PL EN
Najlepsze praktyki zarządzania usługami SAP

Dedykowana organizacja serwisowa SNP zapewnia jakość i ciągłość obsługi kontraktów SAP Managed Services. Pracujemy w oparciu o standardy ISO 20000 i ISO 27001. Posiadamy certyfikat PCoE - SAP Partner Center of Expertise.

SNP Poland to lider rynku usług SAP w Polsce.
Zapewniamy pełen zakres wdrożeń, rozwoju i utrzymania systemów SAP. Dostarczamy usługi bezpieczeństwa IT i rozwoju oprogramowania. Do 2017 roku działaliśmy jako BCC.

Jesteśmy częścią Grupy SNP – wiodącego światowego dostawcy rozwiązań do transformacji środowisk SAP.

Od 1995 roku zrealizowaliśmy z sukcesem setki projektów IT w Polsce i kilkudziesięciu innych krajach.

Nasi eksperci przedstawiają najciekawsze rozwiązania i nowości ze świata IT.

Zobacz archiwum nagrań z webinarów, zarejestruj się na kolejne edycje.

Zobacz nadchodzące webinary:

    Brak wyników

Dlaczego uważamy, że SNP Poland jest dobrym pracodawcą? Bo łączymy cechy rzadko spotykane w jednej organizacji - duże możliwości rozwoju, a zarazem dobrą atmosferę i elastyczność środowiska pracy. Dowiedz się więcej, na czym to polega w praktyce!

SAP Business Workflow w procesach gospodarki materiałowej

Usprawnić procesy w SAP MM

Udostępnij
Drukuj:
Technologia SAP Business Workflow pozwala usprawnić przebieg procesów, które posiadają trzy cechy: są powtarzalne, wymagają udziału wielu osób oraz mają dobrze określoną sekwencję. Mogą to być proste lub złożone procesy. W SAP MM istnieją co najmniej trzy obszary spełniające powyższe kryteria, które można znacznie usprawnić za pomocą SAP Business Workflow. Są to: tworzenie danych podstawowych; zatwierdzanie dokumentów zaopatrzenia oraz weryfikacja faktur.
 

Tworzenie danych podstawowych

Pierwszy obszar, w którym technologia SAP Business Workflow (dalej workflow) może istotnie polepszyć przebieg procesów, to tworzenie danych podstawowych. Najlepszym kandydatem jest proces opracowania danych podstawowych indeksu materiałowego w SAP. Indeks materiałowy jest bowiem centralnym punktem, z którego kopiowane są domyślne wartości do dokumentów oraz który kontroluje przebieg procesów w wielu modułach, takich jak sprzedaż, zaopatrzenie itd. Liczba pól z odrębnych obszarów merytorycznych do opracowania jest bardzo duża, dlatego najczęściej wymaga udziału wielu osób. Indeksy tworzone są także dość często. Jest to zatem proces doskonale nadający się do implementacji za pomocą workflow.

Najczęściej realizowany jest proces bliski standardowej logice opracowania indeksu materiałowego, który polega na współbieżnym opracowaniu tzw. wglądów indeksu materiałowego. Workflow w tym przypadku dba o rozesłanie zadań opracowania wglądów do odpowiednich odbiorców, np. wgląd Zaopatrzenie trafia do kupca, a inne wglądy do innych osób. Indeks jest aktywowany dopiero w momencie, gdy wszyscy opracują dane, za które są odpowiedzialni, poprzez automatyczną zmianę statusu.

Wartość dodana tego rozwiązania jest bardzo duża, mimo jego prostoty. Mamy bowiem gwarancję, że właściwe osoby otrzymują zadanie opracowania wglądów natychmiast, gdy taka potrzeba się pojawia, czego efektem jest szybkie opracowanie wszystkich wymaganych danych. To zaś prowadzi do bezproblemowego przetwarzania indeksu materiałowego w procesach, gdyż nie wystąpią sytuacje związane z brakiem odpowiednich danych, np. umieszczenie indeksu w zamówieniu nie zostanie nigdy zatrzymane ze względu na brak opracowania wglądu Zaopatrzenie (po zaktywowaniu indeksu). W celu przybliżenia logiki rozwiązania opisany został poniżej konkretny przykład.

