PL EN DE
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

"Lepszy Biznes" to magazyn klientów SNP. Czytaj setki artykułów, przydatnych w przygotowaniu i realizacji projektów IT.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Zarządzanie wnioskami urlopowymi w BeeOffice

Urlopy bez biurokracji

Udostępnij
Drukuj:
Ile mam jeszcze urlopu do wykorzystania? Czy urlopy kluczowych pracowników się nie nakładają? W jakim narzędziu dynamicznie kontrolować i na bieżąco uaktualniać plan urlopów podwładnych? Intuicyjna obsługa, możliwość korzystania bezpośrednio po zdefiniowaniu struktury organizacyjnej i listy pracowników oraz wprowadzeniu limitów – to największe zalety modułu Urlopy dostępnego w chmurze rozwiązania BeeOffice.
 

Systemy kadrowe są nieodzownym elementem środowiska IT każdego przedsiębiorstwa. W wielu firmach wykorzystywane są dedykowane rozwiązania HR, będące często elementami większych systemów centralnych ERP. Bywa też, że procesy kadrowe są outsourcowane do zewnętrznych dostawców BPO. Niezależnie od sposobu obsługi, w każdej firmie dane – nim dotrą do systemu HR – są poprzedzone procesem planowania urlopu i jego akceptacji.

Pracownicy w każdej firmie często zadają sobie pytanie: „ile dni urlopu mogę jeszcze wykorzystać w tym roku?” i zwykle trafiają z takim pytaniem do działu HR. Natomiast przełożeni chcieliby szybko sprawdzić grafik dni wolnych swojego zespołu, który często istnieje tylko w postaci arkusza Excel i niekoniecznie jest aktualny.

Świadomość tych potrzeb przyświecała nam przy tworzeniu w BeeOffice modułu urlopów, pozwalającego z jednej strony „przybliżyć” system kadrowy do pracowników, z drugiej nieco odciążyć dział kadr. W efekcie dodatkowo możemy oszczędzić czas i papier, a także zminimalizować liczbę pomyłek i błędów.

W BeeOffice na mechanizm zarządzania wnioskami urlopowymi składają się trzy podstawowe elementy:

  • wprowadzanie planu urlopów, umożliwiające prostą kontrolę konfliktów,
  • aktywacja wniosku urlopowego przez pracownika,
  • akceptacja urlopu przez przełożonego (bądź odrzucenie wniosku), umożliwiająca jego skierowanie do systemu kadrowego.

Planowanie urlopów

Każda osoba zarządzająca zespołem w przedsiębiorstwie odpowiada za zapewnienie dostępności pracowników wykonujących pracę, za którą dany zespół jest odpowiedzialny. O ile w sytuacjach awaryjnych decyzje o zastępstwach podejmuje się ad hoc, o tyle występowanie sezonu urlopowego nie jest sytuacją nadzwyczajną i zazwyczaj przełożeni z dużym wyprzedzeniem proszą pracowników o przygotowanie propozycji terminów, w których planują w danym roku urlopy.

Dzięki BeeOffice cały proces może być obsłużony bardzo sprawnie. Pracownicy wprowadzają do systemu planowane urlopy, w postaci wniosków urlopowych – wybierają miesiąc, w którym planują urlop, na dostępnej liście wskazują typ urlopu (np. wypoczynkowy) i zaznaczają dni, kiedy planują być nieobecni. Już na etapie wprowadzania planu urlopów mogą sprawdzić, ile dni urlopu pozostanie im jeszcze do wykorzystania po odbyciu właśnie planowanego. BeeOffice na bieżąco prezentuje informacje o dostępnych limitach dni urlopów różnego typu dla wszystkich pracowników. Standardowo przełożony ma możliwość sprawdzenia limitów urlopów wszystkich swoich pracowników – decyzja o zakresie widoczności danych jest zależna od uprawnień konkretnej osoby. Możliwe jest również wprowadzenie planu urlopowego w imieniu innych pracowników – przydatne szczególnie w sytuacji, gdy planujemy urlop dla pracowników, którzy na co dzień nie pracują przy komputerze.

Wniosek urlopowy

Lista dostępnych typów urlopów zawiera standardowe, zgodne z prawem typy urlopów (wypoczynkowy, macierzyński, wychowawczy, na żądanie, bezpłatny, okolicznościowy, opieka nad dzieckiem), ale może być również uzupełniona przez daną firmę o własne, specyficzne dla niej (np. posezonowa przerwa na konserwację linii produkcyjnych).

