PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Rozliczanie podróży służbowych w mySAP HR

Delegacje służbowe jako obszar optymalizacji

Udostępnij
Drukuj:
Funkcjonalność Rozliczania podróży służbowych (SAP HR-TV) wspiera działania specjalistów płacowych i finansowych - użytkowników modułów HR i FI systemu SAP.
 

Z punktu widzenia specjalistów płacowych istotna jest ewidencja i automatyzacja rozliczeń wydatków, ryczałtów i zaliczek związanych z delegacjami pracowników, specjalistę finansowego interesuje przede wszystkim księgowanie tych składników.

Poniżej wymieniono najważniejsze funkcje modułu Rozliczania podróży służbowych HR-TV:

  • Rejestracja wszystkich niezbędnych dla Firmy informacji o podróży służbowej. Ewidencja kolejnych podróży jest ułatwiona przez funkcję kopiowania delegacji.
  • Możliwość implementacji schematu etapowego zatwierdzania danych podróży – informacje możliwość delegacji może zarejestrować np. pracownik możliwość zatwierdzać specjalista FI.
  • Możliwość wprowadzania korekt dla nieprawidłowo wypełnionych danych delegacji przed ich zaksięgowaniem w systemie SAP. Wydatki związane z delegacją mogą być również wystornowane, zmodyfikowane i powtórnie zaksięgowane.
  • Wydatki, zaliczki, diety i ryczałty mogą być automatycznie rozliczone w liście płac (moduł Rozliczania podróży służbowych może działać z lub bez integracji z modułem listy płac).
  • Delegacje pracowników mogą być zatwierdzane i księgowane zbiorczo.
  • Księgowanie wydatków podróży służbowej (integracja z modułem FI i CO) jest AUTOMATYCZNE.
  • Diety i koszty przejazdu (w zależności od pojemności silnika) są obliczane AUTOMATYCZNIE.

Zapewniony jest łatwy i szybki dostęp do danych historycznych (dla grup i pojedynczych pracowników). System oferuje pakiet zestawień dla wybranych rodzajów wydatków dla zadanych grup pracowników w celach analitycznych.

Przejdźmy teraz do możliwości funkcjonalnych rozwiązania HR-TV.

Dane podstawowe pracownika

Podstawowe dane istotne dla rozliczenia podróży służbowych są przechowywane w typie informacji 0017 (Przywileje związane z podróżami). Podobnie jak w przypadku pozostałych typów informacji istotny jest okres ważności. Przedział czasowy wskazuje, w jakim czasie dane są obowiązujące, aktualne i ważne. Interpretacja ważności typu informacji może być następująca:

  • w czasie od 01.01.2000 – 31.05.2000 pracownik jeździ samochodem prywatnym do klientów;
  • w czasie od 01.06.2000 – 31.12.9999 pracownik jeździ samochodem służbowym.

Okresy ważności dla dwóch rekordów nie mogą się pokrywać, czyli (w odniesieniu do w/w przykładu) w tym samym czasie pracownik nie może jeździć samochodem prywatnym i służbowym.

Mogą oczywiście zdarzać się sytuacje losowe, np. samochód służbowy trafia do serwisu (naprawa). W tym czasie pracownik korzysta z samochodu prywatnego. Informacja o okresie używania samochodu prywatnego będzie musiała być wprowadzona. W przeciwnym wypadku system nie rozliczy przejazdów samochodem prywatnym w podróży służbowej.

W typie informacji 0017 należy zatem rejestrować informacje na temat posiadanego samochodu prywatnego wykorzystywanego w podróżach służbowych (pole Rodzaj samochodu – wpisy: o pojemności <= 900 cm3 lub o pojemności > 900). Uzupełnienie tego pola dla pracownika pozwoli później poprawnie rozliczać „kilometrówkę” w zależności od posiadanego pojazdu.

W typie informacji 0017 można również zarejestrować miejsce powstawania kosztów, które będzie proponowane jako domyślne podczas rejestracji podróży służbowej.

Rozliczanie podróży służbowych

System oferuje kilka wglądów służących rejestracji wydatków i zaliczek związanych z podróżą służbową:

  • wprowadzanie pojedyncze (wprowadzenie dotyczy jednej podróży służbowej). Możliwe jest kopiowanie pojedynczej podroży służbowej – z opcji Menadżera podróży. Po wyborze podróży służbowej (wzorzec) należy wybrać opcję kopiowania, a następnie uzupełnić przedział czasowy dla nowej podróży służbowej; wszystkie wydatki będą skopiowane ze wzorca,
  • raport tygodniowy – umożliwia wprowadzanie delegacji we wglądzie tygodniowym. (Standardowo system podpowiada wgląd bieżącego tygodnia, ale istnieje możliwość odwołania się do poprzedniego czy następnego tygodnia). Po wskazaniu np. daty 07.11.2002 system wyświetli tydzień, w którym zawarta jest ta data, czyli w przykładzie od: 04.11.2002 – 10.11.2002,
  • kalendarz podróży – użytkownik rejestruje dane podróży w formie tabelarycznej na dowolny okres.

