Podstawowe powody, dla których firmy tak dużą wagę przykładają do planowania działań produkcyjnych, często z wykorzystaniem narzędzi IT, to zwiększenie rentowności i poprawa obsługi klientów.

Cele te można osiągnąć dzięki redukcji czasu dostawy gotowego wyrobu do klienta (Replenishment lead times), zapewnieniu maksymalnej dostępności standardowego asortymentu produkcyjnego, minimalizacji kosztów składowania wyrobów gotowych (storage costs) oraz kosztów wytwórczych związanych z posiadaniem półproduktów jako wyniku pośrednich procesów produkcyjnych.

Działania te zmierzają do lepszego zaspokajania potrzeb klienta w perspektywie czasowej (szybsza reakcja na potrzeby, a więc znacznie większa elastyczność) i kosztowej (możliwość oferowania konkurencyjnej ceny dzięki redukcji kosztów własnych).

SAP narzędziem do skutecznego planowania produkcji

Zintegrowane systemy informatyczne, jak SAP ERP, pozwalają całościowo odwzorować i zamodelować procesy biznesowe firmy produkcyjnej. Procesy te nie są izolowane od pozostałych obszarów działalności przedsiębiorstwa, a zatem integracja jest kluczowa.

Rozwiązania SAP w obszarze planowania produkcji są w pełni zgodne z modelem MRP II. System planowania w SAP jest oparty na konstrukcji warstwowej procesów biznesowych. Konstrukcja ta obejmuje poszczególne (kolejne) poziomy planowania, które pozwalają na przejście od planowania długoterminowego (np. rocznego lub wieloletniego) dla grup asortymentowych do bardzo szczegółowego harmonogramowania poszczególnych linii produkcyjnych. Model ten jest sprawdzony w wielu branżach i stanowi standard zaawansowanych systemów informatycznych w zakresie zarządzania procesami produkcyjnymi.

Na schemacie przedstawiono podstawowe kroki modelu MRP II wraz z jego odzwierciedleniem przez poszczególne komponenty systemu SAP (uwzględniono tylko komponenty planistyczne).

PP-SOP – planowanie sprzedaży (Sales and Operations Planning). Narzędzie PP-SOP służy do planowania sprzedaży i ewentualnie produkcji przedsiębiorstwa na poziomie strategicznym, w horyzoncie od kliku miesięcy (jednego roku) do kilku lat włącznie. Okres planistyczny to minimum tydzień, ale najczęściej stosowany jest miesiąc. Ze względu na znacząco długi horyzont stosuje się uproszczoną formułę planowania, co oznacza że planowanie odbywa się w oparciu o grupy produktów, dla których łatwiej przewidzieć przyszły popyt i wielkość produkcji.

PP-DEM – zarządzanie popytem (Demand Management). W ramach zarządzania popytem definiowane są strategie planowania produkcji dla wszystkich wyrobów, dla których istnieje popyt niezależny (tj. pochodzący z rynku). System SAP daje możliwości wyboru zarówno podstawowych strategii planowania produkcji, tj. na magazyn, na zamówienie, montażu na zamówienie, projektowania na zamówienie, jak i wielu wariantów będących kompilacją cech wymienionych strategii podstawowych. Dzięki temu możliwe jest elastyczne dobranie strategii nie tylko ze względu na specyficzne uwarunkowania konkretnego przedsiębiorstwa, ale też każdego produkowanego i sprzedawanego wyrobu.

PP-MRP – planowanie potrzeb materiałowych (Material Requirements Planning). W ramach tego komponentu realizowane są dwie podstawowe dla systemu klasy MRP II funkcje. Pierwszą z nich jest planowanie produkcji (MPS – Master Production Scheduling), gdzie w efekcie uzyskujemy główny harmonogram produkcji, drugą planowanie potrzeb materiałowych (MRP), gdzie efektem są zgłoszenia zapotrzebowania na wszystkie materiały, aż do surowców włącznie. W wyniku przebiegu MRP system generuje propozycje zleceń dla materiałów produkowanych i propozycje zakupu dla materiałów nabywanych z zewnątrz.

