PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Strategie zatwierdzania w dokumentach gospodarki materiałowej

Bez bałaganu w zakupach

Udostępnij
Drukuj:
W wielu organizacjach realizacja zakupu wymaga autoryzacji przełożonego lub działu zakupów. Często ten proces jest realizowany ad hoc, na przykład poprzez napisanie e-maila lub za pomocą wniosków papierowych. Takie rozwiązania pozbawione są spójnej struktury i możliwości łatwego śledzenia. W SAP ERP dostępna jest funkcjonalność pozwalająca zrealizować proces autoryzacji zakupów bezpośrednio w systemie, co pozwala zaoszczędzić czas i jest skuteczniejsze niż klasyczne procedury zatwierdzania.
 

Procedury zatwierdzania

W każdej organizacji istnieją mniej lub bardziej sformalizowane procedury zatwierdzania zakupów. Zatwierdzaniu mogą podlegać zakupy różnego rodzaju, począwszy od materiałów biurowych, po wyspecjalizowane maszyny o dużej wartości. W zależności od tego, co jest kupowane, i od ogólnej wartości zakupu, firmy definiują różne ścieżki zatwierdzania.

Informacja o tym, kto i w jakim kontekście powinien wystąpić jako zatwierdzający, nie jest zwykle zapisana w formie procedury i bywa, że jest ukryta jedynie w głowach ludzi. Często stosowana jest także praktyka, że zatwierdzenie zakupu odbywa się już po fakcie, to znaczy w momencie otrzymania faktury.

Sam proces zatwierdzania realizowany jest natomiast przy użyciu nieefektywnych narzędzi, takich jak ręcznie napisany i wysłany e-mail czy wnioski papierowe. Te archaiczne rozwiązania są pozbawione możliwości śledzenia przebiegu procesu i najczęściej nie mają także zdefiniowanej struktury.

Zatwierdzanie zakupów w SAP

Nowoczesne narzędzie do implementacji procedur zatwierdzania zakupów powinno mieć następujące opcje dostosowania i konfiguracji:

  • możliwość implementacji różnych ścieżek w zależności od rodzaju procesu zakupowego,
  • możliwość implementacji różnych ścieżek w zależności od wartości zakupu,
  • możliwość implementacji różnych ścieżek w zależności od lokalizacji geograficznej lub umiejscowienia w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa,
  • możliwość implementacji różnych ścieżek w zależności od grupy materiałowej,
  • opcję automatycznego dostarczenia wniosku do zatwierdzających,
  • opcję poinformowania wnioskodawcy w momencie uzyskania pełnej akceptacji,
  • opcję śledzenia i przeprowadzenia audytu procesu zatwierdzania danego zakupu.

Wszystkie wymienione powyżej wymagania spełniają funkcjonalności Gospodarki Materiałowej (Materials Management, MM) w systemie SAP ERP.

Zatwierdzanie w dokumentach MM

W narzędziu MM konfiguracja ścieżek zatwierdzania jest nazywana strategią zatwierdzania (release strategies). Strategie zatwierdzania mogą zostać zaimplementowane dla dwóch rodzajów dokumentów:

  • zgłoszenia zapotrzebowania,
  • zewnętrznych dokumentów zaopatrzenia (zamówienia, kontraktu czy umowy terminarzowej).

Z technicznego punktu widzenia implementacja strategii zatwierdzania na obu dokumentach jest niemal identyczna, niemniej bardzo istotne jest rozróżnienie celów, jakim służy strategia w odniesieniu do zgłoszenia zapotrzebowania oraz strategia dotycząca dokumentu zewnętrznego. Zgłoszenie zapotrzebowania jest dokumentem wewnętrznym, niewychodzącym poza obręb organizacji i – jak sama nazwa wskazuje – ma charakter wniosku o zakup. Zatem strategia zatwierdzania na zgłoszeniu zapotrzebowania służy przede wszystkim do weryfikacji merytorycznej, a nie finansowej zakupu. Należy także pamiętać, że standardowo cena w zgłoszeniu zapotrzebowania jest ceną ewidencyjną, pochodzącą z rekordu podstawowego danego materiału, lub jest ceną podaną ręcznie.

