BeeOffice Organizacja | All for One Poland

BeeOffice

Przyspiesz przepływ informacji i załatwianie spraw

Wprowadź porządek wewnątrz organizacji. Udostępnij pracownikom narzędzie do zgłaszania spraw pracowniczych i wniosków. Przypisuj sprawy do odpowiednich specjalistów i kontroluj ich załatwianie. Przyspiesz obieg informacji i podejmowanie decyzji.

Pracownicy i struktura

Firmowe who is who

Firmowe who is who: lista pracowników, ich zdjęcia, numery telefonów i pokoi. Wasza struktura w formie czytelnego drzewka. Wiadomo, kto jest kim i pod kogo podlega.

 

Moduł Pracownicy i struktura pełni dwojaką rolę. Z jednej strony jest jądrem aplikacji, niezbędnym do uruchomienia pozostałych modułów BeeOffice (ponieważ tutaj składowane są informacje o pracownikach i relacjach między nimi). Z drugiej strony stanowi funkcjonalność, która sama w sobie jest bardzo przydatna w organizacji.

Moduł jest firmowym who is who: odzwierciedlaniem Waszej struktury organizacyjnej i zbiorem informacji o ludziach, którzy ją tworzą. Każdy pracownik ma tu przypisane stanowisko, role oraz informacje takie jak numery telefonów czy pokoju. Każde stanowisko ma przypisanego pracownika. Abyście zawsze wiedzieli, kto jest kim, pod kogo podlega i jak się z nim skontaktować.

Czy wiesz, że… 2 godz. / tydzień: tyle czasu poświęca pracownik dużej firmy na zidentyfikowanie i dotarcie do właściwych osób w firmie, do których powinien się zwrócić z danymi sprawami

  • Struktura organizacyjna w formie przejrzystego drzewka, edytowalna i interaktywna
  • Możliwość wyszukiwania przypisania pracowników do zespołów i stanowisk w strukturze
  • Lista alfabetyczna z podstawowymi informacjami o wszystkich pracownikach w widoku jednej zwartej tabeli
  • Możliwość sortowania danych wyświetlanych w liście pracowników oraz wyszukiwania po nazwisku lub nazwie stanowiska, lub ich fragmencie a także po zdefiniowanych etykietach
  • Możliwość przejścia do widoku i edycji danych szczegółowych wybranego pracownika bezpośrednio z tabeli
  • Podgląd miejsca danego pracownika w strukturze firmy
  • Możliwość przechowywania w jednym miejscu wielu ważnych informacji o poszczególnych pracownikach, np. lokalizacji, numeru telefonu, urządzeń oddanych do dyspozycji, wykorzystywanych licencji IT, danych HR, załączników itp.
  • Odpowiednie dane dostępne do wglądu lub edycji tylko dla uprawnionych
  • Dla lepszego odzwierciedlenia struktury firmy, możliwość nadawania własnych nazw stanowiskom, działom itp.
  • Łatwy eksport danych do arkuszy Excel
  • Możliwość zdefiniowania dowolnej liczby dodatkowych cech użytkownika – w formie kolorowych etykiet z możliwością wyszukiwania i filtrowania po nich pracowników
  • Możliwość zbudowania interfejsu do systemów (np. ERP, HR, FK) już wykorzystywanych w firmie
  • Oszczędność czasu poświęcanego dotąd na szukanie osób i kontaktów do nich
  • Zwiększony komfort pracy przełożonych i podwładnych dzięki przejrzystości w strukturze i zależnościach służbowych
  • Zmniejszenie wrażenia anonimowości w dużych firmach – pracownicy mogą łatwo sprawdzić „kto jest kim” i jak wygląda
  • Wzrost motywacji i zaangażowania w pracę – dzięki lepszemu zrozumieniu własnego miejsca i roli w organizacji
  • Poprawa racjonalności decyzji kadrowych – dzięki łatwo dostępnej, precyzyjnej i aktualnej informacji
  • Szybkie przeszukiwanie listy pracowników po samodzielnie utworzonych właściwościach (etykiety pracowników)

Jak to działa?

Service Desk

Obsługa zgłoszeń serwisowych

Zgłoszenie, przypisanie osoby odpowiedzialnej, powiadomienia o zmianie statusu zgłoszenia. Porządek, prostota i satysfakcja pracowników. BeeOffice Service Desk to rozwiązanie, które w prosty sposób porządkuje obsługę wewnętrznych zgłoszeń serwisowych, niezależnie od ich przedmiotu (zgłoszenia IT, administracyjne, serwisowe, wnioski HR…).

 

W każdej organizacji pracownicy zgłaszają problemy i prośby do zespołów IT czy administracyjnych. Zacięła się drukarka, nie działa telefon, w łazience zepsuł się kran. Zgłoszenia dokonywane są różnymi drogami – telefonicznie, mailowo, ustnie… Często nie wiadomo, czy i kto zajął się problemem i na jakim etapie jest sprawa.

BeeOffice Service Desk wprowadza porządek do tego procesu. Pracownicy zgłaszają problem w systemie. Operator przydziela do zgłoszenia osobę odpowiedzialną. W systemie są wprowadzane informacje o zmianie statusu (pytania, wyjaśnienia, informacja o rozwiązaniu), zainteresowani otrzymują powiadomienia o zmianie statusu (jak wszystkie powiadomienia z BeeOffice – przez Infobox oraz e-mail).

Service Desk można wykorzystać również do komunikacji firmy z klientami, np. w centrach BPO czy dla uporządkowania procesów obsługi gwarancyjnej lub wsparcia użytkowników. Bez względu czy obsługujemy w ten sposób dziesiątki czy tysiące użytkowników, przejrzysty i wydajny system serwisowy zwiększy efektywność zespołu wsparcia i zadowolenie klientów.

