PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

Administracja SAP HR w dobrych rękach

Samodzielnie czy ze wsparciem zewnętrznym?

Udostępnij
Drukuj:
Bieżąca administracja firmowym systemem SAP HR jest dla wewnętrznych specjalistów bardzo obciążającym obowiązkiem. Tym większa wartość ze współpracy z zewnętrznym centrum kompetencyjnym.
 

Wdrożenie SAP w obszarze HR to poważne wyzwanie, zwłaszcza w firmie, która zatrudnia wielu pracowników i ma złożoną strukturę organizacyjną. Systemy związane z obsługą pracowniczą są newralgiczne dla działania każdej firmy.

Nic zatem dziwnego, że podczas startu produktywnego systemów HR-owych w najwyższej gotowości są wszyscy zaangażowani w projekt zarówno po stronie wdrażającego system, jak i partnera wdrożeniowego.

Gdy jednak pierwsze pensje zostaną prawidłowo naliczone i wpłyną na konta pracowników, wszystkie należności uregulowane, a kadrowa nie dzwoni co pięć minut do działu IT – można odetchnąć z ulgą. Wdrożenie zakończyło się sukcesem.

Po kliku miesiącach system się stabilizuje. Kończy się wsparcie powdrożeniowe. To jednak dopiero początek drogi. Prace nad utrzymaniem i rozwojem SAP-a – w każdym obszarze – są wpisane w plany IT firm pracujących z tym systemem.

Jak podkreśla Aleksandra Skotarczak-Luty, Lider Zespołu Rozwoju Kadr, kierująca teamem konsultantów wdrożeniowych HR w SNP, bieżące utrzymanie systemu SAP HR łączy się z koniecznością stałej pracy nad jego dostosowaniem do zmieniających się wymagań prawnych i realiów administracyjnych.

„Jako przykład można podać ostatnią zmianę wymaganą przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych. W styczniu 2008 r. ZUS ogłosił w komunikacie, że wszystkie dokumenty rozliczeniowe za styczeń mają być przygotowane wyłącznie w nowej wersji programu Płatnik.
Takie wymaganie wiązało się z aktualizacją konfiguracji systemu SAP HR dla wersji polskiej. Również zmiany ustaw mogą wymuszać modyfikacje systemu.
Tak było w przypadku zmiany z 2007 r. w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych dotyczącej obniżenia stawek składki rentowej.
Niezależnie od zmian prawnych, okresowo konieczna może być aktualizacja innych danych w systemie, chociażby w zakresie danych adresowych urzędów skarbowych, tak aby możliwe było drukowanie formularzy z poprawnymi danymi do instytucji zewnętrznych” – mówi Aleksandra Skotarczak-Luty.

Wszystko to powoduje, że gama problemów, z jakimi na co dzień musi się borykać administrator systemu SAP HR, jest dosyć zróżnicowana.

Samemu trudniej

Dlatego już na etapie przygotowania wdrożenia SAP HR warto odpowiedzieć sobie na pytanie, jak będzie później przebiegało bieżące wsparcie tego obszaru.

Taki model zastosowano w firmie ABB: „Przystępując do projektu SAP HR w ABB i w momencie startu produktywnego tego systemu, spółka nie miała dedykowanego pracownika w ramach wewnętrznego wsparcia Information Systems. Decyzja o skorzystaniu z zewnętrznego wsparcia aplikacyjnego w zakresie wsparcia SAP HR zapadła już na etapie przystąpienia do I fazy wdrożenia systemu” – podkreśla Magdalena Bielecka, Kierownik Zespołu Administracji Personalnej i Płac w ABB.

W przedsiębiorstwach, które już od dawna korzystają z SAP w zakresie HR, zadania związane z administrowaniem systemem często są przez pracowników odbierane jako dodatkowe, niezbyt wdzięczne obowiązki. Czas, jaki zajmuje im zdobycie doraźnie potrzebnych umiejętności lub wykonywanie rutynowych czynności, uznają za stracony. To powoduje, że prace administracyjne traktowane są jako zło konieczne. A takie podejście z kolei przekłada się na efekty.

