PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Roll-outy SAP: szanse i zagrożenia

Specyfika wdrożeń w firmach międzynarodowych

Udostępnij
Drukuj:
Roll-out SAP nie musi oznaczać ubezwłasnowolnienia lokalnej spółki przez sztywne i nieprzystosowane do lokalnej specyfiki standardy korporacyjne.
 

W wielu wdrożeniach systemu SAP w oddziałach międzynarodowych firm korzysta się z gotowych rozwiązań, wywodzących się z centrali przedsiębiorstwa. Projekty tego typu, określane jako „roll-out” (czyli rozwinięcie/rozszerzenie istniejącego rozwiązania o nowy oddział), mają swoje specyficzne uwarunkowania.

Wiążą się m.in. z większą formalizacją procesu wdrożenia, naciskiem na standaryzację rozwiązań i dopasowanie do korporacyjnego wzorcowego modelu systemu, udziałem konsultantów zagranicznych z korporacji.

W poniższym opracowaniu przedstawiamy różne modele roll-outów systemu SAP, w zależności od stopnia, w jakim standardy korporacyjne są przenoszone w ramach wdrożenia na polską spółkę, oraz ze względu na stopień zaangażowania konsultantów z korporacji. Opisujemy typowe niebezpieczeństwa związane z projektami roll-out oraz korzyści, jakie można osiągnąć dzięki zastosowaniu standardów korporacyjnych.

Przedstawimy również rekomendacje: jak zarządzać projektem SAP typu roll-out, aby praca trzech stron – przedsiębiorstwa, konsultantów korporacyjnych oraz wspierających wdrożenie lokalnych firm wdrożeniowych – przebiegała sprawnie i przyniosła firmie wymierne korzyści.

Czym jest wdrożenie typu roll-out?

Określeniem „roll-out” obejmuje się przedsięwzięcia polegające na wdrożeniu systemu w oparciu o pewien gotowy, skonfigurowany już w systemie model biznesowy firmy. Model ten opisuje ustalony standard działania w ramach korporacji, wdrażany przy współudziale wewnętrznych konsultantów, którzy opracowali rozwiązanie wzorcowe i zajmują się jego przenoszeniem na kolejne spółki grupy.

Ustandaryzowany model biznesowy, który jest następnie podstawą roll-outu, powinien obejmować następujące składniki:

  • dokumentację i konfigurację przebiegu procesów biznesowych w systemie SAP,
  • strukturę organizacyjną SAP i zasady odwzorowania lokalnej struktury organizacyjnej firmy  w systemie,
  • zbiór standardowych raportów, formularzy, interfejsów i innych rozszerzeń funkcjonalnych,
  • zbiór standardowych ról (profili uprawnień użytkowników),
  • szablony i przykłady dokumentów projektowych do wykorzystania w kolejnych projektach „roll-out”, aby zapewnić jednolitą dokumentację i raportowanie statusu projektu w ramach wszystkich projektów w skali korporacji.

Kiedyś „modelowe” rozwiązania pochodziły niemal zawsze z centrali korporacji; w ostatnich latach często spotyka się również przypadki, kiedy do opracowania i pierwszego wdrożenia modelu wybrany zostaje inny oddział/kraj niż centrala – nierzadko są to oddziały również w Polsce.

Uczestniczenie w projekcie roll-out na tak wczesnym etapie daje możliwość większego wpływu na docelowy zakres i kształt wypracowanego modelu, chociaż wiąże się z większym nakładem pracy (zamiast „kopiować” rozwiązanie, trzeba je od początku „budować”). Takie projekty są więc bardziej zbliżone do klasycznych wdrożeń SAP i nie są przedmiotem niniejszego artykułu.

Różne modele roll-outów

Możemy wyróżnić kilka rodzajów projektów roll-out ze względu na podejście do standardowego modelu biznesowego działania firmy:

