PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Jak zorganizować zespół ds. wyboru ERP? Jak zaplanować harmonogram przetargu?

Pierwsze kroki w przetargu na system ERP

Udostępnij
Drukuj:
Niepowodzenie wdrożenia systemu ERP często ma źródło w źle zorganizowanym procesie wyboru systemu i oferenta. Poniżej rekomendujemy – jak zdefiniować przedmiot przetargu, jak zorganizować zespół ds. przygotowania wdrożenia oraz jak zaplanować harmonogram przetargowy.
 

Dlaczego warto o tym pomyśleć przed rozpoczęciem wdrożenia?

Udane wdrożenia są poprzedzone umiejętnie zaplanowanym i zrealizowanym procesem przygotowania, obejmującym m.in. wybór systemu i firmy wdrożeniowej. By zrealizować w przyszłości cel, jakim jest uruchomienie sprawnie działającego systemu informatycznego, przynoszącego firmie realne korzyści biznesowe, przetarg musi być odpowiednio zorganizowany.

Musi więc powstać zespół ludzi z odpowiednimi kompetencjami, a proces przetargowy musi być przeprowadzany w sposób przemyślany, uporządkowany i zgodnie z realistycznie zaplanowanym harmonogramem.

Konsekwencją błędów popełnionych przy organizacji przetargu może być m.in.:

  • wybór niewłaściwej, niedoświadczonej firmy wdrożeniowej,
  • zbyt późno rozpoczęte wdrożenie (zbyt mało czasu na prace wdrożeniowe),
  • nierozpoczęcie wdrożenia w ogóle (ze względu na niedowład decyzyjny),
  • wdrożenie systemu niezgodnego z rzeczywistymi potrzebami firmy.

Co jest przedmiotem przetargu – wybieramy system czy tylko oferenta?

Na samym wstępie jest konieczne jasne określenie przedmiotu przetargu – czy wybieramy system i oferenta, czy też system jest już wybrany, a wybieramy tylko firmę wdrożeniową. Jednoznaczne rozstrzygnięcie tej kwestii jest istotne dla sprawnego i szybkiego przebiegu dalszych prac – m.in. przygotowania wstępnego zapytania ofertowego.

W wielu firmach właściciel, dominujący inwestor bądź też zagraniczna centrala posiadają preferencje co do systemu (np. korporacja we wszystkich krajach stosuje ten sam ERP) – w takiej sytuacji należy uwzględnić te preferencje już przy określaniu przedmiotu przetargu. Poniższa tabela ilustruje różne modele wpływu preferencji właścicielskich (lub nacisków centrali) na określenie przedmiotu przetargu.

Jak dobrze zorganizować zespół ds. wyboru systemu (przygotowania wdrożenia)?

Ze względu na zakres i wagę pracy do wykonania, do przygotowania firmy do wdrożenia ERP, w tym do przeprowadzenia przetargu na wdrożenie, konieczne jest powołanie specjalnego zespołu.

Ważne jest, aby osoby wchodzące w skład tego zespołu były jednocześnie trzonem zespołu, który pokieruje przyszłym wdrożeniem.

Wdrożenie ERP jest przedsięwzięciem w równym stopniu biznesowym, jak informatycznym. Dlatego niezwykle istotne jest, by szef zespołu ds. przygotowania wdrożenia (a w przyszłości kierownik wdrożenia) zarówno znał dobrze biznes przedsiębiorstwa, jak i posiadał (ogólną przynajmniej) wiedzę na temat technologii informatycznych.

Kompetencje biznesowe kierownika pozwalają tak zarządzać procesem przygotowania wdrożenia (a później procesem wdrożenia), by potrzeby biznesowe firmy zawsze były na pierwszym planie. Wiedza informatyczna natomiast jest gwarancją, że wybrane rozwiązania będą odpowiednie pod względem technologicznym. W praktyce szefami projektów są szefowie IT bądź też inne osoby, mające przygotowanie biznesowe (np. szef kontrolingu, szef logistyki).

Istotne, by w pracach zespołu była zaangażowana osoba decyzyjna z zarządu firmy. Tylko w ten sposób można zapewnić, że niezbędne dla procesu przetargowego decyzje będą podejmowane niezwłocznie, zgodnie z harmonogramem i w sposób wiążący.

Rekomendowane jest, by członek zarządu, zaangażowany w prace zespołu, był także podczas wdrożenia członkiem komitetu sterującego, który nadzoruje przebieg wdrożenia. Jako osoba współodpowiedzialna za wybór danego rozwiązania i partnera wdrożeniowego, zaznajomiona już z problematyką wdrożenia, będzie mogła właściwie nadzorować i weryfikować postępy prac wdrożeniowych – aż do uruchomienia systemu.