Bywa też tak, że rutynowe działania bieżące są wykonywanie poprawnie, jednak brakuje wizji rozwoju systemu, brakuje wiedzy i umiejętności, by go rozwijać czy efektywnie wykorzystywać dostępne funkcjonalności.

Agnieszka Zalewska, IT Menedżer w Tchibo przyznaje: „SAP HR funkcjonuje w Tchibo od lat, system od dawna działał stabilnie – przy wsparciu zewnętrznych i własnych konsultantów. Niestety,
w ciągu ostatniego roku mieliśmy wrażenie, że nie był on w pełni wykorzystywany, użytkownicy borykali się z problemami, których rozwiązywanie własnymi siłami było czasochłonne i kłopotliwe”.

W centrali Tchibo pracują wysoko wykwalifikowani konsultanci SAP, mający także doświadczenie w obszarze HR, jednak nie mają oni wiedzy na temat polskiego prawa, co jest warunkiem koniecznym świadczenia usług wsparcia tego systemu.

To problem charakterystyczny dla wielu oddziałów międzynarodowych firm, które korzystają z korpora-cyjnego modelu SAP. Tchibo – podobnie jak wiele innych – stanęło przed dylematem: czy rozwijać własne kompetencje SAP w obszarze HR, czy może skorzystać z kompetencji firmy zewnętrznej w ra-mach umowy outsourcingowej.

Stwierdzenie, że „własne” jest lepsze, przestało już być pewnikiem w wielu przedsiębiorstwach. Utrzy-mywanie kompetencji w tak wąskim zakresie, jakim jest administracja jednym z obszarów SAP, w firmie, której podstawowa działalność koncentruje się na czymś zupełnie innym, jak choćby w sektorze FMCG – to bardzo kosztowne zadanie.

Obok kosztów mogą też pojawić się problemy związane z absencją lub odejściem naszego specjalisty. Łatwo sobie wyobrazić, jaki wpływ na naliczanie płac albo rozliczanie czasu pracy może mieć brak fachowca w razie awarii systemu czy konieczności wgrania uaktualnień.

Alternatywnym rozwiązaniem jest powierzenie administracji SAP HR zewnętrznemu, wyspecjalizowanemu dostawcy takiej usługi.

Zewnętrzne centrum kompetencyjne

W Dziale Usług Outsourcingowych SNP zespół specjalistów od administracji SAP HR na co dzień zajmuje się tym, co dla niektórych administratorów jest przykrą koniecznością – codzienną administracją systemów SAP HR klientów SNP. Konsultanci SNP pełnią więc rolę zewnętrznego centrum kompetencyjnego, będąc w stałej gotowości do pomocy klientom.

Pierwsza umowa serwisowa dotycząca SAP HR zo-stała przez SNP podpisana jeszcze w 2004 r. Szybko okazało się, że świadczenie usług serwisowych wymaga zupełnie innego podejścia niż realizacja usług wdrożeniowych. Stąd decyzja o utworzeniu w 2005 r. dedykowanego Zespołu Serwisu Aplikacyjnego SAP HR w Dziale Usług Outsourcingowych SNP.

Robert Gulczyński, Lider Serwisu Aplikacyjnego HR SNP, podkreśla: „W Dziale Konsultingu przeważa planowanie długookresowe, z rezerwacją zasobów do konkretnych zdań nawet na kilka miesięcy wprzód.
W przypadku usług serwisowych nie można przewidzieć zaistnienia określonej sytuacji i zarezerwować zasobów, a jedynie na podstawie statystyk przygotować się na wzmożoną liczbę zapytań w określonych dniach miesiąca czy roku. Plany długookresowe w Dziale Usług Outsourcingowych muszą więc uwzględniać dostępność konsultantów do realizacji zadań w bardzo krótkim, określonym w umowach czasie reakcji”.

