PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Ucieczki i powroty do planowania w SAP

Projekt reaktywacji – potrzebny, konieczny?

Udostępnij
Drukuj:
Są firmy, które wdrożyły funkcje planowania w SAP ERP, ale z niego nie korzystają, planując na przykład w Excelu – który ma z punktu widzenia integracji procesów logistycznych ograniczone funkcje. Co zrobić, jak wdrażać, by rzeczywistość planistyczna nie rozeszła się z systemem, by po kilku latach nie stanąć przed koniecznością kosztownej reimplementacji SAP w zakresie planowania?
 

W trakcie mojej kilkunastoletniej pracy konsultanta wspomagającego wdrażanie modułu planowania i sterowania produkcją niejednokrotnie miałem do czynienia z projektami polegającymi na odtworzeniu systemu planowania w SAP ERP. Nieliczne są przypadki, kiedy z góry zaplanowano rezygnację z wdrożenia tej funkcji. W większości z analizowanych przypadków w ramach pierwotnego wdrożenia takie funkcje uruchomiono, jednak potem z różnych powodów zaniechano ich używania.

Jakie były przyczyny rezygnacji z realizacji tych procesów w systemie informatycznym? Czy istnieją wspólne dla wielu firm powody, które doprowadziły je do równoległej pracy w SAP i Excelu, bo przecież firma nie może się obejść bez planowania? Co było przyczyną odtwarzania systemu planowania w SAP? Jak uniknąć niekorzystnego scenariusza zerwań i powrotów, który był udziałem tak wielu firm?

W niniejszym artykule, pod wspólnym terminem planowania w SAP rozumiemy wspierane przez system SAP ERP funkcje długoterminowego prognozowania popytu, planowania sprzedaży i produkcji, planowania symulacyjnego, zarządzania popytem niezależnym w produkcji na magazyn i na zamówienie oraz kombinacji tych strategii, planowania głównego, planowania potrzeb materiałowych, aż do szczegółowego harmonogramowania realizacji zleceń na stanowiskach roboczych.

Rezygnacja z planowania – jakie są jej przyczyny?

Jak to zwykle bywa, przyczyn odejścia od planowania w systemie zintegrowanym można wyróżnić wiele i zazwyczaj, w konkretnym przypadku, kilka z nich leży u podstaw decyzji o przejściu na alternatywny sposób planowania. Listę otwierają częste zmiany na stanowiskach planistów. Kolejna osoba, przejmująca te obowiązki, zazwyczaj nie uczestniczyła w pracach wdrożeniowych, a zakres obowiązków ma przekazany przez poprzednika. O ile wykonania transakcji można się nauczyć, to trudno przekazać kolejnej osobie uzasadnienia dla przyjętych rozwiązań. Stąd każdy kolejny planista (a znane są przypadki częstych rotacji na tych stanowiskach) w mniejszym stopniu rozumie swoją rolę w systemie. W takiej sytuacji łatwo zanegować sens „męczenia się” z systemem i przejść na łatwiejszy wariant planowania z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego.

Istotną cechą wdrożeń systemów ERP realizowanych w Polsce, szczególnie rolloutów SAP z międzynarodowych korporacji, jest dążenie do sukcesu, rozumianego jako poprawny start systemu przy jak najmniejszym koszcie. Niestety jednym z podstawowym źródeł oszczędności są szkolenia. Wielokrotnie słyszałem, że szkolenia, szczególnie realizowane przez wewnętrznych konsultantów korporacyjnych, sprowadzają się do przekazania podstawowych instrukcji dotyczących wykonania poszczególnych transakcji. Tymczasem praca planisty w niewielkim jedynie stopniu jest mechanicznym odtwarzaniem stałej sekwencji działań. Praca planisty to rozwiązywanie różnorodnych problemów związanych z zapewnieniem wymaganych produktów w oczekiwanej ilości i terminie, przy często ograniczonych zasobach wytwórczych. Wymaga ona głębokiego zrozumienia procesów biznesowych firmy, znajomości systemu oraz umiejętności wykorzystania go do przygotowania wiarygodnego planu, akceptowalnego przez kierownictwo firmy i możliwego do zrealizowania. Wymaga elastycznej reakcji na zmiany sytuacji planistycznej, np. nagłe wzrosty lub spadki popytu, braki surowca, awarie maszyn, niedostępność pracowników. Planista, który nie wie, jak poradzić sobie z tymi problemami z wykorzystaniem systemu zintegrowanego, decyduje się na prostszego, bardziej przejrzystego i elastycznego Excela.

