PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Optymalizacja struktury organizacyjnej SAP HR

Niestandardowe zależności

Udostępnij
Drukuj:
Odzwierciedlenie struktury organizacyjnej w SAP HR to nieodłączna część wdrożenia systemu. Odwzorowanie hierarchicznych zależności pomiędzy jednostkami organizacyjnymi i stanowiskami w firmie zwykle „załatwia sprawę”. Z biegiem czasu sytuacja się komplikuje – pojawiają się inne zależności, nieodzwierciedlone w systemie. Warto wtedy przeprowadzić projekt porządkowania struktury, by z jednego miejsca mieć wgląd we wszystkie hierarchie i zależności organizacyjne w organizacji.
 

Projekt implementacji systemu SAP w zakresie tzw. twardych funkcjonalności zakłada najczęściej wdrożenie komponentów SAP takich jak Administracja kadrami (PA), Zarządzanie czasem pracy (TM), Rozliczanie listy płac (PY) oraz Zarządzanie strukturą organizacyjną (OM). Ostatni z wymienionych modułów to element, który podczas wdrożenia systemu SAP wymaga zazwyczaj najmniejszego nakładu pracy na zmiany konfiguracyjne systemu.

Proces definiowania schematu organizacyjnego w systemie wymaga wielu dyskusji, spotkań i ustaleń zespołu projektowego, aby model struktury w SAP odzwierciedlał to, co istnieje w rzeczywistości. W natłoku działań projektowych w zdecydowanej większości przypadków schemat tworzony w systemie odwzorowuje hierarchiczne zależności pomiędzy jednostkami organizacyjnymi i stanowiskami w firmie. I najczęściej to całkowicie wystarcza. Wiele organizacji – mniejszych, o niezbyt rozbudowanej strukturze – także w przyszłości nie będzie odczuwało potrzeby dokonywania jakichkolwiek zmian w modelu struktury.

Również duże, bardziej złożone organizacyjne przedsiębiorstwa na jakiś czas mogą się zadowolić takim modelem struktury w SAP HR. Z czasem jednak rodzą się nowe potrzeby. Użytkownicy nabierają doświadczenia w obsłudze systemu, zaczynają powstawać pomysły, jak wykorzystać bardziej zaawansowane, a nie tylko podstawowe możliwości modułu Zarządzania organizacją. Schemat organizacyjny w SAP odzwierciedlający tylko zależności służbowe nie obrazuje pełnego kształtu struktury organizacji.

Zmiany powodują zmiany

Firma zmienia się i co za tym idzie, modyfikacjom ulega schemat organizacyjny. Struktura firmy jest aktualizowana w systemie SAP na bieżąco, podczas zatrudniania nowych pracowników, awansów, zmian organizacyjnych itd. Czasami w schematach firm równolegle do służbowych powiązań pomiędzy stanowiskami istnieją jeszcze zależności funkcjonalne, kosztowe, projektowe i inne. Jednak informacje takie nie są zazwyczaj odzwierciedlane w systemie SAP HR.

Dzieje się tak z różnych względów. Często dlatego, że podczas wdrożenia nie podjęto decyzji o rejestracji danych dodatkowych albo dlatego, że wcześniej nie istniały powiązania inne niż te wynikające ze ścieżki służbowej. W pewnym momencie pojawia się potrzeba, aby w systemie istniały także niestandardowe powiązania pomiędzy elementami struktury organizacyjnej.

Funkcjonalność Zarządzania organizacją w SAP HR zapewnia obsługę zarówno podstawowych, jak i nietypowych zależności pomiędzy obiektami struktury organizacyjnej. System posiada standardowe rozwiązania do obsługi nietypowych powiązań w schematach organizacyjnych. O tym, czy uda się wykorzystać zaoferowane przez SAP standardowe rozwiązania, należy zdecydować, biorąc pod uwagę oczekiwania co do finalnego efektu.

W sytuacji gdy szablonowe powiązania oraz obiekty nie są satysfakcjonujące, należy rozważyć zdefiniowanie dedykowanych rozwiązań w systemie SAP. Takie szyte na miarę potrzeb rozwiązania mają tę przewagę, że umożliwiają odzwierciedlenie najbardziej wyszukanych wymagań w zakresie definiowania modelu organizacji w SAP HR.

Przykładem niestandardowego rozwiązania rozszerzającego podstawową funkcjonalność SAP HR może być automatyczny mechanizm, który na podstawie zarejestrowanej nieobecności zawieszającej dla pracownika, np. urlop wychowawczy, urlop bezpłatny, powoduje ustawienie odpowiedniego statusu dla stanowiska (np. stanowisko zawieszone).

