PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

SAP Workflow w sprzedaży i nie tylko

Szybciej, sprawniej, pewniej

Udostępnij
Drukuj:
W procesach sprzedaży szybkość reakcji i sprawna organizacja obsługi handlowej liczą się podwójnie. Tym większa korzyść z wdrożenia mechanizmów SAP Business Workflow, automatyzujących przepływ informacji i zadań między pracownikami zaangażowanymi w sprzedaż.
 

Szybkie i sprawne wykonanie procesu w dużej mierze zależy od sprawności i szybkości przekazywania informacji pomiędzy poszczególnymi elementami oraz fazami tego procesu. W większości przypadków przekazanie informacji albo wręcz wykonanie pewnych etapów procesu w sposób automatyczny i systemowy pozwala na przyspieszenie i podniesienie efektywności całych dziedzin działalności firmy. Do tego właśnie służą mechanizmy SAP Business Workflow.

Dobrze zamodelowany i zaimplementowany proces workflow pozwala na:

  • skrócenie czasu realizacji procesów biznesowych,
  • przyspieszenie reakcji na zmieniające się warunki rynkowe,
  • wyeliminowanie czynności powtarzalnych, co umożliwia pracownikom skupienie się na bardziej twórczych zadaniach,
  • zmniejszenie nakładu pracy,
  • zwiększenie satysfakcji klientów oraz pracowników,
  • zachowanie bezpieczeństwa informacji poprzez bezpośrednie przekazywanie ich do właściwych osób.

Funkcjonalności SAP w zakresie workflow są od dawna dostępne na rynku. Jednak jak wynika z raportu „The ERP in Manufacturing. Benchmark Report” opublikowanego w sierpniu 2006 r. przez Aberdeen Group, na ich wykorzystanie decyduje się zaledwie co piąta firma korzystająca z systemu tej klasy.

Tymczasem zakres możliwych usprawnień jest znaczny – co łatwo wykazać na przykładzie procesów związanych ze sprzedażą.

Rosnące wymagania klientów sprawiają, że dobry produkt to za mało, by efektywnie konkurować na rynku. Rozbudowana sieć dystrybucji, lepsza obsługa posprzedażowa i gwarancyjna, indywidualnie dobrana oferta produktowo-cenowa to tylko niektóre z wymagań stawianych przez klientów. Chcąc im sprostać, firmy muszą nieustannie monitorować oraz optymalizować swoje procesy biznesowe.

Dobra oferta

Funkcjonalność sprzedaży w SAP w połączeniu z mechanizmem workflow dostarcza skutecznych narzędzi dopasowywania ofert do potrzeb oraz oczekiwań poszczególnych klientów. Przygotowanie akceptowalnej przez klienta kombinacji produktu, ceny i ewentualnych rabatów, warunków i sposobów płatności, sposobu dostawy, stosowanych reguł handlowych Incoterms przy zachowaniu odpowiedniej rentowności sprzedaży jest procesem pracochłonnym i czasochłonnym. Cały ten proces wymaga często współpracy przedstawicieli m.in. działów sprzedaży, marketingu, finansów oraz logistyki.

Zastosowanie workflow uzupełnia standardową funkcjonalność oferty handlowej w SAP ERP o mechanizm weryfikacji i akceptacji, a towarzyszące mu reguły walidacji nadają jej dynamiczny charakter. Na przykład zdarzenie inicjujące, np. wpłynięcie zapytania ofertowego, powoduje utworzenie dokumentu oferty w systemie i rozpoczęcie ścieżki akceptacji.

System generuje zadanie opracowania oferty i może je przypisać właściwemu pracownikowi. Zdefiniowana w systemie struktura organizacyjna umożliwia automatyczne przypisywanie użytkowników do zadań. Wszystkie zadania dostępne są w SAP Business Workplace, czyli środowisku pracy użytkownika, a o nowym zadaniu użytkownik jest powiadamiany automatycznie pocztą elektroniczną.