Firmy, zwłaszcza w ostatnich latach, działają w bardzo zmiennym otoczeniu. To zmusza je do ciągłego dostosowania do zmieniających się wymagań rynku. Jeśli, co jest znowu cechą wielu wdrożeń, po starcie produkcyjnym firmy osiadają na laurach i nie rozwijają systemu poprzez dostosowanie go do otoczenia oraz wewnętrznych zmian organizacyjnych, następuje rozejście się aktualnych możliwości z wymaganiami. Brak ciągłego doskonalenia w ramach systemu SAP sprzyja powolnemu odchodzeniu od jego wykorzystania, pod pretekstem niedostosowania do bieżących potrzeb. O ile prościej jest zrobić to w znanym wszystkim środowisku Microsoft Office.

Warunkiem uzyskania poprawnych wyników w procesach planowania, w szczególności planowania potrzeb materiałowych (MRP), jest utrzymywanie aktualnych danych o stanie zapasów, planowanych zapotrzebowaniach i przyjęciach.

Warunkiem uzyskania poprawnych wyników w procesach planowania, w szczególności planowania potrzeb materiałowych (MRP), jest utrzymywanie aktualnych danych o stanie zapasów, planowanych zapotrzebowaniach i przyjęciach. W uzyskaniu tego efektu muszą współpracować wszystkie działy obsługujące logistykę firmy, a więc planowanie, konstrukcja i technologia, zaopatrzenie, magazynowanie i obsługa klienta. Tymczasem rzadko kiedy wszystkie one mają świadomość konsekwencji utrzymywania w systemie nieaktualnych zamówień klienta, własnych zamówień do dostawców, zbędnych zleceń produkcyjnych, braku inwentaryzacji ciągłej itp. Wymagana jest poprawność danych podstawowych do produkcji dotyczących wyrobów i ich składników, cyklu produkcyjnego, dostępności maszyn i ludzi oraz wielu innych. Często, gdy najwięcej do powiedzenia w firmie ma dyrektor finansowy, system jest skonstruowany tak, aby pozwalał na poprawne planowanie i ewidencję kosztów, po macoszemu traktując procesy logistyczne. Te zaniedbania powodują, że wyniki planowania w systemie odbiegają od oczekiwań planisty, a co więcej nie jest on w stanie samodzielnie ich skorygować. I znowu ratunkiem jest Excel, w którym planista może, bez żadnych konsekwencji, pominąć niewygodne dane.

Najrzadziej występuje niedostosowanie ustawień systemu do rzeczywistości, wynikające z błędów popełnionych w trakcie pierwotnego wdrożenia. Znacznie częściej warunki, w jakich firma działa, uległy zmianie, co nie znalazło odzwierciedlenia w korekcie procesów realizowanych w systemie.

Dlaczego tak łatwo zrezygnować z planowania w SAP, a nie np. z funkcji gospodarki zapasami, zaopatrzenia, obsługi klienta, rachunku kosztów? Planowanie to jedyny obszar w działalności przedsiębiorstwa, który nie ma bezpośrednich konsekwencji w rachunkowości. W ramach planowania nie dokonuje się księgowań przyjęć i zużyć materiałów, ewidencji czasu pracy itp., które mają wpływ na bilans i rachunek wyników firmy. Stąd często odejście od planowania w systemie zintegrowanym nie jest kwestionowane przez inne działy, nieraz dokonuje się w sposób niezauważalny dla innych, jest nawet aprobowane przez kierownictwo, jeśli planista skutecznie wyjaśni rzekomą niewydolność systemu.

Niedoskonałości planowania w Excelu

Wobec przedstawionych przyczyn przejścia na planowanie w MS Excel pojawia się pytanie: a może to dobry kierunek? Może rzeczywiście system SAP jest mało elastyczny, obsługa jego jest pracochłonna, zmiany kosztowne, a Excel spełni wszystkie wymagania szybciej i bezstresowo? Cóż, odpowiedź twierdząca na te pytania byłaby przyznaniem się do porażki, poszukajmy więc argumentów, które przemawiają za zachowaniem lub ewentualnym przywróceniem planowania jako niezwykle ważnego składnika systemu zintegrowanego.