Service Desk jest jednym z modułów BeeOffice, a więc korzysta z zalet integracji różnych funkcji w jednym miejscu: posługuje się jedną listą pracowników, zaś dostęp do niego jest kontrolowany uprawnieniami definiowanymi w ramach mechanizmu wspólnego dla wszystkich funkcji BeeOffice.

Czy wiesz, że… 250:średnio tyle miesięcznie zgłoszeń i problemów informatycznych i administracyjnych generuje 100-osobowy zespół pracowników biurowych

  • Zgłaszanie problemów i zapytań (wraz z opisem i załącznikami)
  • Przydzielanie osób odpowiedzialnych
  • Podgląd statusu sprawy online
  • Powiadomienia o zmianie statusu sprawy
  • Ocena satysfakcji z obsługi zgłoszenia
  • Raportowanie (czasy reakcji i obsługi zgłoszeń, poziom satysfakcji)
  • Podwyższenie jakości obsługi wewnętrznych procesów serwisowych
  • Oszczędność czasu (zarówno dla zgłaszających, jak i obsługujących zgłoszenia)
  • Poprawa wizerunku zespołów serwisowych w organizacji
  • Wyższa satysfakcja pracowników

Jak to działa?

Forum

Wirtualne centrum wymiany informacji

Ogłoszenia księgowości czy działu HR… lub tablica ogłoszeń prywatnych. Dostęp dla wszystkich lub wybranych użytkowników. Forum BeeOffice to prosty, uniwersalny mechanizm do wymiany informacji pomiędzy pracownikami.

W zależności od konfiguracji, może być wykorzystany jako baza wiedzy, forum dyskusyjne czy też tablica ogłoszeń. Poszczególne fora tematyczne mogą być dostępne dla wszystkich użytkowników BeeOffice w firmie, bądź tylko dla zdefiniowanej grupy czy zespołu.

Forum BeeOffice to zarówno platforma do przekazywania i wymiany informacji wewnątrzfirmowych, jak i sposób na budowanie więzi nieformalnych w ramach organizacji.

  • tworzenie dedykowanych forów poświęconych określonemu tematowi (np. Informacje od księgowości, Ogłoszenia HR, Prywatna tablica ogłoszeń sprzedam-kupię itd.)
  • umieszczanie postów i załączników w wątkach
  • różnicowanie uprawnień użytkowników w poszczególnych forach (w zakresie dostępu i możliwości dodawania treści)
  • powiadomienia mailowe o nowych postach (możliwość włączenia lub wyłączenia powiadomień, oraz określenia częstotliwości przesyłania powiadomień
  • szybki dostęp do ulubionych forów (lista Ulubione fora)
  • usprawnienie komunikacji wewnętrznej
  • rozwój kultury organizacyjnej
  • większa satysfakcja pracowników
  • wzmocnienie więzi nieformalnych

Jak to działa?

Infobox

Indywidualna lista spraw do załatwienia

Wnioski oczekujące na akceptację, informacje o zmianach statusu spraw. Wszystko w formie czytelnej i klikalnej listy. Klik, akceptacja i sprawa załatwiona. Infobox to rodzaj skrzynki odbiorczej, zbierającej w jednym miejscu nowe informacje istotne dla danego użytkownika.

 

Lista w Infobox prezentuje dwa rodzaje pozycji:

  • sprawy wymagające reakcji użytkownika (np. wniosek urlopowy Twojego podwładnego oczekuje na akceptację)
  • informacje o zmianie statusu sprawy (np. Twój wniosek zakupowy został zaakceptowany)

Klikając w daną pozycję, można przejść do szczegółów danej sprawy wykonując oczekiwaną czynność (np. akceptując wniosek urlopowy).

  • wszystkie istotne zdarzenia i informacje zbierane w jednym miejscu
  • wsparcie obsługi poszczególnych kroków w przetwarzaniu dowolnych rodzajów spraw (wnioski urlopowe, zakupowe, delegacje, rejestracja nowego wyposażenia firmowego itd.)
  • możliwość odwzorowania struktury uprawnień do podejmowania poszczególnych decyzji zgodnie z modelem działania danej organizacji
  • przyspieszenie obiegu informacji i pracy
  • sprawniejsza praca z BeeOffice
  • redukcja ryzyka „utknięcia” sprawy w wyniku błędu ludzkiego
  • uporządkowanie kwestii odpowiedzialności za podejmowanie określonych decyzji w organizacji
  • większa satysfakcja pracowników

Jak to działa?

Karty zadań

Uporządkuj rutynowe powtarzalne czynności

Nagrania, case studies i poradniki

Dowiedz się więcej na temat organizacji w Twojej firmie na podstawie naszych webinarów, poradników oraz case studies

Zobacz nagrania z prezentacji i webinarów

Case studies

Poradniki

Ankieta potrzeb BeeOffice

Jakie funkcje BeeOffice Państwa zainteresowały? Prosimy o kilka informacji, które pozwolą nam przygotować ofertę dla Państwa firmy.

Napisz do nas Zadzwoń Wyślij email






    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest All for One Poland sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: iod@all-for-one.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy All for One Poland sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. All for One Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    61 827 70 00

    Biuro jest czynne
    od poniedziałku do piątku
    w godz. 8:00 – 16:00 (CET)

    Kontakt ogólny do firmy
    office.pl@all-for-one.com

    Pytania o produkty i usługi
    info.pl@all-for-one.com

    Pytania na temat pracy i staży
    kariera@all-for-one.com

    This site is registered on wpml.org as a development site. Switch to a production site key to remove this banner.