Po wprowadzeniu planu urlopów przez pracowników w BeeOffice mamy dostępny zestaw przydatnych informacji: kto w jakim okresie chciałby skorzystać z urlopu? Jakiego typu urlopy są planowane? Ile dni urlopu niewykorzystanego pozostanie w moim zespole na koniec roku? Jednak najważniejszą odpowiedzią, jakiej na tym etapie udziela BeeOffice, jest: czy istnieją konflikty terminów urlopów między pracownikami?

Zaglądając do terminarza, przełożony na pierwszy rzut oka jest w stanie ocenić, czyje plany urlopowe w danym okresie się nakładają. Wystarczy znaleźć powtarzające się kody urlopu (domyślnie litera „U”) występujące w kolumnach odpowiadających danej dacie – ich występowanie oznacza, że w danym dniu pracownicy zaplanowali urlop. Kody urlopu w terminarzu oznaczone są kolorem czerwonym, ponieważ wnioski urlopowe zostały tylko zapisane, nie został jeszcze uruchomiony dla nich proces aktywacji i rozliczenia.

Terminarz urlopowy

Prócz prostej oceny wizualnej uprawniony pracownik może w każdej chwili wyświetlić zestawienie wszystkich wniosków urlopowych osoby bądź zespołu na dany okres, korzystając z prostej listy generowanej z terminarza bądź szczegółowego raportu.

Andrzej Zabłotny, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Finansowy Meblik sp. z o.o.

Nasza firma się rozwija, mamy spore potrzeby związane z zakupami inwestycyjnymi, z marketingiem, a także rozwojem sieci salonów. Wnioski zakupowe podlegają akceptacji kierownictwa, co pozwala kontrolować i optymalizować koszty zaopatrzenia. Zarządzanie urlopami i rozliczanie delegacji to kolejne obszary, które usprawniamy dzięki BeeOffice. W BeeOffice w jednym miejscu mamy pełną informację o zrealizowanych i planowanych urlopach dla kilkudziesięciu pracowników. Plan urlopów jest dostępny online, co znacznie ułatwia organizację pracy i zastępstw.
Andrzej Zabłotny, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Finansowy Meblik sp. z o.o.

Realizacja wniosku urlopowego

W BeeOffice przyjęliśmy zasadę, że każdy wniosek urlopowy musi otrzymać akceptację przełożonego danego pracownika. Ścieżka poszukiwania odpowiedniego przełożonego jest w systemie wykonywana w oparciu o zdefiniowaną strukturę organizacyjną. Jest to dokładnie ta sama struktura, która definiuje ścieżkę akceptacji również dla innych procesów decyzyjnych w BeeOffice, np. rozliczania delegacji czy akceptacji zapotrzebowań.

Gdy pracownik chce uzyskać zgodę na realizację konkretnego wniosku urlopowego, za pomocą jednego przycisku dokonuje jego aktywacji. Wykonanie tej operacji pociąga za sobą dwa skutki. Po pierwsze zmienia się status wniosku urlopowego, staje się on aktywowany i równocześnie niemożliwy do dalszej zmiany przez pracownika. Po drugie w BeeOffice uruchomiony zostaje proces workflow, który umieszcza nowy wpis w Infobox (skrzynce odbiorczej powiadomień w BeeOffice) przełożonego oraz opcjonalnie wysyła do niego wiadomości e-mail z informacją o aktywowaniu nowego wniosku urlopowego danego pracownika.

Przełożony może nowy wniosek zaakceptować bądź odrzucić. Odrzucenie spowoduje powrót wniosku urlopowego do statusu nowy, natomiast akceptacja jest równoznaczna z wyrażeniem zgody na urlop pracownika. W przypadku gdy BeeOffice jest połączony z systemem HR, następuje automatyczne przekazanie dla takiego systemu informacji o zaakceptowanym przez przełożonego nowym wniosku urlopowym.

Kolejne etapy życia wniosku są opcjonalne. Może on zostać zaksięgowany (a mówiąc precyzyjnie: jego status może się zmienić na zaksięgowany), co będzie potwierdzeniem przekazania wniosku do systemu HR, a na końcu rozliczony – co dla pracownika może nieść informację o tym, że uwzględniony został wpływ danego wniosku na jego płacę (jeśli taka zależność występuje).

Wprowadzenie elektronicznej ewidencji wniosków urlopowych w BeeOffice, prócz uporządkowania całego procesu, daje firmie wgląd w aktualne informacje o urlopach, pokazuje plany urlopowe w kolejnych miesiącach, ale również pozwala na natychmiastowe odszukanie informacji historycznych.