Wdrożenie systemu klasy ERP integruje działania wielu działów firmy w ramach procesów nakierowanych na jak najlepszą obsługę klienta, osiągnięcie oczekiwanego wyniku finansowego, optymalne wykorzystanie zasobów itp. Ta integracja pozwala wejść firmie na wyższy poziom organizacji, dla wielu pracowników bywa jednak trudna do opanowania. W systemie zintegrowanym jak na dłoni ujawniają się błędy, brak systematyczności, nierzetelne wykonywanie obowiązków. Najbardziej wrażliwym obszarem na takie błędy i niedociągnięcia jest planowanie. Z drugiej strony jest ono weryfikatorem poziomu kultury organizacyjnej firmy. Tam, gdzie planowanie działa bez zarzutu, można z przekonaniem powiedzieć, że firma osiąga doskonałość w działalności operacyjnej. System ERP zapewnia integrację i spójność danych. Wszystkie dane podstawowe i transakcyjne mające bezpośredni wpływ na ostateczny wynik działalności firmy przechowywane są w systemie. Wyjście poza system zintegrowany np. do Excela powoduje, że część z nich jest niedostępna dla innych, poza planistą, pracowników firmy. Dane planistyczne stają się „wiedzą tajemną”, którą można dowolnie manipulować. Nie oznacza to, że osoby pracujące w Excelu dopuszczają się nadużyć, jednak pokusa poprawienia wyniku jest duża, jako, że trudno jest zweryfikować dane wyliczone w arkuszu kalkulacyjnym. Dane zapisane w Excelu nie są transparentne dla innych działów pracujących na co dzień w SAP. W przypadku, gdy za pomocą arkusza kalkulacyjnego pracuje kilku planistów, trudno jest utrzymać wspólne standardy pracy.

Dane zapisane w Excelu nie są transparentne dla innych działów pracujących na co dzień w SAP. W przypadku, gdy za pomocą arkusza kalkulacyjnego pracuje kilku planistów, trudno jest utrzymać wspólne standardy pracy.

Doskonalenie polega na analizie dotychczasowych wyników pracy, poddaniu ich krytycznej ocenie oraz formułowaniu i wdrażaniu działań zmierzających do poprawy. Warunkiem realizacji tego procesu jest posiadanie wiarygodnych danych historycznych. W planowaniu chodzi np. o porównanie planu i jego realizacji za kolejne okresy rozliczeniowe, obliczanie wskaźników obsługi itp. Posiadanie i wykorzystanie tych informacji w jednym systemie stanowi większą gwarancję ich dobrego wykorzystania niż rozproszenie w kilku narzędziach, w tym arkuszach Excel.

Wreszcie wykorzystanie Excela w planowaniu wiąże się najczęściej z koniecznością wprowadzenia wyników tego planowania do systemu ERP, np. w postaci zleceń produkcyjnych do wykonania. To wymaga przygotowania interfejsów lub wykonywanie ręcznie funkcji, które w systemie zintegrowanym można by realizować w sposób automatyczny.

Inicjatywa powrotu do systemu ERP

O ile rezygnacja z funkcji planowania jest najczęściej działaniem oddolnym, powolną erozją systemu, która krok po kroku likwiduje pewne funkcje planistyczne w SAP lub przerzuca ich wykonanie do Excela, to zazwyczaj decyzja o powrocie do systemu zintegrowanego przychodzi z góry. Kierownictwu firmy zaczyna przeszkadzać fakt, że nie może w jednym miejscu zebrać planów pochodzących z kilku zakładów, czy działów. Przeszkadza, że plan zakupów wykonywany jest niezależnie od planu sprzedaży, czy produkcji i trudno zweryfikować ich spójność. Przeszkadza fakt, że choć kupiono i wdrożono system zintegrowany, to nie można w pełni korzystać z integracji. Z obserwacji wynika, że inicjatywę związaną z przywróceniem lub zorganizowaniem na nowo funkcji planowania w SAP przejawia zarząd firmy lub jest ona wynikiem zmian kadrowych na stanowiskach kierowniczych odpowiedzialnych za logistykę.

Jak uniknąć powtórki?