W razie potrzeby – w przypadku zwiększonej liczby zapytań lub problemów mniej pilnych, a wymagających większego nakładu pracy (nowe funkcjonalności, większe prace dostosowawcze itp.).

Zespół Serwisu Aplikacyjnego SAP HR jest wspierany przez konsultantów wdrożeniowych z Działu Konsultingu. I – jak zapewnia Robert Gulczyński – „biorąc pod uwagę, że w Dziale Konsultingu SNP pracuje obecnie ponad 20 specjalistów wdrożeniowych, można śmiało stwierdzić, że jesteśmy w stanie zająć się każdym problemem zgłoszonym przez klienta. Z perspektywy czasu można powiedzieć, że decyzja o wydzieleniu zespołu serwisowego SAP HR była słuszna. Obecnie mamy podpisane umowy serwisowe z prawie 30 klientami i liczba ta stale rośnie”.

Magdalena Bielecka z ABB, zapytana o oczekiwania wobec zewnętrznego centrum kompetencyjnego, odpowiada: „Od zewnętrznego wsparcia aplikacyjnego oczekujemy szybkiej reakcji na nasze zgłoszenia oraz profesjonalnej obsługi, polegającej na merytorycznym i technicznym wsparciu oraz dostarczaniu tzw. best practices w zakresie zgłoszonego przez nas problemu”.

Siłą zespołu SNP dedykowanego do serwisowej obsługi klientów są wysokie kwalifikacje i doświadczenie konsultantów w obszarze HR.

„Nasi konsultanci serwisowi mają wieloletnie doświadczenie zdobyte podczas prowadzenia wdrożeń tego modułu. Te doświadczenia i wiedza są potwierdzone certyfikatami SAP w zakresie HR. Specjaliści serwisowi uczestniczą również  w wybranych projektach wdrożeniowych oraz  w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych. Dzięki temu stale podnosimy nasze kwalifikacje  i jesteśmy na bieżąco, jeśli chodzi o stan prawny i praktykę biznesową w zakresie HR” – podkreśla Robert Gulczyński.

Kompetencje na żądanie

Modele współpracy outsourcingowej bywają różne, jednak podstawową zasadą działania centrum kompetencyjnego SNP w zakresie SAP HR jest świadczenie wsparcia użytkowników kluczowych lub końcowych systemu SAP oraz zapewnienie ciągłości funkcjonowania modułu HR.

Zespół konsultantów wsparcia jest dostępny co-dziennie w godz. 8-17 (a na życzenie klientów podczas naliczania płac nawet do godz. 20), zapewniając natychmiastową reakcję na zgłoszenie. Wynika to zresztą z warunków umowy SLA, która zwykle zakłada bardzo krótki czas obsługi zgłoszenia.

Choć zgłoszenia są przyjmowane również mailowo i telefonicznie, preferowaną formą kontaktu z konsultantami jest internetowy system helpdeskowy – dedykowana aplikacja do obsługi zgłoszeń serwisowych. Dzięki takiemu systemowi z czasem powstaje bogata baza wiedzy na temat systemu danego klienta, dostępna dla konsultantów SNP i użytkowników klienta.

Na podstawie archiwalnych zgłoszeń i opisów rozwiązań można nie tylko ustalić stan danego problemu czy znaleźć rozwiązanie dla podobnego problemu w przyszłości, ale także określić potrzeby szkoleniowe czy zaplanować kierunki rozwoju systemu SAP.

Efektywną komunikację pomiędzy pracownikami klienta i serwisem SNP gwarantuje zasada jednego punktu kontaktu tzw. SPOC (z ang. Single Point of Contact). Oznacza to, że wsparcie jest koordynowane przez dedykowaną osobę z SNP, która odpowiada za przekazywanie zgłoszenia do odpowiedniego konsultanta.

