PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Systemy Workflow jako metoda usprawnienia przebiegów informacyjnych w zarządzaniu kadrami

„It is about getting the right data to the right person, at the right place, at the right time”

Udostępnij
Drukuj:
Działanie współczesnej firmy łączy się nieodzownie z obiegiem dokumentów. Zarządzanie nimi to z reguły trudne zadanie, polegające nie tylko na ich archiwizacji, ale także zapewnieniu, że zawsze trafią w odpowiednim czasie do odpowiedniej osoby. Pozwalają na to rozwiązania IT wspierające zarządzanie obiegiem pracy i dokumentów. Jest to automatyzacja procesu biznesowego, dzięki któremu dokumenty, informacje i zadania przekazywane są między zaangażowanymi jednostkami w uregulowany sposób.
 

W poniższym tekście przedstawione są korzyści z wdrożenia rozwiązań Workflow, zwłaszcza w kontekście zarządzania kadrami oraz systemu mySAP HR.

Workflow to w ogólności szereg kroków koniecznych do zakończenia określonego zadania. Składa się z kilku składników. Pierwszy z nich to zdarzenie wyzwalające. Po nim przychodzą kolejne, których zakończenie jest bezpośrednią przyczyną wyzwolenia następnego. Prostym przykładem może być pracownik, który prosi o przydzielenie urlopu. Zdarzeniem wyzwalającym jest tutaj jego własna intencja (chęć wzięcia urlopu), które kończy się złożeniem odpowiedniego podania w sekretariacie. Następnie odpowiedni dokument trafia do zatwierdzenia przez kierownika i wraca przez sekretariat do pracownika, ze zgodą lub odmową. Tego typu procesy, charakteryzujące się przepływem informacji, spotykamy bardzo często. Badania naukowe wykazały, że najwięcej czasu w ich realizacji  zajmuje oczekiwanie na następny krok.  Może ono osiągać nawet 90% całkowitego czasu realizacji procesu. W naszym przykładzie stracony czas może wynikać z oczekiwania na decyzję kierownika lub na przekazanie ostatecznej decyzji przez sekretarkę. Obserwacje przebiegu procesów biznesowych skutkują we wprowadzaniu systemów, które umożliwiają ich całkowitą lub częściową automatyzację.

Małe firmy, w których wszyscy dobrze się znają i nie mają problemów z komunikacją poziomą i pionową, systemy workflow na pewno nie są niezbędne. Wręcz przeciwnie – w ich przypadku wprowadzenie takiego systemu mogłoby opóźnić obieg dokumentów i w rezultacie doprowadzić do obniżenia efektywności działania. Jeśli naturalny system wymiany informacji działa bez zarzutu, a sytuacje niepożądane zdarzają się bardzo rzadko – można bez zastanowienia zrezygnować z workflow. Inaczej przedstawia się sytuacja w przypadku przedsiębiorstw większych.

Systemy zarządzania obiegiem dokumentów są bardzo mocno zorientowane na zasoby ludzkie. Każdy pracownik, któremu przydzielono zadanie w obrębie pewnego procesu, jest do jego wykonania nieodzowny. Dlatego w przypadku standardowej wymiany informacji pewne procesy mogą trwać bardzo długo. Szczególny problem rodzi się, gdy poszczególne osoby rozmieszczone są w różnych działach, czasem oddalonych od siebie geograficznie lub gdy istnieje ‘wąskie gardło’ dla komunikacji między zarządem a pracownikami niższego szczebla. Dziesiątki dokumentów mogą czekać na zatwierdzenie, co w niektórych przypadkach skutkuje w przekroczeniu czasu krytycznego i niewykonaniu określonego zadania. Zaistnienie takich sytuacji sugeruje wprost, że system zarządzania obiegiem informacji byłby wskazany. Pozwoliłby on na szybszą dystrybucję danych oraz wymuszenia czasowe dla potwierdzeń i uzupełnień dokumentów. Krótko mówiąc – wprowadzona zostałaby zautomatyzowana kontrola przebiegu procesu. Każdy zaangażowany pracownik otrzymałby właściwy dokument z potrzebnymi informacjami w określonym czasie i zostałby zobligowany do wykonania odpowiednich czynności.

