Stadtwerk Winterthur: Migracja do S/4HANA

Transformacja vs triathlon

Jako fan triathlonu, przyrównałbym projekt transformacji do rywalizacji triathlonistów. Triathlon składa się z trzech konkurencji: pływanie, jazda na rowerze i bieganie wraz z dwoma strefami zmian. Czas zawodnika na mecie to suma wszystkich konkurencji oraz stref zmian. Sukces wymaga rzetelnego przygotowania do każdej z konkurencji, a dodatkowo – idealnego przeprowadzenia obydwu zmian. Dodajmy do tego dobre nawodnienie i pożywienie w trakcie całego wyścigu.

Firma SNP przy podejściu Bluefield łączy w sobie znane nam elementy triathlonu, gdzie poszczególne fazy projektu są realizowane w ramach TM (mass test). Implementacja obiektów transformacyjnych, eksport i import danych składa się na cykl fazy. Całość procesu transformacji, powtarzana w kilku fazach testowych, przygotowuje system SAP do szybkiej i bezpiecznej transformacji.

Tak jak w przypadku zawodników treningi oraz starty na zawodach przynoszą wymierne korzyści w postaci lepszych wyników, tak też podejście SNP Bluefield pozwala wypracować lepszy model konwersji do S/4HANA, przy użyciu gotowego oprogramowania SNP Transformation Backbone. Bluefield pozwala osiągnąć efekty niedostępne przy innych strategiach migracji na S/4HANA, w krótszym czasie i mniejszym kosztem, z niskim ryzykiem błędów.

SNP Bluefield – optymalne podejście do transformacji

Podejście Greenfield oznacza zwykle wdrożenie nowego systemu od podstaw, bez przeniesienia danych historycznych. Brownfield to podejście, które skupia się na konwersji istniejących funkcji i platformy do systemu S/4HANA z użyciem narzędzi takich jak Solution Manager. Tak ujęta migracja to bardziej upgrade techniczny do S/4, zaś wdrożenie nowych funkcji realizuje się w następnych krokach.

W rekomendowanym przez SNP podejściu Bluefield wykorzystujemy znane i sprawdzone elementy z obu poprzednich scenariuszy, łącząc oba te podejścia i oferujemy wszystkie metody wdrożenia systemu S/4HANA z każdą możliwą kombinacją – od transformacji istniejącego systemu, przez rozszerzenie systemu o nowe funkcjonalności po wdrożenie nowej księgi głównej. Wszystko możemy zaplanować w ramach jednego projektu, uruchamiając tzw. Empty Shella, na którego zostanie skonwertowany system do S/4HANA i następnie wykonać migrację danych klienta. W zależności od potrzeb, może to być migracja z pełną historią lub z historią selektywną (selective data transition).

Bluefield w Winthertur

Przykładem udanego wykorzystania podejścia Bluefield w praktyce jest migracja z SAP ERP do S/4HANA w firmie Stadtwerk Winterthur, zrealizowana w latach 2017-2018.

Firma zaczęła korzystać z systemu SAP w 2008 roku. Wdrożono wtedy system ERP, a następnie przez kolejne lata rozwijano go, wdrażając nowe funkcjonalności, m.in. analitykę (2009 r.) czy gospodarkę remontową i utrzymanie infrastruktury (PM – Plant Maintenance w 2014 r.). Ważnym krokiem była migracja SAP na bazę HANA, wykonana w 2016 r. W międzyczasie dokonywano upgrade’ów technicznych systemów, aż do EhP7.

W 2017 r. podjęto decyzję o zaplanowaniu migracji swoich systemów SAP do S/4HANA. Decyzja ta powiązana była ze zmianami na rynku energetycznym w Szwajcarii. Firma, aby utrzymać wiodąca pozycję lidera na otwartym rynku energetycznym, potrzebowała nowoczesnej, skalowalnej i elastycznej infrastruktury IT oraz platformy biznesowej umożliwiającej wdrażanie nowoczesnych funkcji biznesowych. Te zaś perspektywicznie mógł zapewnić tylko najnowszy system od SAP – S/4HANA.