PP-CRP – planowanie zdolności produkcyjnych (Capacity Requirements Planning). Wszelkiego rodzaju obiekty planistyczne wygenerowane w poszczególnych fazach planowania produkcji muszą zostać zweryfikowane pod kątem dostępności zdolności wytwórczych. Zadanie to realizuje moduł CRP, który umożliwia bilansowanie zapotrzebowań z dostępnymi zdolnościami produkcyjnymi.

PP-DEM – skuteczne zarządzanie popytem w SAP. Główną funkcją zarządzania popytem jest określenie ilości i terminów, na kiedy należy dostarczyć wyroby gotowe dla poszczególnych klientów. Determinacja ilości i terminów ma na celu maksymalizację zadowolenia klienta (największą możliwą dostępność wyrobów, najmniejszy możliwy koszt utrzymania wyrobów pod poszczególne zapotrzebowania od klientów). Sumę ilości zapotrzebowanych wyrobów określamy mianem całościowego popytu (program popytu). Na popyt ten mogą się składać i są modelowane w SAP:

  • zapotrzebowania klienta (customer requirements) generowane w module sprzedaży jako zlecenia sprzedaży (sales order) określonej ilości danego wyrobu zapotrzebowanej na konkretny czas dostawy;
  • planowe zapotrzebowania niezależne (planned independent requirements) będące odzwierciedleniem popytu na wyroby organizacji, niepochodzącego od konkretnego klienta. Zapotrzebowania tego rodzaju są wynikiem procesów prognozowania i planowania długoterminowego.

Zarządzanie popytem – strategiczna decyzja

Jedną z najistotniejszych decyzji planistycznych i organizacyjnych jest określenie i zamodelowanie sposobu reagowania wewnątrz organizacji na popyt z rynku na poszczególny asortyment organizacji. Decyzja ta ma duże konsekwencje dla pozostałych komponentów planistycznych SAP oraz istotne przełożenie na wyniki ekonomiczne i pozwala osiągnąć cele nadrzędne dla procesów planowania.

Aby stworzyć program popytu i skutecznie nim zarządzać, należy określić tzw. strategie zarządzania popytem dla poszczególnych produktów. Strategia planowania reprezentuje metodę postępowania z popytem i określa, kiedy i na jakich warunkach organizacja podejmuje działania, aby zaspokoić potrzeby klientów.

Wykorzystując odpowiednie strategie, można decydować, czy działania produkcyjne mają być wyzwalane w oparciu o zlecenia sprzedaży (strategie make-to-order production), czy też jest ekonomicznie uzasadnione, aby produkcja nie była bezpośrednio wyzwalanasprzedażą jednostkową (strategie make-to-stock production).

Aby osiągnąć nadrzędny cel wysiłków związanych z planowaniem, należy pogrupować wyroby gotowe w grupy asortymentowe według indywidualnych potrzeb planistycznych. Z jednej strony grup asortymentowych powinno być możliwie mało dla większej przejrzystości i spójności procesów planowania (transparency). Z drugiej jednak strony powinno być ich wystarczająco wiele, aby sprostać wszystkim indywidualnym sposobom postępowania z zapotrzebowaniami (flexibility). Należy pamiętać, że każdej grupie asortymentowej przypisana będzie odpowiadająca jej strategia zarządzania popytem.

SAP wspiera wiele strategii reakcji na popyt zewnętrzny w organizacji. Strategie te są predefiniowane, ale również konfigurowalne, zatem stopień dostosowania do potrzeb poszczególnych organizacji jest bardzo duży. Podział ogółu wyrobów na grupy asortymentowe i przypisanie ich do poszczególnych strategii jest zadaniem trudnym i wymaga dużej wiedzy o procesie produkcji oraz doświadczenia w zakresie SAP PP.

Strategie Make-to-Order

Klasyczna produkcja na zamówienie klienta (Make-to-Order Production) – to jedna z najbardziej popularnych i szeroko stosowanych strategii w grupie make-to-order. Według tej strategii wyrób jest produkowany tylko i wyłącznie na indywidualne zlecenia sprzedaży. Każdorazowo zlecenie sprzedaży wywołuje cykl zdarzeń, które skutkują podjęciem działań produkcyjnych. Każdy wyrób (nawet identyczne wyroby) jest specjalnie produkowany dla konkretnego klienta, tak że wyroby finalne są rzadko (wcale) utrzymywane w zapasie.