Strategie zatwierdzania i workflow w SAP MM

SNP Poland realizowało projekty opracowania koncepcji i wdrożenia strategii zatwierdzania w workflow w SAP MM dla następujących klientów:

  • Amica
  • VW Poznań
  • Polkomtel
  • Sanitec Koło
  • Grupa Żywiec
  • Knauf
  • Nivea
  • Basell Orlen Polyolefins
  • Sitech
  • Zakład Metalurgiczny WSK Rzeszów

Zamówienie natomiast jest dokumentem zewnętrznym, wysyłanym do dostawcy i zawierającym rzeczywiste, uzgodnione warunki cenowe. Zatem strategia zatwierdzania na zamówieniu (także kontrakcie i umowie terminarzowej) może służyć zarówno do weryfikacji merytorycznej, jak i finansowej.

Standardowa funkcjonalność może zostać wzbogacona niestandardowymi rozszerzeniami, np. wymóg weryfikacji finansowej na etapie zgłoszenia zapotrzebowania można zrealizować za pomocą rozszerzenia pobierającego rzeczywiste warunki cenowe na etapie tworzenia zgłoszenia, pod warunkiem wskazania stałego dostawcy.

Zatwierdzanie na zgłoszeniu zapotrzebowania

Strategie zatwierdzania na zgłoszeniu zapotrzebowania można zaimplementować na dwa sposoby: bez klasyfikacji i z klasyfikacją. Do determinacji ścieżki zatwierdzania bez klasyfikacji dostępne są następujące kryteria:

  • zakład,
  • wartość,
  • grupa materiałowa,
  • typ dekretacji.

Na przykład dla kwoty ewidencyjnej większej niż 3000 zł dla zakupów w ramach grupy materiałowej 007 (np. usługi) dekretowanych na miejsce powstawania kosztów (typ dekretacji K) potrzebna jest akceptacja dyrektora finansowego. Realizacja strategii zatwierdzania bez klasyfikacji jest łatwa do implementacji, dlatego może służyć do determinacji prostych ścieżek zatwierdzania.

Nie spełnia ona jednak wszystkich wymagań, jakie zostały zdefiniowane wobec nowoczesnego narzędzia służącego do implementacji procedur zatwierdzania, ponieważ nie umożliwia automatycznego dostarczania wniosku do zatwierdzających oraz informowania wnioskodawcy o podjętej decyzji.

Workflow, która realizuje zadania automatycznego dostarczania wniosku do zatwierdzających oraz przekazuje informację zwrotną do wnioskodawców. Logi workflow pozwalają natomiast na efektywne śledzenie oraz audytowanie procesów zatwierdzania.

Użycie mechanizmu workflow jest również pożądane w sytuacji, gdy zatwierdzającymi są osoby rzadko logujące się do systemu. Zadania zatwierdzania mogą być wysyłane na skrzynki e-mail, a wiadomości mogą zawierać predefiniowany komunikat oraz link do zadania zatwierdzenia w systemie.

Dostarczone przez SAP wzorce workflow realizują tylko podstawowe funkcje, niemniej integracja z workflow pozwala zbudować swój własny wzorzec, z dużo większą liczbą zadań.

Na przykład w momencie uzyskania pełnej akceptacji zgłoszenia zapotrzebowania może zostać wysłane zadanie utworzenia zamówienia dla tego zgłoszenia do właściwego kupca albo, w przypadku gdy zgłoszenie zostaje odrzucone, zadanie uzupełnienia komentarza z uzasadnieniem podjętej decyzji.

Dodatkowo na zgłoszeniu zapotrzebowania strategia zatwierdzania może być przypisana do całego dokumentu lub na poziomie pojedynczych pozycji. Wynika to z faktu, że zgłoszenie zapotrzebowania może być przetworzone na kilka lub kilkanaście zamówień do różnych dostawców. A zatem można wybrać opcję, która będzie najbardziej odpowiednia w danym kontekście biznesowym.

Zatwierdzanie na zewnętrznym dokumencie zaopatrzenia

Mechanizm determinacji strategii zatwierdzania na zewnętrznym dokumencie zaopatrzenia został w systemie SAP ERP zaimplementowany tylko z klasyfikacją. Oznacza to, że liczba kryteriów, jakie mogą posłużyć do zdefiniowana ścieżki, jest bardzo duża (jest ich kilkadziesiąt). Dodatkowo opcjonalnie aplikacja współpracuje z workflow w celu automatycznego rozsyłania zadań zatwierdzenia.