W prace zespołu należy też zaangażować również inne osoby, odpowiedzialne za poszczególne funkcje i działy w firmie (np. sprzedaż, planowanie produkcji). Powinny one aktywnie uczestniczyć w formułowaniu wymagań wobec systemu w swoim obszarze funkcjonalnym, a także oceniać, na ile proponowane rozwiązania odpowiadają sygnalizowanym przez nich potrzebom. Osoby te powinny znać nie tylko obecne potrzeby firmy w danym obszarze, ale także mieć wizję działania firmy za dwa – trzy lata. Brak zaangażowania takich osób stwarza realne niebezpieczeństwo – że wdrożony system owszem, będzie działać, ale nie będzie odpowiadał potrzebom firmy.

Rolą kierownika zespołu powinno też być powściąganie „zapędów” przyszłych użytkowników systemu

Wielu z nich na pytanie, jakie czynności w ich działaniach powinny być wspierane przez system, powie „wszystkie”, niemniej jednak trzeba sobie zdawać sprawę, że zwiększanie zakresu wdrożenia wiąże się ze wzrostem kosztów wdrożenia. Kierownik zespołu dba winien dbać, by poprawnie zidentyfikować te czynności czy procesy, których informatyzacja może przynieść realne usprawnienia i oszczędności.

Harmonogram przetargu – by nie przesadzić w żadną stronę

Decyzję o wdrożeniu ERP podejmuje się ze względu na oczekiwane korzyści biznesowe, tak więc przedłużanie stanu braku systemu oznacza dla firmy straty i utracone korzyści. Dlatego, aby niepotrzebnie nie przedłużać tego procesu, należy dokładnie określić czas na potrzebne działania. Poniżej przedstawiono przykład takiego harmonogramu.

Dogodnie jest uruchomić system (przynajmniej w obszarze finansów) z początkiem roku obrachunkowego firmy (najczęściej zgodnego z kalendarzowym) – wówczas stare księgi zamyka się w starym systemie, a nowe – otwiera się w nowym.

Dlatego dobrze, by harmonogram uwzględniał czas konieczny do ukończenia prac wdrożeniowych przed końcem roku finansowego firmy. Niemniej jednak uruchomienie systemu w trakcie trwania roku obrachunkowego jest możliwe, wymaga tylko kilku dodatkowych działań, takich jak uzgodnienia z audytorem finansowym.

Przykładowy harmonogram przetargu

Aby dotrzymać harmonogramu, należy pamiętać o konieczności zapewnienia odpowiedniego budżetu czasu osobom, które są kluczowe dla przetargu. Dotyczy to zwłaszcza kierownika zespołu ds. przygotowania wdrożenia. Również osoba z zarządu powinna zaplanować część swojego czasu, by móc zaangażować  się w prace zespołu.

Odpowiednio dobrany (i umocowany w zarządzie) skład zespołu ds. wyboru ERP, jasne określenie przedmiotu przetargu oraz umiejętnie i realnie zaplanowany harmonogram przetargowy są warunkiem dobrego przygotowania firmy do wdrożenia ERP. 

Etap Czas Produkt
Organizacja zespołu ds. przygotowania wdrożenia, przygotowanie harmonogramu i określenie przedmiotu przetargu

1-15 stycznia

(2 tygodnie)

Zorganizowany zespół, przygotowany harmonogram przetargu

Analiza potrzeb firmy i wymagań funkcjonalnych wobec ERP

 

16-31 stycznia

(2 tygodnie)

Opis potrzeb firmy i wymagań wobec ERP

 

Wstępna analiza dostępnych na rynku ERP i firm wdrożeniowych Szeroka lista ERP i oferentów (ok.7-8 firm), do których zostanie skierowane wstępne zapytanie ofertowe
Przygotowanie i wysyłka wstępnego zapytania ofertowego

1-7 lutego

(1 tydzień)

Wstępne zapytanie ofertowe wysłane do oferentów z szerokiej listy
Oferenci składają oferty wstępne. Analiza otrzymanych ofert wstępnych

8-28 lutego

(3 tygodnie)

Ograniczenie oferentów do krótkiej listy (trzech oferentów), zakwalifikowanych do dalszych rozmów
Prezentacje ERP/oferentów, wizyty referencyjne

1-21 marca

(3 tygodnie)

Uszczegółowienie wiedzy nt. rozwiązań, proponowanych przez oferentów z krótkiej listy
Przygotowanie zapytania ofertowego Dokument zapytania ofertowego wysłany do oferentów z krótkiej listy.
Firma odpowiada na szczegółowe pytania oferentów co do swoich potrzeb i wymagań. Oferenci przygotowują wiążące oferty

22 marca – 14 kwietnia

(3 tygodnie)

Wiążące oferty 3 oferentów złożone w firmie
Analiza złożonych ofert wiążących. Negocjacje handlowe z wybranymi oferentami. Negocjacje umowy

15-28 kwietnia

(2 tygodnie)

Wybór jednego oferenta wybranego systemu. Wynegocjowana umowa na dostawę i wdrożenie ERP
Właściwe prace wdrożeniowe koniec kwietnia – grudzień (ponad 8 miesięcy)
Rozpoczęcie użytkowania ERP od stycznia

 

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00