Niestandardowe zależności

Wraz z rozwojem firmy pojawiają się niestandardowe zależności wewnątrz organizacji. Coraz większego znaczenia nabierają powiązania inne niż te wynikające z podległości służbowych. Równolegle do struktury hierarchicznej w sposób naturalny pojawiają się nowe relacje pomiędzy stanowiskami. Firmy prowadzą projekty wewnętrzne, w których biorą udział pracownicy niezależnie od wykonywania swoich podstawowych zadań. Z kolei w ramach projektów wewnętrznych tworzą się małe struktury hierarchiczne współistniejące z podstawową strukturą zdefiniowaną za pomocą zależności służbowych. Hierarchia stanowisk w tych małych strukturach odzwierciedla pełnione przez uczestników role w projektach.

Czasami o tym, że niektórzy pracownicy biorą udział w takich przedsięwzięciach wewnętrznych, wiedzą tylko oni sami oraz inne osoby zaangażowane. Nikt nie informuje o zaangażowaniu w projekt wewnętrzny pracowników działów personalnych i zdarza się, że dowiadują się o tym przypadkowo. Dodatkowe funkcje realizowane w ramach firmy mają wpływ na ocenę pracowników, podnoszenie kwalifikacji, rozszerzenie wachlarza doświadczeń i umiejętności itp. Zatem dział HR powinien wiedzieć o udziale w projektach poszczególnych pracowników.

Rejestracja takich informacji staje się kluczowa zwłaszcza w przypadku wykorzystywania lub planowania do wdrożenia tzw. miękkich funkcjonalności w SAP, takich jak rozwój pracowników, oceny pracownicze, rejestracja informacji o szkoleniach, itd. Informacje o pracowniku rejestrowane w systemie nabierają wówczas cech kompleksowości, wszechstronności.

Innym przykładem na istnienie równoległych do hierarchicznych powiązań są zależności funkcjonalne, które stanowią element wspierający i doradczy dla podstawowej ścieżki służbowej.

Funkcjonalne relacje podległości pomiędzy stanowiskami zazwyczaj pojawiają się w dużych firmach, które posiadają oddziały rozproszone terytorialnie. Wówczas struktura często ma dwie równoległe konstrukcje zależności: hierarchiczne – występujące najczęściej w oddziałach, oraz funkcjonalne – pomiędzy centralą i oddziałami w terenie. Istnienie takich powiązań wynika zwykle ze stopnia skomplikowania procesu kierowania dużymi organizacjami. Rejestracja w systemie takich zależności daje możliwość szybkiego odszukania informacji o rozmaitych powiązaniach pomiędzy stanowiskami.

Przykładem na istnienie zależności funkcjonalnych jest istnienie działu personalnego w centrali oraz komórek ds. kadr i płac w oddziałach terenowych. Pracownicy w oddziałach podlegają hierarchicznie np. pod kierownika sklepu, natomiast funkcjonalnie odpowiadają przed dyrektorem personalnym. Zależności funkcjonalne mogą być wykorzystywane podczas wyznaczania osób oceniających, kiedy pracownik powinien być oceniany przez przełożonego hierarchicznego (wg przykładu – kierownika sklepu) oraz funkcjonalnego (wg przykładu – dyrektora personalnego).

Standardowa funkcjonalność modułu Zarządzania organizacją w SAP HR daje możliwość przypisywania tzw. miejsc powstawania kosztów (MPK) bezpośrednio do jednostek organizacyjnych i stanowisk. Dzięki temu istnieje klarowne przypisanie działów, jednostek a przez dziedziczenie – także pracowników do MPK.

W dużych organizacjach częściej niż w małych firmach zdarzają się wyjątki od reguły. Niekiedy struktura kosztowa jest inna niż wynika to ze struktury organizacyjnej. Dzieje się tak np. podczas uczestnictwa pracowników w projektach wewnętrznych. Można posłużyć się przypisaniem MPK bezpośrednio do pracownika, ale wówczas ograniczona jest możliwość raportowania przypisania rozdziału kosztów w kontekście struktury organizacyjnej.

