PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Winshuttle Transaction na usługach księgowości i kontrolingu

Efekt mnożnikowy wartości dodanej

Udostępnij
Drukuj:
W działach finansowych oraz w kontrolingu codzienna praca bardzo często polega na przetwarzaniu dużej ilości danych. Rozwój biznesu i nowoczesnych technologii zarządzania wpływają na zwiększone zapotrzebowanie na dane zarządcze, ale wymagają także zwiększenia ilości danych niezbędnych do wprowadzenia do systemu SAP przez służby księgowo-kontrolingowe. Winshuttle Transaction to łatwe w obsłudze narzędzie instalowne na stacjach roboczych użytkowników, umożliwiające masowy import danych FI/CO do SAP.
 

O ile w zakresie przetwarzania informacji „na wyjściu” z systemu SAP istnieje szereg narzędzi wspierających pracę decydentów (całe spektrum narzędzi Business Intelligence), o tyle na etapie zasilenia systemu istnieje luka, którą użytkownicy SAP próbują uzupełnić za pomocą różnego rodzaju narzędzi, z lepszym lub gorszym skutkiem. Firma Winshuttle wspiera użytkowników na tym właśnie etapie, oferując intuicyjne i łatwe w obsłudze narzędzie Transaction, które jest standardem pracy w wielu dużych firmach korzystających z rozwiązań SAP i staje się coraz popularniejsze także w Polsce. Szczególnie dobrze Winshuttle Transaction sprawdzi się w przedsiębiorstwach, które stosują złożoną dekretację kosztów i centralizują usługi finansowo-kontrolingowe dla grupy kapitałowej w centrach usług wspólnych.

Tajemnica skuteczności

W czym tkwi tajemnica skuteczności Winshuttle Transaction? Przede wszystkim w prostocie funkcjonowania oraz intuicyjności. Każdy użytkownik SAP FI/CO, mając za zadanie zaksięgowanie dużej liczby faktur, wprowadzenie czy zmianę MPK, zleceń czy kartotek środków trwałych w końcu zacznie się zastanawiać, jak przyspieszyć (zautomatyzować) ten proces. Najprostszym rozwiązaniem jest przeprowadzenie jednej „wzorcowej” operacji, np. założenie MPK w transakcji KS01 bądź przeprowadzenie księgowania w transakcji FB50 i wykorzystanie jej w celu przetworzenia kolejnych danych. Tak właśnie działa Transaction, które pozwala nagrać transakcję w postaci skryptu, zmapować poszczególne pola z plikiem MS Excel, a następnie uruchomić skrypt, który bardzo szybko wykona przetwarzanie kolejnych transakcji.

Winshuttle Transaction to narzędzie przeznaczone dla użytkowników końcowych, którzy po krótkim przeszkoleniu są w stanie tworzyć własne skrypty i wykorzystywać Transaction w celu poprawy jakości pracy z SAP w różnych modułach. Nie jest tutaj wymagana znajomość zasad programowania bądź też korzystanie z pomocy kolegów z działu IT. Pracownicy księgowości czy kontrolingu mogą w pełni niezależnie, niemalże natychmiast zwiększyć wydajność swojej pracy i przejść od powtarzalnych do bardziej ambitnych zadań.

Transaction jest alternatywą dla narzędzia LSMW czy dla przygotowania rozwiązania klienckiego (tzw. USER_EXIT). W porównaniu z Winshuttle skorzystanie z LSMW jest o wiele bardziej czasochłonne, a w konsekwencji bardziej kosztowne. Przygotowanie rozwiązania i zasilenie sytemu SAP w LSMW ogranicza się tylko do jednostronnej interakcji Excel -> SAP i wymaga znajomości tego narzędzia, które do intuicyjnych raczej nie należy, zatem niezbędne będzie skorzystanie z pomocy działu IT. Z kolei stworzenie USER_EXIT jest jeszcze bardziej kłopotliwe, gdyż wymaga zaangażowania kilku specjalistów i może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy. Ten sam efekt za pomocą narzędzia Winshuttle może uzyskać jeden użytkownik końcowy, który jest w stanie nagrać, zmapować, przetestować w pełni funkcjonalny skrypt w ciągu kilkudziesięciu minut! Ponadto rozwiązanie Transaction jest o wiele bardziej elastyczne – po utworzeniu jednego skryptu można przejść do tworzenia kolejnego, bądź też skutecznie zmodyfikować już istniejący.