Liczba kroków w procesie rejestracji i rozliczania podróży zależy od przyjętego przez klienta scenariusza. Kolejne etapy przetwarzania danych delegacji zależą od stosowanych statusów podróży służbowej. W najprostszym przypadku, po zarejestrowaniu podróż ma 2 statusy:

  • status zatwierdzenia: podróż zakończona,
  • status rozliczenia: do rozliczenia.

Specjalista FI może zatwierdzić podróż (pojedynczo lub grupowo: wiele delegacji), co spowoduje zmianę statusu zatwierdzenia na ‚Podróż zatwierdzona’. Następnie podróż może zostać rozliczona (pojedynczo lub grupowo) a status rozliczenia ‚Rozliczono’ umożliwia jej zaksięgowanie i automatyczne rozliczenie w liście płac.

Każda zmiana statusu podróży jest rejestrowana. W szczególności są to informacje:

  • Kto zmienił (nazwa użytkownika),
  • Data / godzina zmiany statusu,
  • Status delegacji po zmianie dla: zatwierdzenia, rozliczenia, formularza.

Standardowo rejestrowane dane, opisujące podróż służbową, to:

  • Dane ogólne delegacji: dla kogo rejestrowana jest delegacja (numer osobowy pracownika z modułu HR); czas ramowy trwania delegacji (data od, godzina od; data do, godzina do); powód; miejsce; kraj;  opcjonalny opis delegacji.
  • Rachunki: rodzaj wydatku np.: taksówki, hotel, przejazd PKP (można zdefiniować różne rodzaje wydatków); kwota dla rodzaju wydatku oraz waluta dla kwoty; kurs dla waluty i data kursu; krótka informacja dla rodzaju wydatku
  • Wykaz kilometrów w podróży służbowej samochodu prywatnego: ilość przejechanych kilometrów; numer rejestracyjny samochodu; marka samochodu; rodzaj pojazdu (pojemność <= lub > 900 cm3, informacja pobierana z danych podstawowych pracownika).
  • Zaliczki na podróż służbową: kwota zaliczki; waluta zaliczki; kurs zaliczki; data pobrania zaliczki; typ zaliczki (czy pobrana w kasie).

Z poziomu Menedżera kosztów podróży można opracowywać poszczególne delegacje. Szczególnie przydatna jest funkcja rejestracji delegacji poprzez kopiowanie już istniejącej.

Delegacje zagraniczne

Delegacje zagraniczne są rozliczane według waluty kraju docelowego. W szczególności zaliczki są rozliczane według kursu z dnia, kiedy udzielono zaliczki (data ta jest wprowadzona w danych delegacji).

Rozliczanie delegacji w liście płac

Po rozliczeniu delegacji w module Podróży służbowych (zmiana statusu podróży na ‚Rozliczono’) jest ona automatycznie interpretowana przez listę płac. Zatem zaliczki, ryczałty, diety i wydatki mogą być rozliczone bezpośrednio w liście regularnej (i ewentualnie księgowane razem ze składnikami listy płac). Istotna jest możliwość automatycznych rozliczeń wstecznych w przypadku zmian danych delegacji w przeszłości w stosunku do bieżącej listy.

Formularze

Po rozliczeniu delegacji możliwe jest wydrukowanie formularza rozliczenia. W standardowym formularzu dostępne są następujące bloki tematyczne i pola:

Formularze rozliczeniowe można zapisywać w drzewie raportów.

  • Identyfikacja dokumentu: imię, nazwisko pracownika, numer osobowy, numer podróży służbowej.
  • Blok Przebieg podróży: powód, miejsce, kraj dla delegacji, data / godzina początkowe dla delegacji, data / godzina zakończenia dla delegacji.
  • Blok Rozliczenie diet / ryczałtów – Wyżywienie (diety) pola: data/ godzina od, data/ godzina do , kraj, Kwota za dietę (automatycznie obliczana), Kwota do zwrotu.
  • Blok Rozliczenie diet / ryczałtów – Koszty przejazdu (samochód prywatny) pola: data, stawka za kilometr, ilość kilometrów, Kwota do zwrotu.
  • Blok Rozliczenie diet / ryczałtów – Wyżywienie (diety) pola: data/ godzina od, data/ godzina do, kraj, Kwota za dietę (automatycznie obliczana), Kwota do zwrotu.
  • Blok Wykaz jednostkowy – data, rodzaj rachunku (TAXI, przelot, inne), Kwota, Waluta, Kurs, Kwota w PLN
  • Łączne kwoty: suma kwot do zwrotu (PLN).
  • Zaliczka: data zaliczki, kwota, waluta, kurs, kwota w PLN.
  • Rozliczenie: kwota zwrotu (z punktu f) – kwota zaliczki w PLN, kwota spłaty w PLN (+/-).
  • Przypisanie kosztów: suma kosztów, jednostka gospodarcza, MPK.

Księgowanie

Koszty delegacji mogą być automatycznie księgowane z poziomu modułu Podróży służbowych i/lub Rozliczania listy płac. Dostępne są funkcje stornowania przebiegów księgowych i powtórnego księgowania po modyfikacji danych.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00