Faktury zakupowa

Faktura zakupowa może zostać wprowadzona do systemu SAP ręcznie, jednak jest wiele sposobów na zautomatyzowanie tego procesu, które brane są pod uwagę przy badaniu efektywności w zarządzaniu All for One Invoice Controller. Oprócz manualnego zarejestrowania faktury w SAP możliwe jest także wprowadzenie faktury przez EDI czy plik xml. Do zautomatyzowanych procesów należy np. plan fakturowania, ERS (automatyczne rozliczenie przyjęcia materiału), czy też rozwiązanie VIM, polegające na bezpośrednim skanowaniu faktury do SAP, rozpoznawaniu tekstu i wprowadzenie danych do faktury bezpośrednio ze skanu.

Dlaczego All for One Invoice Controller?

Głównym problemem, z jakim spotykają się Centra Usług Wspólnych, to określenie rzeczywistej oceny efektywności, spowodowany brakiem podstawowych informacji, które z łatwością może dostarczyć All for One Invoice Controller. W jakiej jednostce gospodarczej istnieje największe obciążenie miesiąca (jeśli chodzi o rejestrowanie faktur), którzy pracownicy wykonują zadania trudne i skomplikowane, a którzy z nich obsługują proste przypadki. Ile rzeczywistego czasu poświęcane jest na księgowanie faktur przez pracowników oraz czy długi czas przetwarzania faktury faktycznie spowodowany jest jej kompleksowością?

Wszystkie te dane można w łatwy sposób analizować w referencji do wynagrodzeń samych pracowników czy też kosztów administracyjnych, poniesionych przez CUW w danym miesiącu.

100 wskaźników na 4 poziomach

Wydajność CUW można w All for One Invoice Controller zmierzyć na podstawie 100 różnych wskaźników, zdefiniowanych na 4 poziomach organizacyjnych przedsiębiorstwa. Pierwszy poziom – to CUW jako całości, drugi – poziom jednostki gospodarczej w wybranym Centrum Usług wspólnych, trzeci – poziom pracownika ogółem oraz czwarty – poziom pracownika w wybranej jednostce gospodarczej.

Przykładowe wskaźniki wydajności

Ocena pracowników jest obiektywna. Dzięki rozwiązaniu All for One Invoice Controller możliwe jest klasyfikowanie faktur ze względu na ich poziom skomplikowania, np. rozróżniane są faktury korygujące, faktury w walucie domyślnej dla jednostki gospodarczej oraz faktury w walucie obcej.

Dodatkowo, aby badać efektywność użytkowników SAP w referencji do wprowadzania faktur niezbędne jest utworzenie danych podstawowych pracownika – dedykowanych dla rozwiązania Invoice controller. Dane te uwzględniają okres zatrudnienia, wielkość etatu, nieobecności pracownika w danych miesiącu jak i informację o wynagrodzeniu.

Biorąc pod uwagę powyższe – jak i ilość dni roboczych zdefiniowanych dla CUW – All for One Invoice Controller jest w stanie zbadać efektywność pracownika na podstawie jego czasu pracy ogółem w referencji do czasu pracy CUW w danym miesiącu.

Potrzebne dane można z łatwością skonfigurować dzięki dedykowanemu menu SAP dla rozwiązania All for One Invoice Controller

Monitor faktur

Jednym z głównych składowych All for One Invoice Controller jest monitor faktur. Główne cechy to:

  • Pomiar czasu wprowadzania dokumentu po pierwszej interakcji w transakcji
  • Klasyfikacja faktur ze względu na rodzaj i stopień trudności
  • Zliczanie faktur elektronicznie wprowadzonych (EDI)
  • Zliczanie faktur księgowanych automatycznie z ERS i Planu Fakturowania
  • Ustawienia są niezależne dla Jedn. Gospodarczych w obrębie CUW
  • Możliwość tymczasowego wyłączenia Monitora
  • Wskazywanie nietypowych pomiarów do weryfikacji
  • Wydajny zapis pomiarów

Wszystkie pomiary wykorzystywane do obliczeń wskaźników przechowywane są w dedykowanej tabeli SAP. Tabela ta jest nieedytowalna – uzupełniana jest automatycznie przez rozwiązanie All for One Invoice Controller na podstawie działań prowadzonych na fakturach zakupowych.