Jak działa Winshuttle Transaction?

Praca z Winshuttle Transaction polega na wykonaniu trzech kroków: nagraj, mapuj, uruchom.

Nagranie to w istocie uruchomienie transakcji w programie Transaction. Pojawia się okno logowania do SAP, gdzie należy wybrać system, podać login oraz hasło. W dalszej kolejności pojawia się okienko właściwości nagrania, gdzie zwykle akceptujemy wartości domyślne i przechodzimy od razu do wykonania transakcji. Transakcja jest nagrywana i jednocześnie wykonywana na systemie SAP – dane zostaną zapisane do bazy. Po zakończeniu wykonywania transakcji program powraca do panelu głównego Transaction, gdzie od razu przechodzimy do mapowania pól.

Mapowanie pól nagranej transakcji polega na przeciąganiu poszczególnych kolumn Excela na pola skryptu. Proces mapowania jest ułatwiony poprzez prosty zabieg: obok nazw technicznych pól występują wartości wpisane przez użytkownika końcowego w trakcie wykonania transakcji podczas nagrywania. W momencie przeciągania kolumn wartości pól przenoszone są do arkusza mapowania, co w dalszym etapie ułatwia przygotowanie pliku Excel z danymi. Następnie zapisujemy Excela oraz plik skryptu i przechodzimy do ostatniego etapu.

Uruchomienie skryptu rozpoczyna się od ustalenia kilku parametrów, takich jak zakres wierszy z danymi do załadowania czy też określenie kolumny logu wykonania. Na tym etapie również ustalamy sposób wykonania skryptu, wybierając jedną z opcji, na przykład „wykonaj natychmiast” lub też „wykonaj krok po kroku”. Po uruchomieniu skryptu następuje logowanie do systemu SAP i wykonanie zgodnie z przygotowanymi danymi. Po zakończeniu otrzymujemy informację w Transaction o pozytywnym bądź negatywnym przebiegu wykonania oraz uzupełniane są dane w kolumnie logu Excela.

Winshuttle Transaction w działaniu

Przygotowanie pliku MS Excel

Nagranie transakcji

Nagranie transakcji

Mapowanie

Uruchomienie

Różne rodzaje transakcji

W tym momencie należy wspomnieć, że Winshuttle Transaction w standardzie posiada narzędzia, które pozwalają na obsłużenie transakcji różnego typu.

Tworzenie skryptu dla transakcji mniej skomplikowanych, takich jak np. utworzenie czy zmiana MPK w KS01 czy KS02 będzie prostsze niż przygotowanie skryptu dla transakcji bardziej zaawansowanych, które zawierają np. obsługę tablicy danych. Taka sytuacja ma miejsce w przypadku księgowania dokumentów w transakcji FB50, gdzie przebieg tworzenia skryptu będzie wymagał odpowiedniego podejścia zarówno w fazie nagrania skryptu, jak też w fazie mapowania oraz przygotowania danych. Specyfika transakcji FB50 polega na tym, że jest ona podzielona na część nagłówka dokumentu oraz część pozycji pojedynczych dokumentu (tablica danych). Podczas operacji mapowania pozycji pojedynczych należy wykorzystać mechanizm „pętli”, co jednocześnie implikuje odpowiednie przygotowanie danych do księgowania.

Może się również zdarzyć, jak w przypadku tworzenia specyfikacji materiałowej w transakcji CS01, iż w zależności od rodzaju pozycji pojedynczej niezbędne będzie wykorzystanie innej części skryptu, gdyż poszczególne pozycje wymagają innych zestawów danych do założenia. Transaction posiada mechanizm „warunku”, który pozwala na uruchomienie innej części skryptu w zależności od wartości parametru rodzaju materiału.