Strategia ta jest stosowana, gdy nie można lub nie ma ekonomicznego sensu podejmowanie jakichkolwiek działań produkcyjnych czy zakupowych bez konkretnego zamówienia od klienta. Jest tak często m.in. w przemyśle ciężkim, maszynowym, w sytuacji gdy utrzymywanie jakichkolwiek zapasów wyrobów gotowych jest bezcelowe ze względu na ich wysoki koszt własny, wysoki koszt składowania, indywidualną konstrukcję dla konkretnego klienta i zastosowanie specyficznych komponentów.

Zaletą tej strategii jest minimalizacja kosztów posiadanych zapasów. Niedogodnością jest brak możliwości szybkiej reakcji na zamówienia klientów.

Produkcja bez montażu końcowego (Planning Without Final Assembly) – ta strategia jest wykorzystywana, gdy zależy nam ma skorzystaniu z zalet strategii produkcji na zamówienie, a jednocześnie przyspieszeniu czasu reakcji na konkretne potrzeby klientów. Ma ona zastosowanie, gdy wyrób będący finalnym wynikiem procesów produkcyjnych może być inny konstrukcyjnie dla każdego indywidualnego zamówienia klienta (lub wymaga innych procesów montażu końcowego), lecz istnieje policzalna grupa półproduktów (subassembly).

Kroki strategii produkcji bez montażu końcowego:

  • Konieczne jest utworzenie prognozy sprzedaży (produkcji) w postaci planowanych zapotrzebowań niezależnych dla wyrobu gotowego;
  • Uruchomienie planowania MRP. System tworzy zlecenia planowane na wyrób gotowy, które jednak nie służą do wytwarzania wyrobu, lecz do przeniesienia zapotrzebowań na jego składniki (zespoły);
  • Na podstawie planu składane są zamówienia na części pojedyncze i inne składniki wyrobu. Utrzymywany na nich zapas ma być wykorzystany, gdy wpłynie zamówienie klienta;
  • Wpływa zamówienie klienta. System tworzy zlecenie planowane, które można zamienić na produkcyjne i uruchomić montaż końcowy. Następuje redukcja planowanych zapotrzebowań niezależnych na poziomie wyrobu gotowego. Ponadto planowany jest zakup składników wchodzących bezpośrednio do wyrobu gotowego, specyficznych dla zamówienia klienta, których nie utrzymuje się na magazynie (o ile taki przypadek występuje);
  • Uruchamiana jest produkcja półfabrykatu i montaż końcowy. Powstaje wyrób gotowy, który można dostarczyć klientowi.

Podstawową zaletą tej strategii jest minimalizacja kosztów posiadanych zapasów (części indywidualne dla klienta lub te o dużej wartości kupowane są w chwili, gdy jest już zamówienie klienta). W stosunku do strategii produkcji na zamówienie znacząco poprawia się elastyczność (szybkość) reakcji na popyt klienta.

Strategia ta ma szerokie zastosowanie w wielu obszarach produkcyjnych, wszędzie tam gdzie produkt wykazuje znaczne cechy indywidualne, a ważnym czynnikiem organizacji produkcji jest jej masowość (lub przynajmniej powtarzalność).

Strategie Make-to-Stock

Klasyczna anonimowa produkcja na magazyn (Make-to-Stock Production) – jest stosowana, gdy organizacja chce bardzo szybko reagować na potrzeby klienta.

Zlecenia sprzedaży mogą być wyświetlane tylko dla celów informacyjnych.

Kroki procesu:

  • Utworzenie planu produkcji (planowane zapotrzebowania niezależne);
  • Uruchomienie produkcji na podstawie planu;
  • Przyjęcie wyrobu z produkcji; redukcja planowanych zapotrzebowań niezależnych;
  • Obsługa zamówienia klienta – z magazynu.

Anonimowość ta oznacza, że wyroby gotowe są produkowane bez przeznaczenia dla konkretnego odbiorcy. Trafiają one do magazynu, napływające zamówienia od klientów są zaspokajane z zapasu magazynowego.