Budowa strategii zatwierdzania

Każda strategia zatwierdzania składa się przynajmniej z czterech komponentów:

  • lista kodów zatwierdzania (release codes) – definiuje kto lub jaka grupa zatwierdzających ma występować na ścieżce i w jakiej kolejności,
  • wymagalność kodów zatwierdzania (prerequisities) – definiuje np., czy kierownik IT musi zaakceptować zakup przed dyrektorem finansowym, czy mogą to zrobić równolegle,
  • wskaźniki zatwierdzania (release indicators) – definiują status dokumentu po zatwierdzeniu na danym poziomie, np. zablokowany lub zwolniony,
  • warunki klasyfikacji – pozwalają aplikacji zdeterminować daną ścieżkę na podstawie zawartości dokumentu.

Opcjonalnym komponentem jest konfiguracja workflow.

Zakupy – przykładowy scenariusz

W celu lepszego zobrazowania mechanizmu determinacji ścieżek zatwierdzania można rozważyć następujący scenariusz biznesowy. Wymaganiem firmy jest, by zakupy oprogramowania oraz sprzętu komputerowego podlegały zatwierdzaniu właściwego kierownika IT (jeden kierownik jest odpowiedzialny za hardware, drugi za software) oraz zawsze dyrektora działu zakupów. Dodatkowo jeśli zakup przekroczy wartość 10 tys. zł, należy uzyskać zgodę dyrektora finansowego.

Ponieważ kierownicy IT blisko współpracują z pracownikami swoich zespołów, nie muszą otrzymywać zadań zatwierdzania automatycznie, lecz co jakiś czas zbiorczo akceptują zgłoszenia zapotrzebowania. Dyrektor działu zakupów pracuje jednak w innym budynku i powinien dostawać zadanie akceptacji na skrzynkę e-mail. Podobnie dyrektor finansowy, ponieważ rzadko loguje się do systemu SAP ERP. Przykładowa konfiguracja przedstawionego scenariusza została przedstawiona w tabeli.

Ścieżki zatwierdzania zakupów oprogramowania i sprzętu IT w przykładowym scenariuszu biznesowym

Strategia zatwierdzania Kwota zgłoszenia Grupa materiałowa Ścieżka
zatwierdzania
Poziom działu zakupów (software) <= 10,000 zł 001 (software) Kierownik (software) -> Dyrektor ds. zakupów
Poziom działu zakupów (hardware) <= 10,100 zł 002 (hardware Kierownik (hardware) -> Dyrektor ds. zakupów
Poziom dyrektora finansowego (software) > 10,000 zł 001 (software) Kierownik (software) -> Dyrektor ds. zakupów -> Dyrektor finansowy
Poziom dyrektora finansowego (hardware) > 10,000 zł 002 (hardware) Kierownik (hardware) -> Dyrektor ds. zakupów -> Dyrektor finansowy

Od uporządkowania zakupów do efektywnych relacji z dostawcami

Strategie zatwierdzania w dokumentach gospodarki materiałowej pozwalają na efektywną automatyzację i uporządkowanie procesów zatwierdzania różnego rodzaju zakupów. Możliwe jest determinowanie ścieżek na podstawie kilkudziesięciu kryteriów, pozwalające na realizację różnorodnych procesów zatwierdzania zależnych od kontekstu biznesowego.

Integracja z rozwiązaniem workflow umożliwia automatyczne przesyłanie zadań zatwierdzenia do właściwych osób, informowanie wnioskodawców o podjętych decyzjach, śledzenie i audytowanie procesów zatwierdzania, a nawet wprowadzenie dodatkowych zadań wynikających z zatwierdzenia na danym poziomie, takich jak np. podanie uzasadnienia podjętej decyzji czy wysłanie komunikatu do osoby, która powinna o danym zatwierdzeniu zostać poinformowana.

Wartość dodana przedstawionych rozwiązań zawiera się przede wszystkim w zaoszczędzonym czasie związanym z cyrkulacją wniosków zakupowych czy szukaniem informacji, na jakim poziomie zatwierdzania dany dokument obecnie się znajduje, oraz uniknięciu produkcji jakichkolwiek fizycznych dokumentów.

Kolejnym milowym krokiem w usprawnieniu zarządzania zakupami, szczególnie w grupach kapitałowych czy organizacjach wielooddziałowych, może być narzędzie SAP SRM (SAP Supplier Relationship Management), umożliwiające nie tylko implementację procedur zatwierdzania z workflow, lecz kompleksowo wspierające operacyjne procesy zaopatrzenia i pozwalające na skorzystanie z najefektywniejszych rozwiązań zakupowych.

SAP SRM umożliwia bowiem dostęp przez przeglądarkę internetową oraz oferuje specjalne funkcje nakierowane na budowanie efektywnych i długotrwałych relacji z dostawcami, które nie są dostępne w systemie SAP ERP.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00