Powtarzalność procesu to także czynnik wskazujący na sens wprowadzenia jego automatyzacji. Nie znaczy to jednak, że jeśli określone czynności nie są wykonywane bardzo często, należy rezygnować z ich usprawnienia. Wtedy do głosu musi dojść czynnik kosztu. Typowe pytania, które powinniśmy sobie zadać to np.: ‘Jaki koszt poniesie nasza firma, jeśli zostanie zatwierdzona do sprzedaży wadliwa wersja produktu?’, ‘Jakie wysokie koszty poniesiemy, jeśli pewien etap budowy nie zostanie zatwierdzony na czas i nie zostanie rozpoczęty następny?’. Straty spowodowane opóźnieniem lub kompletnym niewykonaniem pewnych zadań mogą być ogromne. Wprawdzie każdy, nawet najlepiej opracowany i zautomatyzowany proces może się nie udać, jednak workflow wprowadza doskonałe narzędzia do jego kontroli, takie jak np. logi systemowe, które pozwalają uniknąć niepożądanych sytuacji.

Ostatni, lecz prawdopodobnie najważniejszy czynnik, jaki należy wziąć pod uwagę przy analizie sensu wprowadzenia systemu workflow to korzyści, które może nam on przynieść. Główne kryteria pozwalające na wymierną ocenę tego czynnika to: wielkość oszczędności, które można osiągnąć, możliwość zredukowania czasu obiegu dokumentów oraz podniesienia jakości procesu. Taka analiza nie jest z reguły łatwa. Odpowiedź na powyższe pytania wymaga bowiem doskonałej znajomości przebiegu procesu oraz każdego z pracowników, którzy biorą udział w określonych zadaniach. W przypadku szacowania możliwych oszczędności należy zwrócić uwagę na następujące aspekty: Czy informacja, która dociera do pracownika wraz z zadaniem jest wystarczająca do jego wykonania? Czy zadanie można podzielić na mniejsze i łatwiejsze do wykonania elementy i dystrybuować je do większej liczby osób? Czy zadanie, składające się z kilku części można połączyć w jedno, które mogłoby być wykonane przez pojedynczego pracownika? Czy można niektóre kroki zautomatyzować zupełnie i zostawić do wykonania systemowi? Odpowiedź na te pytania owocuje z reguły w reorganizacji procesu na poziomie systemu. Jeśli chodzi o czas realizacji, to w przypadku złożonych procesów skraca się on z reguły kilku – lub nawet kilkudziesięciokrotnie po wprowadzeniu systemu workflow. Wzrost jakości jest najtrudniejszy do oceny. Można jednak bezdyskusyjnie stwierdzić, że jeśli wraz z dostarczeniem zadania do wykonania konkretnej osobie otrzymuje też ona wystarczające informacje, to podejmowane decyzje są dla niej łatwiejsze, a trafniejsze z punktu widzenia całej firmy.

Zalety systemu zarządzania obiegiem dokumentów łatwo dostrzec w przypadku przedsiębiorstw o dużej fluktuacji kadr. Usprawnia się wówczas proces przepływu informacji o zadaniach związanych z konkretnych stanowiskiem. Jeśli system działa sprawnie, nie wymaga od pracownika wyszukiwania informacji potrzebnych do wykonania określonego zadania, a także nie pozostawia wątpliwości, co do właściwego kierowania przepływem danych. Poza tym, system nadaje poszczególnym użytkownikom uprawnienia, a więc każdy może wykonać na dokumencie tylko te operacje, które są dla niego dostępne. Przykładowo – sekretarka może jedynie nadać numer dokumentowi i przesłać go dalej do właściwej osoby, do dyrektora należy akceptacja dokumentu i wysłanie go na zewnątrz.