Opracowana przez użytkownika oferta jest weryfikowana przez system. W sytuacji gdy spełnia ona kryteria standardowej oferty, może być automatycznie zaakceptowana, bez potrzeby angażowania użytkowników. Jeśli oferta spełnia specyficzne warunki, system może skierować dokument do dodatkowej akceptacji. I tak na przykład zaalarmuje, jeśli wartość oferty przekracza określoną kwotę, jej rentowność jest zbyt niska, klientowi przyznano znaczny rabat czy też wydłużony termin płatności.

Wykorzystanie mechanizmu workflow dla akceptacji ofert handlowych przyniesie dodatkowe korzyści, jeśli firma efektywnie zarządza ceną. SAP pozwala dywersyfikować strategie cenowe w zależności od grupy odbiorców. Znajduje to bezpośrednie przełożenie na szacowaną w ofercie marżę, a w konsekwencji zysk ze sprzedaży.

Uzależnienie ścieżki akceptacji oferty od wartości określonych warunków cenowych, na przykład ceny, rabatów (w tym również retrospektywnych) czy marży przekłada się na osiągane wyniki finansowe.

Jednym z kryteriów segmentacji klientów jest podział ze względu na stopień ryzyka. Każda transakcja gospodarcza jest obarczona pewnym ryzykiem, które w SAP można minimalizować za pomocą kontroli kredytowej. Monitorowanie przeterminowanych należności, limitów kredytowych, modyfikacji pól krytycznych w dokumencie to tylko niektóre z dostępnych opcji.

Efektem działania kontroli kredytowej są komunikaty i blokady nakładane na dokumenty sprzedaży w SAP. Celem blokady jest uzyskanie od użytkownika zgody na realizację zamówienia. Istotnym elementem jest zarządzanie zablokowanymi dokumentami, ponieważ opóźnienia w realizacji zamówień przekładają się na straty z tytułu utraconych korzyści.

Zastosowanie workflow jako mechanizmu monitorowania zablokowanych dokumentów pozwala minimalizować te straty. Nałożenie blokady na dokument sprzedaży jest impulsem do rozpoczęcia workflow.

Sprzedawca, który utworzył zlecenie sprzedaży, jest powiadamiany pocztą elektroniczną o blokadzie. Równocześnie system tworzy zadanie dla pracownika, zwykle departamentu finansów, oceny ryzyka realizacji zamówienia. Pozytywna decyzja użytkownika odblokowuje dokument, decyzja odmowna powoduje utrzymanie blokady. W każdym przypadku odpowiedzialny sprzedawca jest powiadamiany o decyzji.

Zarządzanie reklamacjami

Innym procesem dającym wiele możliwości zastosowania workflow jest zarządzanie reklamacjami. Skuteczne radzenie sobie z reklamacjami pozwala utrzymać poprawne relacje z odbiorcami oraz zapobiega tzw. czarnemu PR.

Bardzo istotne jest, aby reklamacje były rozpatrywane najszybciej, jak tylko jest to możliwe. Czas rozpatrywania reklamacji można skrócić dzięki zautomatyzowaniu weryfikacji wniosków i roszczeń klientów oraz warunkowej akceptacji dokumentów przez workflow.

Wprowadzenie reguł sterowania procesem pozwala odseparować reklamacje wymagające od pracownika wykonania dodatkowych ekspertyz od „zwykłych” reklamacji. Ścieżka obiegu reklamacji będzie się różnić w zależności od wielu czynników, na przykład wartości reklamacji czy powodu zgłoszenia.

Ponadto workflow może nadawać zgłoszeniom priorytety, gdy te przykładowo napływają od kluczowych klientów. To pozwoli podnieść efektywność organizacji pracy.