W podobny sposób mogą być przez klienta zgłaszane również prace wykraczające poza umowę serwisową. Znalezienie osoby z odpowiednimi kompetencjami, która wykona prace rozwojowe, leży po stronie SNP, a Zespół Serwisu Aplikacyjnego HR jest na bieżąco informowany o zmianach w administrowanych systemach. Nowa funkcjonalność jest płynnie przekazywana i włączana w zakres serwisu.

Wybrani klienci SNP Poland w zakresie serwisu splikacyjnego SAP HR

  • ABB
  • Elite Cafe
  • Grupa Metro
  • Hochland
  • ING Bank Śląski
  • Kompania Piwowarska
  • Kopernik
  • Media Regionalne
  • Opoczno
  • Praktiker
  • Tchibo
  • Wolters Kluwer Polska

Podwyższona gotowość

Zakres zagadnień, obsługiwanych przez konsultantów serwisowych SNP, jest bardzo szeroki i często zależy od indywidualnego podejścia klienta.

„Do SNP najczęściej zgłaszamy te problemy, których użytkownik końcowy nie jest w stanie rozwiązać we własnym zakresie. Dotyczą one przede wszystkim modyfikacji systemu pod kątem zmieniających się w spółce przepisów wewnątrzzakładowych. Często wymagają one modyfikacji technicznych i/lub konfiguracyjnych systemu i wiążą się z zapisywaniem tych zmian w transportach” – mówi Magdalena Bielecka z ABB.

Agnieszka Zalewska z Tchibo, które korzysta z serwisu SAP HR od połowy 2007 r., komentuje: „Najczęstsze problemy zgłaszane do zespołu serwisowego SNP dotyczą dostosowania zbiorów informacji, problemów z obsługą infotypów, zaokrągleniami podatków, naliczaniem listy płac, dni urlopowych, itp. Po wgraniu comiesięcznych uzupełnień LCP czy poprawek zwykle konieczne jest dostosowanie systemu.
W rękach wewnętrznego administratora Tchibo pozostała opieka nad systemem w zakresie Basis – użytkownicy, wgrywanie poprawek, zmian legislacyjnych, nadzór i monitorowanie. Natomiast cały obszar związany z bezpośrednim wsparciem użytkowników i rozwiązywaniem problemów z dokumentami, listą płac, naliczaniem urlopów, itp. znalazł się pod opieką centrum kompetencyjnego SNP”.

„To częsty model współpracy – podkreśla Robert Gulczyński. – Dlatego też dni, w których nasi klienci naliczają płace, oznaczają dla nas stan podwyższonej gotowości. To właśnie wtedy przyjmujemy najwięcej zgłoszeń i realizujemy największą liczbę zleceń. Innym gorącym okresem jest koniec roku. Krótki grudzień (święta Bożego Narodzenia), zamknięcie roku (rozliczenie roczne PIT) oraz częste zmiany legislacyjne powodują, że liczba czynności do wykonania w obszarze HR w tym okresie jest znaczna”.

Po prostu efektywniej

Dodatkową korzyścią z obsługi przez zewnętrzne centrum kompetencyjne jest stałe podnoszenie kwalifikacji użytkowników kluczowych, co może się przyczynić do lepszego wykorzystania możliwości systemu SAP oraz do zwiększenia efektywności pracy użytkowników końcowych systemu.

Opinię tę potwierdza Agnieszka Zalewska: „Współpraca z konsultantami serwisowymi SNP pozwoliła użytkownikom na zdecydowanie efektywniejszą pracę. Bieżące problemy rozwiązywane są bardzo sprawnie. Specjaliści z SNP wskazują nowe rozwiązania starych problemów i liczne usprawnienia. W każdej, nawet błahej sprawie nasi pracownicy mogą po prostu zapytać konsultanta SNP, zamiast godzinami szukać rozwiązania we własnym zakresie”.

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00