Nietypowe pomiary

Możliwe jest również, aby All for One Invoice Controller wykrywał nietypowe pomiary. Określenie pomiarów wątpliwych polega na zdefiniowanie czasu w minutach na poziomie jednostki gospodarczej, po którym pomiar klasyfikowany jest jako wątpliwy. Pomaga to odrzucić wartości skrajnie wysokie. Co istotne – czas spędzony nad dokumentem liczony jest nie od pierwszego otworzenia transakcji przez użytkownika, a od jego pierwszej interakcji z fakturą.

Drugim z nietypowych pomiarów jest sytuacja, kiedy użytkownik nie ma zdefiniowanych danych podstawowych pracownika, dedykowanych dla rozwiązania All for One Invoice Controller, bez których dalsza analiza na poziomie pracownika nie jest możliwa.

Przykładowy wykaz pomiarów wątpliwych

Raporty wydajności

Wynikiem analizy All for One Invoice Controller jest przejrzysty i nowoczesny raport, zawierający zbiorcze tabele pomiarów wyliczonych wskaźników – w referencji do CUW jak i Jednostek Gospodarczych. Struktura raportów pozwala na szybką analizę wyników na dowolnym poziomie – od wyników całego CUW do danych wprowadzonych przez dowolnego pracownika. Raporty zostały przygotowane w technologii ALV, dzięki czemu użytkownik ma dostęp do narzędzi takich jak sortowanie, filtrowanie, eksport do pliku lub graficzne przedstawienie wyników.

Raporty te można wyświetlić w oknie excel w systemie SAP, jak i zapisać je do pliku na dysku lokalnym. W raportach excel automatycznie generowana jest wartość średnia podsumowująca zadany okres. W raporcie widoczne są także wykresy przedstawiające powyższe dane w sposób graficzny.

Raporty wydajności CUW, Jednostek Gospodarczych i Pracowników ogółem uzwględniają wszystkie możliwe wskaźniki, które mogą zostać obliczone dla danego poziomu analizy.

Natomiast w przypadku raportu indywidualnego pracownika – to, jakie wskaźniki powinny zostać wykorzystane w analizie definiowane jest z poziomu drzewa menu SAP – dedykowanego dla All for One Invoice Controllera.

Raport wydajności CUW w SAP

Raport wydajności pracowników w SAP

Raport wydajności wyświetlony w oknie excel dla czterech poziomów analizy: wydajność CUW w oknie excel

Raport wydajności wyświetlony w oknie excel dla czterech poziomów analizy: wydajność na poziomie jednostki gospodarczej w badanym centrum usług wspólnych

Raport wydajności wyświetlony w oknie excel dla czterech poziomów analizy: wydajność pracowników ogółem w CUW

Raport wydajności wyświetlony w oknie excel dla czterech poziomów analizy: wydajność pracowników ogółem per jednostka gospodarcza w wybranym CUW

Raport indywidualny pracownika w SAP

Raport indywidualny pracownika format excel

 

Integracja All for One Invoice Controller z systemem SAP

  • Szybka instalacja – jeden transport z całym pakietem rozwiązania
  • Niezauważalne – proces monitorowania przy użyciu All for One Invoice Controller nie wpływa na wydajność transakcji do rejestracji faktur
  • Bezpieczne – liczba użytych BAdI ograniczona do minimum
  • Zabezpieczone – obsługa autoryzacji o różnych poziomach dostępowych, np. do danych podstawowych lub blokowanie możliwości późniejszej edycji raportu
  • Wymaga systemu SAP ERP w wersji 6.0 (NetWeaver AS ABAP 7.0) lub wyższej.

 

Podsumowując – All for One Invoice Controller pozwala na optymalne zarządzanie zadaniami dzięki określeniu, kiedy i w jakich jednostkach gospodarczych pojawia się największe obciążenie. Pula faktur, która ma zostać wprowadzona ręcznie do systemu, może zostać rozdysponowana między pracowników, bazując na analizie ich efektywności, tak, aby zapewnić jak najlepszą wydajność CUW.

All for One Invoice Controller jest rozwiązaniem gotowym do uruchomienia w firmowym środowisku SAP. Produkt może zostać rozbudowany o funkcje specyficzne dla organizacji.