Większość systemów workflow wprowadza także możliwość definiowania momentów krytycznych, tzw. deadlines. Pozwalają one na przypominanie osobom kluczowym w przebiegu procesu o zadaniach, które mają wykonać. Możliwe jest również ustalenie, że jeśli pewien krok nie zakończy się w określonym czasie, proces ma przejść do następnego etapu wysyłając odpowiednie zawiadomienia o niewykonaniu określonej części. Kolejnym ważnym elementem automatyzacji, występującym w systemach zarządzających obiegiem informacji jest możliwość zdefiniowania tzw. warunkowego wykonania. Warunki te mogą zależeć od danych sterujących procesu oraz przetwarzanych informacji. Przykładem może być sytuacja akceptacji wniosku pożyczkowego, który w zależności od kwoty jest rozpatrywany przez młodszego lub starszego specjalistę ds. kasy zapomogowo-pożyczkowej.

Elementy systemu zarządzania obiegiem informacji, które zostały wymienione, mogą w różny sposób wpływać na działanie danej firmy. W ogólności jednak, wprowadzenie systemu workflow przynosi następujące korzyści:

  • czas przebiegu procesu skraca się bardzo mocno
  • definicja procesu staje się jawna i konkretna – każdy wie co robi i dlaczego, nawet w przypadku dużej fluktuacji kadr
  • każdy krok procesu staje się oczywisty, możliwe jest śledzenie wykonania kolejnych kroków
  • proces zostaje objęty kontrolą.

SAP BUSINESS WORKFLOW A HR

SAP Business Workflow to doskonałe narzędzie umożliwiające łatwa konfigurację i użytkowanie workflow w przedsiębiorstwie, w którym wdrożono już system SAP. Jego możliwości mogą znacząco usprawnić obieg elektronicznych dokumentów i informacji.

Opracowanie scenariusza workflow w systemie SAP jest zadaniem wymagającym znajomości narzędzia Workflow Builder. To właśnie w nim dostępne są wszystkie elementy konieczne do zdefiniowania sposobu przepływu dokumentów i danych. Możliwa jest budowa schematów bardzo złożonych, wstawianie warunków, pętli, wysyłania e-maili itp.. Warto także zwrócić uwagę na monitorowanie momentów krytycznych. Dzięki nim jesteśmy w stanie uniknąć przekroczenia terminu wykonania zadania, bądź odpowiednio na nie zareagować. Ważnym elementem projektu jest też opracowanie tzw. agentów – dzięki niemu możemy ustalić, przez kogo będzie mogło być wykonane zadanie, kto z wykonania będzie wykluczony, czy zadanie będzie mogło być przekazywane do innych użytkowników itp. Opracowanie wykonawcy zadania bazuje na schemacie organizacyjnym w module HR, można je przypisać do użytkownika, funkcji, stanowiska, czy nawet osoby.

Dużą zaletą SAP Business Workflow jest przejrzysty interfejs użytkownika – Business Workplace. W przypadku, gdy użytkownik otrzymuje zadanie do wykonania, pojawia się ono w folderze wejściowym. Znajduje się tam nie tylko jego dokładny opis, ale także informacje o przekroczeniach terminów itp.

Przyjrzyjmy się przykładowemu scenariuszowi workflow:
Pracownik składa wniosek urlopowy wprowadzając odpowiednie zmiany w infotypie 2001. Informacje zostają zapamiętane w systemie w trybie zablokowanym   (dzięki działaniu workflow), a przełożony otrzymuje informację, że taki wniosek został wprowadzony. W tym momencie może go albo odrzucić, albo zatwierdzić. Zatwierdzenie jest równoznaczne z odblokowaniem informacji w systemie. Odrzucenie powoduje natomiast poinformowanie pracownika o zaistniałej sytuacji i podaniu dwóch możliwości do wyboru – ponownego przedłożenia wniosku lub rezygnacji. Pracownik, który zdecyduje się na rezygnację proszony jest o usunięcie swojego wpisu.

Z punktu widzenia administratora workflow mamy do dyspozycji narzędzia, które pozwalają na łatwe monitorowanie przebiegu procesu. Możliwy jest wgląd nie tylko w ogólny przebieg workflow, ale dokładne śledzenie wszystkich danych technicznych.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00