Harmonizacje

Harmonizacje systemów mogą być wykonywane w przypadku, gdy w przedsiębiorstwie wymagana jest reorganizacja obiektów kontrolingowych, połączenie jednostek gospodarczych, przeniesienie zakładów, zmiana planu kont itp. Są one często wymuszane zmianą uwarunkowań prawnych w kraju, gdzie prowadzona jest działalność gospodarcza, albo chęcią uporządkowania danych w celu zwiększenia efektywności raportowania. Mogą też służyć jako przygotowanie przed inną dużą zmianą systemową.

Harmonizacje systemów SAP cechują się wysokim stopniem skomplikowania procesu. Dotyczą one zazwyczaj czynności wykonywanych w obrębie jednego, istniejącego już systemu. Zakładają uporządkowanie danych względem określonych reguł, wykonywanych w odpowiedniej, ściśle zdefiniowanej sekwencji.

Rozwiązanie

W jednym z międzynarodowych koncernów SNP Poland (aktualnie All for One Poland) przeprowadziło projekt harmonizacji planu kont (ang. Chart of Accounts) dla kilkunastu spółek, których procesy finansowo-księgowe są realizowane w Shared Service Center. Celem konwersji kilku planów kont do jednego było ujednolicenie procesów oraz uproszczenie analizy sprawozdań finansowych dla spółek w regionie.

W realizacji projektu wykorzystano narzędzia transformacyjne SAP Landscape Transformation (SAP LT).

Wykorzystanie narzędzia SAP LT wiązało się z szeregiem korzyści:

  • harmonizacja planów kont obejmująca: konwersję planów kont, konta Księgi Głównej, wtórne rodzaje kosztów, grupy, warianty transakcji, programy,
  • unifikacja procesów finansowo-księgowych oraz uproszczenie analizy sprawozdań finansowych,
  • krótki czas niedostępności systemu produkcyjnego,
  • harmonizacja przeprowadzona w jeden weekend,
  • realizacja projektu na czas, w ramach budżetu oraz uzgodnionego zakresu.

SAP LT (Landscape Transformation)

Przebieg konwersji

Pierwsze spotkania projektowe konsultantów SNP i pracowników klienta zostały poświęcone zebraniu podstawowych wymagań odnośnie do realizacji prac. Zadania projektowe podzielono na fazy. W czasie trwania projektu, po każdej z zakończonych faz testów migracyjnych szczegółowy plan zadań był na bieżąco konsultowany i dostosowywany do realiów.

Fazy projektu:

Część I:

  • przygotowanie projektu;
  • plan biznesowy;

Część II:

  • realizacja (a) – dostosowanie konfiguracji systemu SAP, interfejsów i programów ABAP (praca na kopii systemu SAP) – zaplanowane i wykonane przez klienta;
  • realizacja (b) – konfiguracja i przygotowanie narzędzia SAP LT;
  • testy migracyjne (test jednostkowy + testy przygotowawcze);
  • produktywna konwersja systemu;
  • hypercare (+ wsparcie po zakończeniu okresu rozliczeniowego).

Jednym z kluczowych elementów poprawnej harmonizacji jest mapowanie kont – przypisanie do starego konta źródłowego nowego docelowego konta z grupowego planu kont. Przy operacji mapowania należało uwzględnić parametry sterujące kont na poziomie tzw. segmentu A (tabele SKA1, CSKA) i segmentu B (tabele SKB1, CSKB). Na etapie analizy powstała potrzeba utworzenia dodatkowych programów wspomagających analizę w czasie rzeczywistym.

W celu realizacji wymagań klienta zespół transformacyjny SNP (aktualnie All for One Poland) przygotował następujące programy wspomagające przygotowanie transformacji:

  • program przeszukujący kod kliencki w celu wyszukania ciągów zakodowanych na stałe (np. numery kont);
  • program analizujący mapowanie kont względem parametrów sterujących dla danego konta (dane podstawowe kont oraz składniki kosztów);
  • program porównujący wcześniej wyodrębnione dane podstawowe. Porównuje dane, które zostały przypisane do tego samego „konta docelowego” na podstawie konfiguracji.

Dzięki wykorzystaniu dodatkowych programów wykrywających niespójności mapowania kont możliwe było poprawne zmapowanie tysięcy kont źródłowych na właściwe konta docelowe.

Proces mapowania kont wiąże się z dużym zaangażowaniem pracowników po stronie klienta. Dlatego dobrą praktyką projektową jest zaplanowanie cyklicznych spotkań służących ustaleniu szczegółów, np. odnośnie do kont Księgi Głównej (ang. G/L account) oraz wtórnych rodzajów kosztów (ang. secondary cost elements).

Narzędzie transformacyjne sprawdza spójność mapowania planów kont:

  • istnienie starej wartości konta;
  • wielokrotne wprowadzenie tej samej starej wartości konta;
  • rzeczywiste przypisanie wprowadzonej jednostki gospodarczej do odpowiedniego planu kont.

Dodatkowo sprawdza kompletność mapowania i pozwala odpowiedzieć na pytania:

  • czy wszystkie konta Księgi Głównej i wtórne rodzaje kosztów są uwzględnione w mapowaniu jako wartości oryginalne?
  • czy wszystkie konta Księgi Głównej używane w jednostce gospodarczej są uwzględnione w mapowaniu jako wartości oryginalne?
  • czy wszystkie wtórne rodzaje kosztów, które są używane w uczestniczących obszarach kontrolnych, znajdują się w mapowaniu jako wartości oryginalne?

Dostarczony przez firmę SNP Poland program pozwalał na szybkie weryfikowanie spójności oraz kompletności mapowania na etapie każdej fazy testowej. Łącznie zmapowano kilkanaście tysięcy kont Księgi Głównej.

Konwersja planów kont

Ze względu na znaczną ilość konwertowanych danych w projektach harmonizacji obejmujących dużą liczbę kont, podmiotów i jednostek gospodarczych dużym wyzwaniem procesu konwersji jest zwykle czas niedostępności systemów dla harmonizacji produktywnej. W tym wypadku szacowany czas konwersji przy użyciu SAP LT w kroku runtime estimation (oszacowanie wykonania) wykazał, że transformacja powinna zakończyć się w czasie do 48 godzin. Tak też został zaplanowany czas przestoju systemu produktywnego. Wykorzystanie przez naszych konsultantów  dodatkowych faz testowych do  optymalizacji procesu konwersji pozwoliło na jej skrócenie. Ostatecznie cały proces konwersji planów kont zamknął się w 23 godzinach weekendu migracyjnego. Do tego sukcesu przyczynił się szczegółowy harmonogram zadań, a także ścisła współpraca zespołu migracyjnego. Warto podkreślić, że prace odbywały się zdalnie.

Projekty transformacji/harmonizacji planów kont (ang. Chart of Accounts) cechują się wysokim stopniem złożoności procesu. Sama transformacja zależy w dużym stopniu od poprawności mapowania kont/rodzajów kosztów, co przy ich dużej liczbie oraz dużej liczbie jednostek gospodarczych może stwarzać trudności.

Po zakończonej migracji konsultanci SNP byli do dyspozycji klienta w okresie wsparcia. W tym czasie aktywnie rozwiązywane były zgłoszenia błędów. Konsultanci brali także udział w zamknięciu miesiąca rozliczeniowego – to prawdziwy test poprawności wykonania konwersji.

W wyniku projektu uzyskano jeden grupowy plan kont, wraz z dostępem do danych historycznych (historia danych została dostosowana tak, jakby firma od zawsze wykorzystywała jeden spójny zespół kont, po starych planach kont ślad został jedynie w systemie archiwalnym).