Wyzwania projektowe

Migracja złożonego pejzażu SAP to zawsze projekt skomplikowany. Dodatkowym wyzwaniem było wymaganie Stadtwerk Winterthur co do czasu niedostępności systemu. Cały proces migracji systemu produktywnego miał zostać wykonany podczas przerwy weekendowej. W poniedziałek po weekendzie systemy musiały po prostu działać, aby uniknąć problemów z obsługą ludności – wystawianiem faktur, obsługą komunikacji miejskiej itd.

To dlatego zdecydowano się na podejście SNP Bluefield, które minimalizuje czas niedostępności systemu dla biznesu podczas migracji (Near Zero Downtime).

Plan migracji systemów

Prace projektowe rozpoczęto we wrześniu 2017 roku. Projekt został podzielony na 5 faz i rozpisany na 9 miesięcy. Czas potrzebny na realizację kolejnej fazy był krótszy od fazy poprzedniej, co jest potwierdzeniem tezy automatyzacji procesu transformacyjnego. W toku prac przygotowawczych ustalono, że infrastruktura ma zostać w dotychczasowym stanie i posiadać łatwą możliwość scenariusza awaryjnego, na wypadek, gdyby transformacja się nie powiodła, czyli do momentu potwierdzenia przez klienta poprawności migracji, utrzymywane były pełne stare dane.

Kluczowym założeniem projektu była więc duża koncentracja na testach, które stanowiły rodzaj bezpieczników dla zespołu projektowego. W pierwszych dwóch fazach TM 0 i TM 1 przeprowadzono testy techniczne i testy danych.

W kolejnej fazie Check 1709 Stadtwerk Winterthur przeprowadził testy wersji 17.09 systemy S/4. Klient zostawił sobie otwartą furtkę do wyboru wersji S/4HANA, na którą ostatecznie zostanie wykonana migracja. Była wówczas znana data, kiedy zostanie wydana nowa wersja systemu 17.09. Dokonano przetestowania tej wersji, nowych możliwości i funkcjonalności systemu w trakcie trwania migracji do systemu S/4. Na tej podstawie klient mógł podjąć decyzję, czy docelowo będzie to wersja 17.09, czy jednak starsza 16.10, która została zainicjowana w projekcie. W ramach tych działań wykonano test techniczny, w kolejnych fazach współpracowano ściśle z kluczowymi użytkownikami, którzy potwierdzali funkcjonalność i działanie systemu na etapie każdej kolejnej fazy testowej. Ostatecznie zdecydowano się na wersję 16.10.

Kolejna faza TM 3 – to znów testy danych i procesów, by zakończyć projekt fazą GoLive Check.

Równolegle z testami, przeprowadzono kompleksowe szkolenia dla użytkowników końcowych w oparciu o codzienne aktywności biznesowe. Zespół projektowy zadbał o odtworzenie wszystkich wykorzystywanych wcześniej aktywności użytkowników w docelowym systemie S/4HANA. Dodatkowo, zaimplementowano i przygotowano do użytku nowe aplikacje Fiori.

Wszystko było gotowe do docelowej migracji, zaplanowanej na weekend 23-24 czerwca 2018 roku.

Krajobraz po migracji

Zgodnie z planem, w poniedziałek 25 czerwca 2018 r. użytkownicy systemów Stadtwerk Winterthur rozpoczęli pracę na SAP S/4HANA. Klienci firmy, mieszkańcy Winterthur, nie odczuli w żaden sposób, że w weekend miała miejsce migracja systemów.

Migracja dotychczasowego systemu ERP i elementów powiązanych infrastruktury do systemu S/4HANA w wersji 16.10 powiodła się. Zgodnie z założeniami projektowymi, zachowano wszystkie istniejące funkcjonalności i dotychczasowe interfejsy. Dostosowano w systemach wszystkie procesy – zostały zaimplementowane, udokumentowane i zatwierdzone przez biznes. Zoptymalizowano przy tym infrastrukturę IT i wyczyszczono dane, zgodnie z założeniami zdefiniowanymi w fazie Blueprint.

Droga do wprowadzania innowacji w oparciu o nowy system S/4HANA została otwarta.

Artykuł powstał w oparciu o materiały przygotowane i zaprezentowane na konferencji SAP NOW w Sopocie, we wrześniu 2019 roku, której SNP było Złotym Partnerem. Prelegentami z ramienia SNP byli Michał Zemke (Business Landscape Transformation Consultant, SNP Poland) i Klaus Wesp (Transformation Management Director, SNP Schweiz).