  • „Czyste” wdrożenie roll-out, gdzie rozwiązanie wzorcowe jest gotowe i niejako narzucone z góry, a celem projektu jest dostosowanie firmy do gotowego modelu biznesowego. Wdrażany system powinien być maksymalnie zgodny ze standardem, a zmiany są ograniczone do minimum związanego jedynie z lokalnymi i bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawnymi (dotyczącymi sprawozdawczości zewnętrznej, podatków, płac itd.) W procesie dopasowania: organizacja <-> system większy nacisk jest położony na wdrożenie zmian organizacyjnych w firmie niż na dostosowanie systemu.
  • Wdrożenie roll-out z gotowym rozwiązaniem wzorcowym, jednak celem projektu jest wdrożenie systemu będącego połączeniem wymagań korporacji oraz praktyk biznesowych przedsiębiorstwa, które wdraża u siebie system, a które – pomimo że są różne od standardu, to jednak pozwalają na osiąganie przewagi konkurencyjnej na rynku lokalnym.
  • Wdrożenie roll-out z poprzedzającym go projektem standardowym, którego celem jest wypracowanie dla grupy przedsiębiorstw wspólnego modelu działania. Po wypracowaniu i wdrożeniu modelu w firmie (lub kilku) pilotażowej i uwzględnieniu zmian będących wynikiem doświadczeń z pierwszego wdrożenia model standardowy jest przenoszony (roll-outowany) w kolejnych firmach grupy.

Projekty roll-out dzielimy też ze względu na stopień zaangażowania konsultantów korporacyjnych:

  • Wdrożenia roll-out z wiodącym udziałem konsultantów korporacyjnych. Często międzynarodowe koncerny tworzą własne firmy wdrożeniowe w ramach grupy. W takim projekcie konsultanci z lokalnej firmy wdrożeniowej są angażowani głównie do uwzględnienia w trakcie wdrożenia specyfiki danego rynku lokalnego i wymagań prawnych,
  • Wdrożenia roll-out z wiodącym udziałem lokalnej firmy wdrożeniowej. Firma wdrożeniowa prowadzi prace, a konsultanci korporacyjni przekazują głównie wiedzę o rozwiązaniu standardowym, a następnie, na ustalonych etapach, kontrolują przebieg prac i zgodność wdrażanego systemu z wymaganiami wynikającymi ze standardów korporacyjnych.

Metodyka projektu roll-out a wdrożenie „klasyczne”

Jeśli roll-out zakłada dostosowanie modelu korporacyjnego do specyfiki firmy, wdrożenie jest realizowane w oparciu o metodykę zmodyfikowaną w stosunku do standardowej metodyki wdrożeniowej. Przy założeniu, że standardowy model biznesowy jest gotowy i dostępny, pojawiają się następujące zmiany w poszczególnych fazach wdrożenia:

Faza przygotowania projektu – na tym etapie konieczne jest sprawdzenie, czy w ramach rozwiązania korporacyjnego została wypracowana własna metodyka wdrożeniowa i procedury postępowania; lokalny partner wdrożeniowy (jeśli jego zaangażowanie jest przewidziane w projekcie) powinien uzyskać dostęp do opisu metodyki korporacyjnej, aby z odpowiednim wyprzedzeniem przygotować swój zespół do standardów pracy wymaganych przez korporację (np. format dokumentacji projektu, reguły kodowania ustawień konfiguracyjnych, konwencje nazywania programów itp.).

Faza projektowania koncepcyjnego – ponieważ rozwiązanie koncepcyjne jest gotowe, rolą zespołów wdrożeniowych jest przede wszystkim sprawdzenie jego zgodności z rzeczywistym sposobem działania firmy, zidentyfikowanie różnic oraz podjęcie decyzji, w których obszarach nastąpi dostosowanie (rozszerzenie) modelu, a w których nastąpi dostosowanie firmy  (zmiany organizacyjne).

Faza realizacji prototypu – obejmuje wprowadzenie zmian do konfiguracji i rozszerzeń dla przyjętych do wdrożenia różnic pomiędzy modelem standardowym a modelem działania firmy.

Uczestniczenie w projekcie roll-out na wczesnym etapie daje możliwość większego wpływu  na docelowy zakres i kształt wypracowanego modelu

Faza przygotowania systemu do pracy produkcyjnej – przygotowując użytkowników końcowych, można wykorzystać gotowe (o ile istnieją) materiały szkoleniowe i instrukcje; zazwyczaj wymagają one przetłumaczenia na język lokalny i uzupełnienia o wprowadzone do systemu różnice wynikające z lokalnych zmian; lokalny oddział firmy zazwyczaj decyduje o tym, czy przygotowanie instrukcji i przeprowadzenie szkoleń  użytkowników końcowych powierzyć własnemu zespołowi projektowemu, czy partnerowi wdrożeniowemu.