Uruchomienie interfejsu nie jest obowiązkowe – zarówno limity, jak i informacje o zaakceptowanych wnioskach urlopowych mogą być z BeeOffice eksportowane do plików Excel w celu dalszej analizy bądź ręcznego przeniesienia do innych systemów czy raportów.

W BeeOffice limity urlopowe są definiowane osobno dla każdego roku. Pozwala to na kontrolę wykorzystania urlopów z konkretnego roku. Jeśli pracownik ma do dyspozycji niewykorzystany limit urlopu z poprzednich lat, BeeOffice będzie go o tym informować w momencie wprowadzania nowego wniosku urlopowego. W BeeOffice można również uwzględnić występowanie różnych kalendarzy świąt, np. w firmie posiadającej oddziały za granicą. Konkretni pracownicy mogą mieć przypisane inne kalendarze, w których święta przypadają w innych dniach – próba złożenia wniosku o urlop w dniu wskazanym w kalendarzu jako dzień wolny od pracy jest sygnalizowana przez system odpowiednim komunikatem.

Wdrożenie

Po zdefiniowaniu struktury organizacyjnej i listy pracowników, dla których chcemy prowadzić zarządzanie urlopami, korzystanie z modułu urlopów wymaga wyłącznie wprowadzenia do BeeOffice dostępnych limitów urlopów. Informacja o limitach może być również pobierana z systemu HR automatycznie, z wykorzystaniem interfejsu.

W BeeOffice interfejs realizowany jest w postaci tzw. web services, które dają dostęp do wszystkich informacji zgromadzonych w bazie danych. Po wykonaniu tych czynności pozostaje przekazanie pracownikom informacji o nowym sposobie zarządzania wnioskami urlopowymi i… system jest gotowy do pracy produkcyjnej.

Łatwiej, szybciej, oszczędniej – z BeeOffice

Tak jak w wypadku innych funkcji BeeOffice, zarządzanie wnioskami urlopowymi jest operacją prostą i intuicyjną. Firma może dzięki systemowi osiągnąć spore oszczędności zarówno czasu, jak i materiałów biurowych – jeśli wcześniej wnioski urlopowe realizowane były w postaci dokumentów papierowych, na których potrzebne były podpisy.

W BeeOffice z dokładnością co do sekundy odnotowywane są informacje o autorze i czasie złożenia, akceptacji oraz dalszego przetwarzania wniosków – nie ma więc potrzeby przechowywania papierowych wersji wniosków, konieczności oczekiwania na dostępność decydentów, aby otrzymać podpis na papierku. Pracownicy nie muszą również z każdym wnioskiem chodzić do działu kadrowego, który widzi aktualny status wszystkich wniosków online. Dodatkową zaletą jest prezentacja informacji o dostępności osób w firmie – zaglądając do terminarza BeeOffice, można jednym spojrzeniem ocenić, czy pracownik planuje w konkretnym dniu urlop, czy też powinien być obecny w firmie.

BeeOffice – autorskie rozwiązanie SNP – to innowacyjny portal samoobsługi pracowniczej dla firmy każdej wielkości, umożliwiający codzienne oszczędności czasu pracowników i redukcję kosztów. Dostępne w chmurze rozwiązanie pozwala na wybór dowolnej kombinacji funkcji i modułów (m.in. Delegacje, Urlopy, Terminarz, Rezerwacje, Zapotrzebowania, Forum). BeeOffice to szybkie uruchomienie i łatwy rozwój o dedykowane funkcje, a także możliwość integracji z systemami HR i ERP. Rozwiązanie jest dostarczane i rozwijane w ramach SNP Software Factory – ośrodka kompetencyjnego SNP specjalizującego się w rozwoju oprogramowania.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:

Nasza oferta

Nasze referencje

Poradniki

Aktualności

Formularz kontaktowy





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Napisz maila lub zadzwoń

E-mail: office.pl@snpgroup.com
Tel. 61 827 7000

SNP Poland Sp. z o.o.

Centrala:
Złotniki, ul. Krzemowa 1
62-002 Suchy Las k. Poznania

Skontaktuj się z nami

W czym możemy pomóc?
Napisz do nas
Wyślij email
Zadzwoń





  1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
  2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
  3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
  4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
  5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
  6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
  7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

Kontakt ogólny do firmy
office.pl@snpgroup.com

Pytania o produkty i usługi
info.pl@snpgroup.com

Pytania na temat pracy i staży
kariera@snpgroup.com

61 827 70 00

Biuro jest czynne
od poniedziałku do piątku
w godz. 8:00 – 17:00