Początkującemu użytkownikowi może się wydawać, iż mechanizmy „pętli” bądź też „warunku” są zbyt skomplikowane do zastosowania, jednakże w dłuższej perspektywie korzystanie z nich staje się naturalne. Dzieje się tak dlatego, bo mechanizmy te nie są elementem teoretycznego zastosowania „na wypadek gdyby”, są natomiast odpowiedzią na praktyczne potrzeby użytkowników końcowych FI/CO podczas wykonywania różnych transakcji. Szczegółowe omówienie wspomnianych mechanizmów podczas szkoleń, wsparte ćwiczeniami na praktycznych przykładach sprawia, że elementy te nie stanowią trudności.

Efekt synergii: Excel<->Transaction

Wykorzystanie Winshuttle Transaction „na wejściu” do systemu SAP otwiera zupełnie nowe możliwości nie tylko po stronie przyspieszenia operacyjnej pracy z systemem SAP. Współpraca na linii Excel<->Transaction daje użytkownikom końcowym całe spektrum możliwości automatyzacji procesów po stronie Excela. Przykładowo przy organizacji danych podstawowych załączniki w dokumentacji możemy przygotować do załadowania do systemu SAP za pomocą Winshuttle Transaction bezpośrednio, bądź też po niewielkiej modyfikacji.

W przypadku procesu księgowania dokumentów możemy przygotować dane w Excelu do księgowania bezpośrednio z faktur, gdzie efekt synergii uzyskujemy poprzez ograniczenie ilości wpisywania danych niezbędnych do przeprowadzenia księgowania, takich jak choćby daty, numery kont, kody podatków itp. W tym przypadku możemy „wzmocnić” ten efekt poprzez wydzielenie faktur cyklicznych, gdzie raz przygotowane zestawy plików do księgowania można wykorzystywać cyklicznie, zmieniając jedynie kwoty. Kolejną możliwością zwiększenia efektu synergii jest wykorzystanie danych z elektronicznych załączników do faktur, które mogą być załadowane do zestawu arkuszy excelowych przygotowanych do księgowania za pośrednictwem Transaction za pomocą prostych łączy międzyskoroszytowych czy też kwerend.

Kolejnym elementem, który ułatwia pracę w powyższym zakresie, jest fakt, iż nie ma potrzeby zapisywania plików excelowych w jakichkolwiek innych formatach, podczas gdy częstym wymogiem interfejsów Excel<->SAP jest zapisanie arkusza do pliku płaskiego CSV przed zaksięgowaniem. Co więcej, nie ma nawet potrzeby zapisywania danych w pliku Excela w postaci wartości, gdyż Winshuttle Transaction działa na danych wynikowych formuł. Dzięki temu pliki są bardziej elastyczne, a przygotowanie kolejnych na ich podstawie staje się mniej pracochłonne.

Przygotowanie danych w pliku Excela pozwala również na przeprowadzenie wstępnej walidacji danych, co wpływa na poprawę jakości danych już na wejściu do systemu SAP.

Możliwość szerokiego wykorzystania funkcjonalności programu Excel sprawia, że już na etapie księgowania można z powodzeniem przygotować wstępny rozdzielnik kosztów, bez koniczności ograniczania potrzeb informacyjnych. Zastosowanie Winshuttle Transaction pozwala bardziej elastycznie podejść do założeń modelu kontrolingowego. Pozwala uzyskać większą akuratność modelu bez zwiększania nakładu pracy. Nieaktualne więc staje się usprawiedliwianie obniżenia jakości danych przy konieczności księgowania faktur zadekretowanych na wiele obiektów chęcią redukcji kosztów pracy.

Podczas testów Winshuttle Transaction zaksięgowanie 341 dokumentów w transakcji FB50 zajęło niecałe 10 minut, tyle też trwało zaksięgowanie jednego dokumentu z 999 pozycjami.