W przypadku strategii produkcji na magazyn działania wytwórcze są wyzwalane, zanim jeszcze wpłynie zlecenie sprzedaży, a czynnikiem wyzwalającym produkcję jest plan (prognoza) sprzedaży i produkcji. W takim przypadku produkcja uruchamiana na podstawie planu, a zlecenia sprzedaży nie będą aktywnie wchodziły do planowania MRP. Indywidualne zapotrzebowania klientów nie mają wpływu na bieżąceplanowanie. Ilości poszczególnych wyrobów finalnych i terminy produkcji są określane tylko i wyłącznie poprzez plan produkcji i bieżący stan zapasów.

Oczekiwane wielkości sprzedaży są planowane przy użyciu planowanych zapotrzebowań niezależnych. W strategii produkcji na magazyn z zapotrzebowaniami netto podczas planowania system uwzględnia aktualne stany zapasów wyrobów gotowych. Istnieje również strategia strategii produkcji na magazyn z zapotrzebowaniami brutto, która w odróżnieniu od strategii netto pozwala na ignorowanie stanu zapasów.

Podstawową zaletą tej strategii jest błyskawiczna reakcja na potrzeby klienta. Jednakże możliwość niezwłocznego zaspokojenia popytu okupiona jest koniecznością przygotowywania prognozy na wyroby gotowe i utrzymywania zapasów magazynowych. A zatem ilość zapasów i potencjalna ich minimalizacja zależą od trafności prognozy.

Strategia ta jest szeroko stosowana w produkcji dóbr szybko zbywalnych (większość firm branży FMCG), sezonowych, a także przy produkcji masowej wyrobów o małej wartości jednostkowej, dla których koszty kapitału zamrożonego w zapasach nie są znaczące.

Strategia produkcji z montażem końcowym – może być zastosowana, gdy kluczowa jest szybka reakcja na potrzeby klientów, jednak doświadczenia wskazują, że ryzyko niedoszacowania popytu są znaczne. Ze względu na zalety i uniwersalność jest to najczęściej stosowana strategia z grupy make-to-stock.

Zapotrzebowania dla produkcji generowane są na podstawie tzw. planowanych zapotrzebowań niezależnych (prognoz). Wpływające zamówienia klientów redukują prognozę do czasu, aż zamówiona ilość przekroczy wielkość prognozy. Wtedy plan produkcji jest zwiększany do ilości zamówionych przez klientów. Strategia ta pozwala elastycznie reagować na fluktuacje prognozy i nietypowe ilościowo i czasowo zamówienia klientów.

Charakterystyczne cechy strategii planowania z montażem końcowym:

  • Planowane zapotrzebowania niezależne (prognozy) są wprowadzane na poziomie wyrobu finalnego i inicjują nabycie surowców oraz produkcję koniecznych półproduktów i wyrobów gotowych, zanim wpłynie zamówienie klienta;
  • Dopóki nie wpłynie zamówienie klienta (nie zostanie wystawione zlecenie sprzedaży), produkcja odbywa się na podstawie planowanych zapotrzebowań niezależnych na magazyn;
  • Zapotrzebowania wynikające ze zleceń sprzedaży są przenoszone do produkcji i mogą doprowadzić do zmian planu, jeżeli zamówienia klientów przekraczają planowane zapotrzebowania niezależne;
  • Część planowanych zapotrzebowań niezależnych niepokryta przez zlecenia sprzedaży nie zostaje zmniejszona, a dodatkowa ilość wyrobów jest produkowana na magazyn.

Strategia ta jest w pewnym sensie połączeniem reakcji na zamówienie klienta z produkcją według planu sprzedaży i produkcji. Umożliwia szybką reakcję na zapotrzebowania klienta (zaspokajane z magazynu), a w przypadku zwiększonego popytu pozwala systemowo reagować i wyzwalać produkcję. Jest ona szeroko stosowana w produkcji seryjnej, masowej o większej wartości jednostkowej produktów.

Zysk i uporządkowanie działań

Szczegółowa i trafna analiza asortymentu produkcyjnego oraz uwarunkowań organizacyjno-technologicznych wielu firm pozwala na podział ogółu produkcji na grupy asortymentowe, dla których możliwe jest dobranie skutecznej i efektywnej metody zarządzania popytem. Warto podkreślić, że stosowaną praktyką jest wyodrębnienie w ramach jednej organizacji więcej niż jednej grupy asortymentowej i szczególnych warunków planowania.