Więcej informacji w systemie

Niezależnie od istnienia wielorakich zależności pomiędzy elementami organizacyjnymi, wraz z rozwojem firmy powstają nowe potrzeby w zakresie rejestrowania dodatkowych informacji, np. o stanowiskach. Przykładem może być opis stanowisk pracy. Jeżeli firma decyduje się na posiadanie opisów stanowisk w systemie, pojawia się konieczność, aby wprowadzić do niego kwalifikacje, umiejętności, uprawnienia wymagane na konkretnym stanowisku. Niezbędne wówczas będzie także przypisanie zadań, które powinny być realizowane przez osobę zatrudnioną na danym stanowisku.

W kontekście dodatkowych cech opisujących obiekty organizacyjne należy kompleksowo przemyśleć, jakie dane jeszcze powinny być rejestrowane. Punktem wyjścia do podjęcia decyzji o zakresie rejestrowanych danych powinna być potrzeba ich późniejszego wykorzystania. Należy się zastanowić, jakie dane są najczęściej potrzebne do raportów, wykonania zestawień wewnętrznych na potrzeby działu HR oraz dla innych działów, np. dla przełożonych, dotyczące podległych im stanowisk i zatrudnionych na nich pracowników.

W systemie dostępne są standardowe rozwiązania umożliwiające rejestrację np. miejsc wykonywania pracy dla całych jednostek organizacyjnych lub na konkretnym stanowisku, czasu pracy planowanego do przepracowania na danym stanowisku, planowanego wynagrodzenia, możliwych do wykorzystania na stanowisku zasobów oraz przypisanych uprawnień. Możliwe jest także przygotowanie miejsc do rejestracji specyficznych dla firmy informacji, np. status stanowiska – zawieszone.

Wizualizacja struktury w org.manager
Standardowa funkcjonalność systemu SAP HR (w szczególności modułu OM) ma pewne ograniczenia w zakresie wizualizacji struktury organizacyjnej, zwłaszcza dla prezentacji równolegle istniejących w systemie zależności pomiędzy jednostkami organizacyjnymi oraz stanowiskami.
Bariery te niweluje aplikacja org.manager firmy Ingentis. Umożliwia ona m.in. prezentację różnych powiązań różnymi typami linii. Przykładem może być wizualizacja trzech typów zależności (hierarchiczne, funkcjonalne i projektowe) w jednym wglądzie za pomocą różnych linii (np. ciągłych, przerywanych, kropkowanych).
Aplikacja org.manager to certyfikowany przez SAP AG produkt, wykorzystywany na całym świecie przez ponad 400 organizacji, w tym firmy zatrudniające kilkadziesiąt tysięcy pracowników (m.in. Dresdner Bank, T-Mobile, Kaufland, Volkswagen). Niedostępne do tej pory w SAP HR funkcjonalności oraz atrakcyjne warunki licencjonowania czynią org.managera bezkonkurencyjnym narzędziem do wizualizacji informacji HR w perspektywie struktury organizacyjnej.
Rozwiązanie org.manager udostępnia dane o strukturze organizacyjnej i poszczególnych pracownikach (w tym ich dane kontaktowe, role, zdjęcia, lokalizacje) w przystępnej i atrakcyjnej formie – np. w firmowym portalu intranetowym. Ponadto aplikacja dostarcza menedżerom narzędzia do kontroli i optymalizacji procesów HR, umożliwiające m.in.:
– symulację zmian w strukturze organizacyjnej i ich wpływu na koszty osobowe,
– weryfikację istotnych informacji HR (np. wykorzystanie limitów urlopowych, monitorowanie wynagrodzeń),
– analizę danych HR w przekrojach struktury organizacyjnej w postaci czytelnych wykresów.
Dzięki integracji z SAP org.manager prezentuje aktualne dane pracowników i struktury organizacyjnej, generowane z SAP HR. Informacje – schematy, plany lokalizacji, wykresy i raporty – mogą być dostępne poprzez SAP NetWeaver Portal.
Na mocy umowy partnerskiej z Ingentis SNP Poland jest wyłącznym dystrybutorem tego oprogramowania dla firm korzystających z SAP HR w Polsce. SNP dostarcza org.manager w polskiej wersji językowej wraz z potrzebnymi szkoleniami i usługami wdrożeniowymi.

I komu na tym zależy?

Najczęściej zainteresowane uporządkowaniem i optymalizacją struktury organizacyjnej są duże firmy, korporacje, które w systemie SAP mają odzwierciedlone hierarchiczne zależności pomiędzy pracownikami w ramach jednostek organizacyjnych. Struktura taka nie obrazuje innych zależności, a zatem nie prezentuje rzeczywistego schematu organizacyjnego.

