Większość organizacji korzystających z systemu SAP HR prędzej czy później stanie przed potrzebą kopiowania danych kadrowo-płacowych na środowiska nieprodukcyjne (testowe i rozwojowe). Przy tworzeniu, konfigurowaniu i testowaniu oprogramowania zdarzają się sytuacje, w których trzeba pracować z danymi maksymalnie zbliżonymi do produkcyjnych. Dzięki testom na takich zbiorach możemy zminimalizować ryzyko przyszłych problemów – rozwiązania będą się analogicznie zachowywać w środowisku produkcyjnym. Czasem wręcz trzeba odtworzyć przypadek z systemu produkcyjnego na testowym w celu identyfikacji i naprawy błędu.
Wśród częstych zadań osób zarządzających systemami SAP HR warto wymienić:
- analizę wpływu aktualizacji HR na działające systemy;
- weryfikację i testowanie problematycznych przypadków;
- rozwój SAP HR poprzez konfigurowanie i dodawanie nowych funkcji;
- upgrade HR.
We wszystkich tych działaniach niezbędne jest narzędzie do kopiowania danych z systemu produkcyjnego na testowy.
W kontekście RODO, a w szczególności konsekwencji, które mogą spotkać firmę w przypadku naruszenia ustawy, kluczowe jest zapewnienie, że dane skopiowane na systemy nieprodukcyjne są poddane anonimizacji, czyli trwałemu uniemożliwieniu identyfikacji osoby fizycznej. Idąc dalej, można powiedzieć, że nie przetwarzamy już danych osobowych i nie musimy mieć podstawy prawnej do ich przetworzenia. Dzięki anonimizacji przetwarzanie i przechowywanie skopiowanych zbiorów na systemach testowych zostaje wyjęte poza zakres wymogów RODO (brak stosowania praw wynikających z art. 15-20 rozporządzenia).
Anonimizacja
Opis rozwiązania
SNP Poland od lat oferuje i wykorzystuje w swoich przedsięwzięciach aplikację HR Cloner, która efektywnie kopiuje i anonimizuje dane HR.
Dzięki zastosowaniu SNP HR Clonera różnorodność i złożoność przypadków testowych odpowiada autentycznym danym istniejącym w SAP HR, ale osoby testujące nowe funkcje systemu nie mają dostępu do prawdziwych danych pracowniczych. Tworzenie przypadków testowych jest łatwe, a dane osobowe pracowników bezpieczne.
Możliwe jest skopiowanie danych o pracownikach, wyników rozliczania listy płac i czasu pracy, obiektów struktury organizacyjnej oraz wybranych przez użytkownika tabel. Dane mogą zostać sklonowane przy użyciu połączenia RFC lub przez eksport z systemu źródłowego do pliku lokalnego, a następnie import z pliku do systemu docelowego.
Schemat działania aplikacji jest prosty. Klonowanie przeprowadzamy w dwóch krokach:
1) W systemie źródłowym wybieramy zakres danych, które chcemy skopiować, atrybuty anonimizacji oraz sposób transferu:
- jakie numery osobowe, infotypy, tabele klienckie, powiązania, wyniki listy płac i oceny czasu pracy
- jak będzie wyglądać docelowa numeracja pracowników?
- które typy informacji zostaną zanonimizowane
- czy zanonimizowane dane będą przenoszone na system docelowy w pliku, czy poprzez RFC.
2) W systemie docelowym importujemy dane (dotyczy transferu za pomocą plików) wskazując:
- jakie typy informacji mają zostać zaimportowane z paczki
- czy klonowane mają być również wyniki list płac i oceny czasu pracy?
Ekran wyboru danych pracowników do kopiowania
Ekran parametrów anonimizacji
Ekran definiowania zestawów anonimizacji
Dodatkowe funkcje SNP HR Clonera
Oprócz kopiowania danych (z anonimizacją), HR Cloner ułatwia tworzenie baz testowych na podstawie modelowego numeru osobowego. Jeśli chcemy przetestować nową funkcjonalność na licznej populacji numerów osobowych, możemy zarejestrować np. 5 fikcyjnych osób i za pomocą kilku kliknięć wygenerować setki lub tysiące klonów.
Jak każde tego typu narzędzie, HR Cloner umożliwia usuwanie lub nadpisywanie baz testowych, tak, by można było łatwo i szybko przeprowadzać kolejne iteracje testów.
Warto wspomnieć o jeszcze jednym zastosowaniu HR Clonera – wsparciu migracji danych HR. Aplikacja umożliwia przeniesienie danych produktywnych z jednego systemu na drugi.
