SNP E-Teczki w SAP
Elektroniczne akta osobowe dla SAP HR i SuccessFactors
E-dokumentacja pracownicza: kolejny krok w digitalizacji HR
SNP E-Teczki w SAP to dodatek do systemów kadrowo-płacowych SAP (SAP HR/HCM, SuccessFactors), umożliwiający wdrożenie i utrzymanie dokumentacji pracowniczej firmy w formie cyfrowej (elektroniczne akta osobowe).
SNP E-Teczki zapewniają pracownikom działu HR i kierownikom liniowym możliwość tworzenia elektronicznych akt osobowych, poprzez przypisywanie dokumentów w postaci np. skanów, do odpowiednich typów dokumentów umieszczonych w dedykowanych częściach elektronicznych akt osobowych.
SNP E-Teczki w SAP dają możliwość konfiguracji jednolitego modelu, tzw. modelu elektronicznego, akt osobowych dostosowanego do potrzeb konkretnej organizacji. W rozwiązaniu SNP jest dostępna jednolita struktura akt osobowych w podziale na foldery (np. część A, B, C, D), podfoldery i typy dokumentów (np. umowy o pracę, świadectwa pracy itp.). Wykorzystany został standardowy mechanizm SAP do przechowywania dokumentów elektronicznych powiązanych z pracownikiem.
Kluczowe funkcje
Rozwiązanie SNP E-Teczki w SAP oferuje m.in.:
- repozytorium plikowe w SAP HR/SuccessFactors – gromadzenie dokumentów, wyszukiwanie, bezpieczeństwo (RODO), podgląd i udostępnianie;
- obsługa sekcji A, B, C i D teczki pracowniczej, zgodnie z wytycznymi rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej;
- obsługa sekcji dodatkowych – administrator ma możliwość dodawania własnych sekcji i przechowywania w nich dokumentów niewymaganych przepisami prawa;
- automatyczne usuwanie dokumentów i retencja – możliwość automatycznego usuwania zdefiniowanych typów dokumentów oraz całych teczek po określonym czasie. Usunięcie jest dwuetapowe – musi nastąpić akceptacja przez wyznaczonego użytkownika. Rozwiązanie SNP daje możliwość definiowania czasu dla usuwania różnych rodzajów dokumentów (okres retencji). W szczególności: wstrzymanie całkowitego usunięcia dla teczek z opisem „Sprawa w sądzie”, typ dokumentu: „Kary porządkowe” – okres retencji 1 rok, cała teczka: okres retencji 50 lub 10 lat od nadania statusu „archiwalna” (50 lat dla pracowników zatrudnionych przed 01.2019, 10 lat dla zatrudnionych po 01.2019); raportowanie – tworzenie raportów dotyczących dokumentów w E-Teczkach w celu kontroli statusów i czasu oznaczenia danym statusem, w celach wykazania przy kontroli regulatorów zewnętrznych;
- Podział dokumentów na obowiązkowe i nieobowiązkowe wraz z raportem kompletności danych.
Dowiedz się więcej
- Podstawa prawna
Od 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy, które wprowadzają wiele ułatwień dotyczących akt pracowniczych. Zmiany przepisów dają pracodawcy możliwość wyboru postaci przechowywania dokumentacji pracowniczej (wcześniej obowiązkowa była postać papierowa). Pracodawca sam decyduje, czy chce archiwizować dokumenty w postaci papierowej, czy elektronicznej. Oznacza to, że można zamienić dotychczasową dokumentację papierową na elektroniczną.
Nowe przepisy skracają również okres obowiązkowego przechowywania dokumentacji nowych pracowników z 50 do 10 lat. Ułatwienie to dotyczy akt pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r. To część pakietu #100ZmianDlaFirm.
Koszt przechowywania dokumentacji pracowniczej przez 50 lat i brak możliwości elektronicznego jej prowadzenia, od lat był wskazywany przez przedsiębiorców jako jedna z głównych biurokratycznych barier prowadzenia działalności gospodarczej.
- Dostęp i wyszukiwanie
W aplikacji SNP E-Teczki w SAP można nadać odpowiednie uprawnienia dla poszczególnych użytkowników systemu: kierowników, pracowników działu kadr i pozostałych pracowników.
Możliwe jest też ograniczanie uprawnień do poszczególnych typów dokumentów, np. kierownicy widzą tylko wybrane typy umów, a specjaliści w Dziale Kadr – wszystkie dokumenty.
- Integracja w środowisku SAP
W E-Teczkach SNP, dostęp do e-dokumentacji HR dla użytkowników jest możliwy zarówno przez SAP GUI, z aplikacji SAP Fiori, czy SuccessFactors.
- SAP GUI – SNP E-Teczki są zintegrowane ze standardową transakcją SAP (SAP HR/SAP HCM) do opracowywania danych PA20/PA30 – wejście do akt uzyskujemy poprzez specjalnie przygotowany infotyp ‘Wyświetlanie Akt Osobowych’.
- SAP Fiori/SAP SuccessFactors – E-Teczki są dostępne dla kierowników liniowych (podlegli pracownicy) oraz dla samych pracowników (w zakresie ich danych) poprzez dedykowany „kafelek”
- Wymagania techniczne
Instalacja E-Teczek SNP w środowisku SAP wymaga spełnienia następujących warunków technicznych: wersja systemu ECC 6.00 z Support Package 9 lub wyższym (SAP HR/HCM); lub subskrypcja SuccessFactors.