Z naszych obserwacji wynika, że w dużych firmach, zatrudniających tysiące pracowników, zawsze równolegle do służbowych, tworzą się funkcjonalne zależności w strukturze organizacyjnej. Najbardziej aktualna i najbliższa rzeczywistości struktura organizacyjna często istnieje tylko w głowach kluczowych pracowników firmy i na wykresach tworzonych ręcznie poza systemem. Diagramy takie prezentują zazwyczaj zarówno hierarchiczne (linia ciągła), jak i funkcjonalne podległości pomiędzy stanowiskami (linia przerywana). Dochodzi wówczas do sytuacji, gdy schemat organizacyjny jest rozproszony i istnieje w wielu miejscach.

Na co zwrócić szczególną uwagę

Każda firma indywidualnie dojrzewa do momentu, kiedy postanawia dokonać optymalizacji schematu struktury organizacyjnej. Jak już wspomniano, w niektórych mniejszych firmach struktura hierarchiczna będzie wystarczająca i nie będzie potrzeby zmian. Wyznacznikiem podjęcia decyzji o udoskonaleniu struktury nie jest czas, ale tempo rozwoju firmy, zachodzące w niej zmiany, postęp, itd.

Podczas projektu porządkowania struktury w SAP istotne jest zaangażowanie pracowników firmy, którzy na co dzień pielęgnują schemat firmy w systemie, ale także osób, dla których odzwierciedlenie struktury ma szczególne znaczenie z punktu widzenia realizowanych zadań. Pożądaną sytuacją jest, gdy kluczowe osoby zarządzające firmą pełnią funkcję doradczą i wspierającą w trakcie ustalania założeń koncepcyjnych dla udoskonalonego kształtu struktury w systemie.

Należy jednak pamiętać, że system, w którym dokonujemy zmian, jest systemem już użytkowanym przez pracowników firmy. Ze szczególną uwagą należy zweryfikować, czy np. uprawnienia strukturalne zachowują swoją funkcjonalność i bronią dostępu do wycinków struktury przed nieuprawnionymi użytkownikami. Podobnie rzecz się ma w przypadku wykorzystywania w systemie SAP funkcjonalności Workflow opartej na schemacie organizacyjnym. Należy dogłębnie sprawdzić, czy planowany kształt struktury organizacyjnej zapewni pożądaną funkcjonalność wykorzystywaną przed projektem porządkowania struktury jak i po nim.

Warto pamiętać o tym, aby nowe rejestrowane w systemie informacje nie doprowadziły do sytuacji, w której zostanie zaburzona elastyczność struktury organizacyjnej istniejącej w systemie. Podczas podejmowania decyzji o porządkowaniu i doskonaleniu istniejącej struktury należy ustalić pewne zasady, regulujące, jakie informacje powinny być rejestrowane oraz sposób ich wprowadzania, np. zasada, zgodnie z którą do systemu wprowadzane są tylko informacje o udziale w projektach wewnętrznych, jeśli udział ten wynosi minimum 25% planowanego czasu pracy pracownika.

Porządek i co dalej

Efektem końcowym projektu doskonalenia struktury organizacyjnej powinna być rozbudowana o potrzebne elementy struktura oraz rozwiązania w systemie SAP, które dają możliwość bieżącego uzupełniania danych. Po uporządkowaniu schemat organizacyjny powinien być kompleksowy i sprawnie zarządzany. Jednocześnie rozwiązania przygotowane w celu utrzymywania aktualnej struktury powinny być na tyle elastyczne i uniwersalne, aby przy późniejszych zmianach użytkownicy mieli możliwość efektywnego dostosowywania jej do nowych potrzeb.

Kiedy zakończy się projekt doskonalenia struktury organizacyjnej, na barkach użytkowników końcowych będzie spoczywać utrzymywanie na bieżąco danych w systemie SAP, których zakres został ustalony podczas prac koncepcyjnych.

Podstawowe korzyści z uporządkowania struktury organizacyjnej to przede wszystkim kompletny szkielet struktury, który odzwierciedla wszystkie najważniejsze powiązania w firmie z poziomu systemu SAP, czyli wszystkie dane są zgromadzone w jednym miejscu. Aktualizacja danych dotyczących niestandardowych powiązań odbywa się na bieżąco. I co najważniejsze – uporządkowanie struktury, której wykorzystanie jest włączane w procesy organizacji, sprawia, że zaczyna żyć ona życiem uzależnionym od stopnia jej wykorzystania. W konsekwencji obraz firmy, który z niej wynika, staje się coraz bliższy rzeczywistości, a przepływ informacji znacznie sprawniejszy.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00