujemy fakturę zaliczkową do zera. Zamykamy zlecenie sprzedaży, wprowadzając powód odrzucenia, a następnie odtwarzamy cały proces poprawnie, najlepiej tworząc nowe zlecenie w referencji do starego, tak aby wszystkie ceny i wprowadzone wcześniej informacje zostały skopiowane. Takie podejście zapewnia nam przejrzystość procesu i ogranicza możliwość błędu podczas próby ponownego księgowania faktury rozliczającej.

Poprawne analizy, zindywidualizowane wydruki

Zaproponowane rozwiązania pozwolą zapewnić prawidłowe księgowanie korygowanych wartości na konta finansowe. Przy takiej złożoności procesu istotne jest zwrócenie uwagi na konieczność zmian, jakie są niezbędne w kontrolingu w celu zachowania poprawności analiz. Ze względu na różnorodność wykorzystywanych narzędzi kontrolingowych zmiany te są specyficzne dla każdej firmy korzystającej z SAP.

Kolejnym wyzwaniem jest utworzenie wydruków obsługujących wielowariantowość procesu sprzedaży z przedpłatą i jego korekty. W związku z dużą indywidualnością wydruków w poszczególnych przedsiębiorstwach specjalnie na potrzeby obsługi zaliczek i wszystkich związanych z nimi procesów SNP opracowało odrębną aplikację, pobierającą wszystkie niezbędne do przedstawienia na wydruku dane. Formularze faktur są tworzone bezpośrednio, zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00