Wartość dodana

Najważniejsze korzyści, jakie można osiągnąć dzięki zastosowaniu Winshuttle Transaction w codziennej pracy:

  • Oszczędność czasu. Zadania, które do tej pory zajmowały po kilka godzin, mogą zostać wykonane w kilka/kilkanaście minut.
  • Mniejsze zaangażowanie zasobów (choćby pracowników) podczas tworzenia skryptów w porównaniu z rozwiązaniami dedykowanymi. W Winshuttle Transaction rozwiązanie można przygotować znacznie szybciej niż przy wykorzystaniu standardowych mechanizmów.
  • Elastyczność w zakresie organizacji pracy dzięki prostym rozwiązaniom i intuicyjności przygotowania skryptów oraz braku konieczności angażowania większych zespołów (np. programistów).
  • Zapewnienie większej integralności i poprawności danych podstawowych. Przygotowanie danych w Excelu, wykorzystanie mechanizmów formuł i walidacji sprawia, że w przygotowanych danych pojawia się znacznie mniej błędów.
  • Znaczące i natychmiastowe zwiększenie wydajności pracy użytkowników końcowych oraz poprawa jakości i komfortu pracy. W zakresie zastosowania użytkownicy końcowi mogą w pełni wymieniać się skryptami.
  • Przewidywalność kosztów, brak niezaplanowanych wydatków. W ramach standardowej licencji Winshuttle Transaction można przygotować dowolną liczbę skryptów. W przypadku rozwiązań dedykowanych, wymagających zaangażowania działu IT lub zewnętrznych specjalistów każdorazowo istnienie potrzeba „znalezienia” budżetu na daną inicjatywę.

Tworzenie narzędzia do księgowania w Winshuttle i metodą tradycyjnego interfejsu: porównanie

W firmie obejmującej swoim zasięgiem region północno-zachodniej Polski, posiadającej cztery oddziały terenowe, z dość rozbudowaną infrastrukturą, w celu poprawienia dyscypliny kosztowej fakturę za pewne medium kupowane centralnie postanowiono rozksięgowywać na obiekty bezpośredniej kalkulacji kosztów świadczonej usługi.

Założenia:

  • comiesięczna, pojedyncza faktura z podziałem na kilka rodzajów opłat,
  • dekretacja na około 250 obiektów kontrolingowych,
  • co daje w przybliżeniu 800 pozycji dekretacji księgowych.

Porównanie kosztów projektu utworzenia interfejsu Excela oraz zastosowania Winshuttle Transaction:

Wymienione nośniki wartości dodanej znajdują bezpośredni wymiar finansowy oraz organizacyjny, który przekłada się na zwiększenie efektywności kosztowej, a w dalszej kolejności przyczynia się do poprawy pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa.

Używanie Winshuttle zmienia optykę podejścia od organizacji pracy z systemem SAP. Dzięki uzyskanemu efektowi skali pracownicy mają czas na tworzenie wartości dodanej w miejsce odtwórczego wykonywania czynności powtarzalnych. Możliwość przejścia od prac rutynowych w stronę zadań kreatywnych, bardziej wymagających, sprzyja rozwojowi oraz zwiększeniu motywacji pracowników w obliczu nowych wyzwań rynkowych. Zastosowanie Transaction pozwala uzyskać swoisty efekt mnożnikowy wartości dodanej i co ważne, pozwala ten efekt uzyskać niemalże natychmiast.

Winshuttle Transaction jest narzędziem z rodziny rozwiązań Winshuttle, wspierających użytkowników końcowych we współpracy z systemem SAP na etapie wprowadzania danych. Transaction jest narzędziem certyfikowanym przez firmę SAP oraz Microsoft. Certyfikacja daje gwarancję bezpieczeństwa danych wprowadzonych do SAP. Transaction pozwala na pracę w SAP poprzez zalogowanie użytkownika końcowego do systemu SAP z pełną kontrolą uprawnień, stąd dane pozostają bezpieczne. Instalacja Winshuttle Transaction jest bardzo prosta i trwa od kilkunastu do kilkudziesięciu minut. Po tym czasie użytkownik końcowy otrzymuje narzędzie pozwalające na pełne korzystanie z jego funkcji we współpracy z Excelem oraz SAP. Podczas testów Winshuttle Transaction zaksięgowanie 341 dokumentów w transakcji FB50 zajęło niecałe 10 minut, podobnie jak zaksięgowanie jednego dokumentu z 999 pozycjami.
Więcej informacji: www.winshuttle.com

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00