Workflow a rozszerzenia ABAP

Wsparcie obiegu informacji to nie jedyna korzyść do osiągnięcia dzięki technologii SAP Workflow. Wiele zagadnień z zakresu programowania ABAP – takich jak automatyczne uzupełnienie danych podstawowych klienta o obszar kontroli kredytowej po utworzeniu rekordu danych podstawowych czy też dodatkowa rejestracja wydarzeń gospodarczych dla potrzeb własnych specjalizowanych statystyk – często jest realizowane przez programowanie rozszerzeń systemu bezpośrednio ingerujących w kod standardowych programów SAP. Mechanizm zdarzeń w SAP Workflow pozwala na reagowanie na takie zdarzenia jak powstanie czy zmiana dowolnego dokumentu w systemie bez pisania pojedynczej linii kodu ABAP. Dzięki temu łatwiej przygotowywać rozszerzenia ABAP, łatwiej też zapewnić spójność systemu – co czyni system łatwiejszym w utrzymaniu i lepiej przygotowanym do przyszłych upgrade’ów.

Przy rozpatrywaniu reklamacji istotne jest przekazywanie klientowi informacji na temat jej statusu. Workflow w SAP umożliwia automatyczne wysyłanie do klientów wiadomości e-mail zawierających informacje o stanie weryfikacji zgłoszenia oraz o ostatecznej decyzji.

Doskonałość organizacyjna

Wyżej opisane przykłady zastosowania workflow dają pogląd na możliwe usprawnienia przekładające się bezpośrednio na wartość dla klienta.

Należy jednak pamiętać, że nie każdy proces biznesowy przyniesie zysk z tego typu inwestycji. Dotyczy to większości procesów administracyjno-księgowych, wsparcia IT oraz obsługi administracyjnej pracowników. W tych obszarach celem zmian nie będzie wytworzenie nowej wartości, lecz osiągnięcie doskonałości organizacyjnej. Pamiętajmy jednak, że ta doskonałość również przekłada się na efektywność i rentowność organizacji.

Usprawnianie tej grupy procesów ograniczone jest regułami zarówno obowiązkowymi, zawartymi w ustawach, MSR, SOX oraz istniejących umowach SLA, jak i zalecanymi określonymi w standardach ISO, ITIL itp. Z jednej strony usztywniają one organizację, z drugiej natomiast dostarczają instrukcji, jak określone dziedziny powinny funkcjonować. Wśród tych ostatnich szczególnie wartościowymi są tzw. dobre praktyki (best practices).

Dekretacja faktur kosztowych jest świetnym przykładem procesu, który należy optymalizować poprzez standaryzację. Ujednolicenie ścieżki obiegu dokumentu, zasad podziału kosztów pomiędzy MPK-i oraz ich akceptacji pozwala na odwzorowanie procesu za pomocą workflow.

Mechanizm ten, zapewniając właściwą dystrybucję zadań oraz weryfikację danych, istotnie upraszcza proces. W rezultacie czas obiegu faktury w organizacji ulega skróceniu, faktury księgowane są szybciej, a deklaracje podatków CIT, VAT i akcyzy są przygotowane terminowo.

Workflow odpowiada również za dostarczenie pracownikom pełnej informacji do wykonania zadań, co pozwala wyeliminować obieg dokumentów papierowych.

Kolejnym krokiem na drodze optymalizacji procesu jest wprowadzenie systemów skanowania oraz archiwizowania dokumentów.

Na koniec warto zwrócić uwagę na fakt, że koszt uruchomienia mechanizmów SAP Business Workflow jest co najmniej o rząd wielkości niższy niż koszt wdrożenia funkcjonalności SAP ERP w danym obszarze. Oznacza to, że po bądź co bądź kosztownej inwestycji we wdrożenie SAP na przykład w sprzedaży, nie trzeba wydać wiele, by osiągnąć zauważalną poprawę w wykorzystaniu potencjału wcześniej wdrożonych rozwiązań.

Uruchomienie SAP Business Workflow pozwoli w krótkim czasie uzyskać znaczne korzyści biznesowe oraz zwrot z samej inwestycji w system. Będzie to również zachętą do optymalizacji kolejnych procesów.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00