Faza startu produkcyjnego i wsparcia eksploatacji systemu – wsparcie pracy nowego systemu jest realizowane głównie przez wewnętrzną korporacyjną strukturę help desku (o ile taka jednostka organizacyjna w grupie istnieje); zazwyczaj ustala się moment przekazania wsparcia projektu (ang. handover) do centralnej organizacji wsparcia po zamknięciu pierwszego okresu finansowego w nowym systemie (tzn. 6-8 tygodni po starcie produkcyjnym).

Przykłady firm, które zrealizowały projekty SAP z elementami roll-outu, korzystając ze wsparcia SNP w różnym zakresie

  • Antalis (4 kraje)
  • Celsa Huta Ostrowiec
  • Ferrero
  • Grupa Metro
  • Grupa Żywiec
  • Kimball Electronics
  • Nordzucker

Zadania konsultantów korporacyjnych

W roll-outach SAP, w których zakłada się możliwość dostosowania standardu korporacyjnego do modelu działania firmy lokalnej, konsultanci korporacyjni wnoszą do wdrożenia wartość dodaną poprzez następujące działania:

  • przekazanie wiedzy o sposobie funkcjonowania innych przedsiębiorstw (oddziałów) w ramach korporacji – na podstawie doświadczeń z oddziałów, które wdrożyły już wcześniej rozwiązanie korporacyjne,
  • przekazanie wiedzy o rozwiązaniu modelowym, dostępnym w systemie (dokumentacja koncepcyjna, konfiguracja, rozszerzenia funkcjonalne),
  • kierowanie lub realizacja poszczególnych działań i zadań wdrożeniowych (zwłaszcza w fazie koncepcji, rzadziej w fazie realizacji i przygotowania do startu produkcyjnego),
  • przekazanie wiedzy o doświadczeniach z wdrożeń w innych przedsiębiorstwach w grupie (problemy i sposoby ich rozwiązania, działania korygujące i zapobiegawcze),
  • kontrola i audyt otrzymywanych wyników wdrożenia oraz zapewnienie zgodności wdrażanego systemu w przedsiębiorstwie z rozwiązaniem standardowym.

Korzyści z projektu roll-out

Wdrożenie typu roll-out może być szansą dla przedsiębiorstwa na skorzystanie z wypracowanych wcześniej modelowych rozwiązań (tzw. best practice), a także na ograniczenie kosztów wdrożenia i utrzymania systemu. Korzyści z roll-out obejmują zwykle:

  • standaryzację sposobów działania i raportowania wyników poszczególnych przedsiębiorstw w ramach korporacji,
  • ułatwienie komunikacji pomiędzy różnymi oddziałami oraz oddziałami a centralą dzięki wprowadzeniu wspólnej terminologii i kryteriów oceny wyników (jak wyżej),
  • usprawnienie przebiegu procesów i funkcji przedsiębiorstwa lokalnego według najlepszych praktyk biznesowych korporacji międzynarodowej,
  • ograniczenie kosztów wdrożenia – zmniejszenie łącznej liczby dni konsultacji w projekcie dzięki wykorzystaniu gotowych rozwiązań koncepcyjnych oraz konfiguracji i rozszerzeń systemu,
  • skrócenie czasu wdrożenia (jak wyżej),
  • zmniejszenie kosztów utrzymania systemu poprzez wykorzystanie serwerów centralnych dla całej grupy firm, wsparcie pracy produkcyjnej i rozwoju systemu przez konsultantów korporacyjnych, wykorzystanie zaawansowanych rozwiązań, których wdrożenie w mniejszej skali nie byłoby opłacalne (np. zapasowe centra danych, zaawansowane rozwiązania backupu i odzyskiwania danych, wsparcie techniczne dla systemu świadczone w trybie 24 godz./7 dni itp.).

Opisane powyżej korzyści z wdrożenia typu roll-out są możliwe do osiągnięcia przy następujących założeniach:

  • w ramach korporacji/grupy kapitałowej istnieje grupa firm o zbliżonym modelu działania, a celem korporacji jest standaryzowanie działania poszczególnych firm zgodnie z jednolitym modelem biznesowym,
  • wzorcowy model biznesowy jest dostępny w postaci już gotowego skonfigurowanego systemu informatycznego lub zostanie wypracowany w ramach bieżącego projektu (w oparciu o wybrane istniejące przedsiębiorstwo w korporacji lub też w oparciu o docelową wizję działania firmy modelowej),
  • metodyka postępowania dla kolejnych wdrożeń typu „roll-out” została opracowana przez korporację i zakomunikowana oddziałom, które będą uczestniczyć w następnych wdrożeniach.

