Szybkie i sprawne wykonanie procesu w dużej mierze zależy od przekazywania informacji pomiędzy elementami i fazami procesu. W większości przekazanie informacji albo wręcz wykonanie pewnych etapów procesu w sposób automatyczny i systemowy pozwala na przyspieszenie i podniesienie efektywności całych dziedzin działalności firmy. Do tego właśnie służą mechanizmy workflow (SAP Business Workflow). Dobrze zamodelowany i zaimplementowany proces workflow pozwala nie tyko usprawnić i przyspieszyć działania, ale również uprzyjemnić pracę użytkownikom i w mniejszym stopniu angażować zasoby ludzkie.

SAP Business Workflow jest narzędziem umożliwiającym automatyzację i uporządkowanie działań w ramach procesów biznesowych, wspieranych przez system SAP. Osoby, uczestniczące w obsłudze procesu zamodelowanego w systemie, otrzymują elektroniczne powiadomienia (w postaci e-maili) zdarzeń zarejestrowanych w systemie oraz informacje o zadaniach, które powinni wykonać w związku z danym zdarzeniem.

Aby skorzystać z SAP Business Worklow, na istniejącym już w systemie SAP procesie „nadbudowujemy” tzw. scenariusz Workflow. Scenariusz Workflow precyzuje, przy jakich zdarzeniach, do kogo i jakie mają być gerenowane wiadomości i/lub zadania do wykonania.