Sam fakt podjęcia decyzji o powrocie do planowania jest niezwykle cenny, ale każdą firmę czeka od tego momentu szereg, nieraz bardzo pracochłonnych, działań, a czas realizacji zmian trzeba liczyć w miesiącach. Przede wszystkim należy od początku przeanalizować sytuację firmy, upewnić się, czy warunki otoczenia, liczba sprzedawanych wyrobów gotowych, dysponowane zasoby nie zmieniły się istotnie od czasów pierwotnego wdrożenia systemu. Można wykorzystać dokumentację, a w szczególności koncepcję wdrożenia sprzed lat, przy czym zawsze należy krytycznie ocenić przydatność podejmowanych wtedy decyzji. Błędy okresu wdrożenia zostały wymienione jako jedna z przyczyn odejścia od planowania, a więc nie można popełnić ich ponownie.

Odejście od planowania w SAP powoduje zazwyczaj „zapuszczenie” systemu z punktu widzenia jego zdolności do przejęcia tych funkcji na nowo. Chodzi tu zarówno o dane podstawowe, dla których zabrakło weryfikatora w postaci funkcji planistycznych, oraz transakcyjne, a wśród nich wymienione wcześniej zaniechania w aktualizacji sytuacji planistycznej, braki w procedurach uzgadniania stanu zapasów itp. Te wszystkie dane należy zaktualizować.

Chcąc uniknąć powtórzenia jednego z wymienionych wyżej błędów, należy poważnie podejść do szkoleń i warsztatów, w których uczestniczyć powinni nie tylko planiści. W większości przypadków chodzi o uświadomienie wpływu, jaki na system planowania ma praca wszystkich zajmujących się procesem obsługi klienta od przyjęcia zamówienia do wysłania gotowego produktu.

I wreszcie, zdając sobie sprawę ze zmienności, która stała się cechą praktycznie wszelkiej działalności gospodarczej, należy wprowadzić mechanizmy weryfikacji obowiązujących procedur i ciągłego ich doskonalenia. System informatyczny powinien ciągle żyć, zmieniać się, nie tylko poprzez uruchamianie nowych funkcji, ale też poprzez poprawianie już używanych.

Przedstawiony wyżej scenariusz odejścia i powrotu do planowania w systemie ERP jest efektem obserwacji poczynionych w kilkunastu firmach. Ich liczba świadczy o tym, że jest to zjawisko częste, jeśli nie powszechne. Znając jego przyczyny i zdając sobie sprawę z trudności powrotu do planowania, można uniknąć tego problemu. Wymaga to dużej świadomości kierownictwa firmy, a także systematyczności, determinacji i przekonania o słuszności przyjętych rozwiązań przez użytkowników systemu planowania.

Planowanie w SAP: reaktywacja

Realizację projektu typu „reaktywacja planowania w SAP” można podzielić na następujące kroki:
1. Analiza aktualnego asortymentu, wielkości i struktury popytu, metod zbierania informacji o nim i ich przetwarzania w celu uzyskania wiarygodnej prognozy przyszłych okresów.
2. Zdefiniowanie procedur organizacyjnych planowania popytu oraz narzędzi w SAP dla wspomagania samego planowania oraz zarządzania utworzonymi planami.
3. Analiza danych podstawowych do produkcji, głownie z punktu widzenia możliwości odzwierciedlenia w nich rzeczywistości przepływu materiałów w firmie, cykli produkcyjnych, zapasów oczekiwanych i minimalnych itp. Korekta tych danych tak, aby w jak najlepszym stopniu oddawały rzeczywisty przebieg procesów. Ustalenie lub korekta standardów opracowania danych podstawowych.
4. Analiza danych transakcyjnych, w tym wszelkich zaległości, które deformują informację o rzeczywistych zapotrzebowaniach, przyjęciach i stanie zapasów. Ustalenie procedur obsługi systemu, które zapobiegną powstawaniu zaległości.
5. Przeprowadzenie warsztatów dla wszystkich użytkowników wewnętrznego łańcucha dostaw w firmie, w tym uświadomienie im ich roli w zarządzaniu poprawnymi danymi.
6. Wsparcie pierwszego okresu pracy w nowych warunkach. Analiza i rozwiązyanie problemów, które mogą pojawić się, a nie były przewidziane.

Dalej odpowiedzialność za poprawność działania systemu przejmują osoby zarządzające łańcuchem dostaw w firmie, najczęściej w randze dyrektora lub członka zarządu. Pozwoli to zapewnić, że poszczególni użytkownicy nie będą wyłamywać się z przyjętych standardów pracy, ze szkodą dla całości. System powinien być cały czas rozwijany, dostosowywany do zmiennego otoczenia rynkowego firmy.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00