Jeśli jedno z powyższych kryteriów nie zostało spełnione, przed rozpoczęciem wdrożenia rekomendowane jest zaangażowanie lokalnej firmy wdrożeniowej w charakterze doradcy krajowego oddziału przedsiębiorstwa, aby zapewnić odpowiednią komunikację z centralą korporacji – na poziomie szczegółowych rozwiązań i wymagań dotyczących systemu SAP.

Zagrożenia związane z roll-outami

Realizacja roll-outów SAP wiąże się z pewnymi niebezpieczeństwami – tym większymi, im mniejsza jest samodzielność decyzyjna firmy (lokalnej spółki koncernu) w stosunku do centrali decydującej o sposobie realizacji wdrożenia.

Warto tu wymienić zwłaszcza takie zagadnienia jak:

  • narzucanie przez korporację rozwiązań, które dobrze funkcjonują za granicą, jednak z różnych względów nie nadają się do wykorzystania na rynku lokalnym; standaryzacja procesów bez uwzględnienia różnic stanowiących o przewadze konkurencyjnej danego przedsiębiorstwa na rynku lokalnym,
  • brak wystarczającego udziału konsultantów mogących zapewnić uwzględnienie w systemie wszystkich przepisów i wymagań lokalnego prawa,

Aby skutecznie uniknąć zagrożeń, konieczne jest jasne zdefiniowanie ról, jakie we wdrożeniu mają odgrywać wszystkie strony projektu:

  • zapewnienie wymagań raportowych dla korporacji jest głównym celem wdrożenia, natomiast usprawnienie procesów biznesowych firmy jest na dalszym planie,
  • wdrożenie systemu i dokumentacji obcojęzycznej przez konsultantów obcojęzycznych, bez odpowiedniego przetłumaczenia na język lokalny; brak wsparcia konsultantów lokalnych, którzy mogą służyć za „tłumaczy” między biznesowym językiem pracowników firmy a terminologią obcojęzyczną dotyczącą systemu informatycznego (tłumacze nieznający specyfiki systemu SAP i jego terminologii nie są w stanie zapewnić odpowiedniej komunikacji i prawidłowego porozumienia wszystkich stron),
  • niejasny, nieprecyzyjny podział kompetencji i odpowiedzialności pomiędzy konsultantów korporacyjnych, pracowników przedsiębiorstwa oraz lokalnego partnera wdrożeniowego.

Jak zarządzać roll-outem?

Wdrożenia typu roll-out stanowią około połowy realizowanych obecnie w Polsce wdrożeń systemu SAP. Tym istotniejsze jest wypracowanie modelu działania, który pozwoli spełnić wymagania korporacji, a jednocześnie umożliwi osiągnięcie nowych (lub co najmniej zachowanie obecnych!) korzyści biznesowych spółce lokalnej.

Wykorzystanie gotowego modelu w systemie SAP, standaryzacja procesów biznesowych w grupie, możliwość ograniczenia kosztów i skrócenia terminów wdrożenia to niewątpliwie zalety roll-outów.

Niemniej jednak, aby skutecznie uniknąć opisanych zagrożeń, konieczne jest jasne zdefiniowanie ról, jakie we wdrożeniu mają odgrywać wszystkie strony projektu – a więc konsultanci korporacyjni, pracownicy firmy oraz lokalny partner wdrożeniowy.

Aby skutecznie uniknąć zagrożeń, konieczne jest jasne zdefiniowanie ról, jakie we wdrożeniu mają odgrywać wszystkie strony projektu. Praca w przedsięwzięciu realizowanym przez co najmniej trzy (a nie dwie, jak we wdrożeniu „klasycznym”) strony przynosi dodatkowe wyzwania związane z komunikacją i procesami decyzyjnymi (np. sformalizowane zatwierdzanie zmian w zakresie wdrożenia w porównaniu z rozwiązaniem korporacyjnym).

Doświadczenie wskazuje, że przedsiębiorstwa, które rezygnowały ze wsparcia lokalnej firmy wdrożeniowej lub też ze względu na decyzję korporacji nie mogły z tego wsparcia skorzystać, mają trudności w uruchomieniu, użytkowaniu i rozwoju systemu.

Dlatego istotnym zadaniem osób kierujących roll-outem jest zapewnienie udziału kompetentnej lokalnej firmy wdrożeniowej, która dzięki swojemu doświadczeniu w realizacji roll-outów (w kraju) będzie mogła wspierać sukces takiego przedsięwzięcia.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń






      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00