Przykład 1. Tworzenie wglądów indeksu materiałowego

Załóżmy, że do poprawnego funkcjonowania w systemie surowiec wymaga czterech wglądów: Dane Podstawowe, Zaopatrzenie, Ogólne Dane Zakładu/Magazynowanie, Rachunkowość. Workflow uruchamiany jest automatycznie w momencie zapisania wglądu Dane Podstawowe przez technologa. Workflow współbieżnie rozsyła trzy zadania: zadanie opracowania wglądu Zaopatrzenie do kupca, wglądu Rachunkowość do specjalisty zajmującego się wyceną zapasów oraz wglądu Ogólne Dane Zakładu/Magazynowanie do kierownika magazynu.

W momencie, kiedy wszystkie osoby zakończą opracowanie wglądów, system poprzez e-mail wysyła powiadomienie do technologa o zakończeniu procesu – w tym momencie indeks materiałowy jest gotowy i może być produkcyjnie używany w systemie. Diagram procesu przedstawiony jest na schemacie poniżej.

Workflow indeksu materiałowego a centralizacja działań

Inny typ procesu workflow opracowania indeksu materiałowego wynika z biznesowego wymagania centralizacji funkcji opracowania danych podstawowych, na przykład gdy firma wdraża Centrum Usług Wspólnych. W tym przypadku workflow służy do przeniesienia wniosku o nowe dane podstawowe od osób wnioskujących, np. technologów, do osoby odpowiedzialnej za dane podstawowe w CUW.

W takim modelu workflow jest niezbędnym narzędziem komunikacyjnym. Istotnym elementem w tej odmianie procesu workflow jest sposób zaimplementowania wspomnianego powyżej wniosku o dane podstawowe – możliwe są dwa warianty: wniosek jest nowym obiektem w systemie SAP lub jest plikiem zewnętrznym, np. plikiem Excel. Dla jednego ze swoich klientów SNP zaimplementowało zaawansowane rozwiązanie bazujące na pliku Excel. Do ładowania wniosku do systemu i wysyłania go procesem workflow powstała nowa transakcja w SAP, która została pokazana poniżej. Po akceptacji w CUW plik Excel może posłużyć do automatycznego wygenerowania indeksu materiałowego (bez potrzeby przepisywania).

Zazwyczaj samo utworzenie indeksu materiałowego nie jest wystarczające. Często istnieje konieczność opracowania szeregu innych danych podstawowych powiązanych z indeksem. Workflow tworzenia indeksu materiałowego można rozbudować tak, by były tworzone wszystkie wymagane dane. Na przykład wyrób gotowy wymaga dodatkowo utworzenia specyfikacji (Bill Of Material), marszruty produkcyjnej, wersji produkcji, zbieracza kosztów, wykonania kalkulacji i zwolnienia ceny standardowej.

Wszystkie tego typu zadania można zintegrować w jednym procesie workflow. Bardzo ważna jest w tym przypadku kolejność działań. Nie można na przykład utworzyć wersji produkcji, nie posiadając uzupełnionej specyfikacji. Jest to kryterium, które kwalifikuje taki proces do implementacji poprzez workflow.

Zatwierdzanie dokumentów zaopatrzenia

Kolejnym obszarem, w którym workflow doskonale się sprawdza, są wszelkiego rodzaju procesy związane z zatwierdzaniem dokumentów. Takie procesy są z reguły powtarzalne, wymagają udziału wielu osób (wnioskujący i wielu zatwierdzających) i zawsze mają dobrze określoną kolejność zatwierdzeń. W module gospodarki materiałowej znajduje się standardowa konfigurowalna funkcjonalność tzw. strategii zatwierdzania, służąca do zatwierdzania dokumentów zaopatrzenia, którą można zintegrować z workflow.

System SAP zawiera gotowy workflow, który można uruchomić razem ze strategiami zatwierdzania, lecz jest on bardzo ubogi. Standardowy workflow pozwala de facto tylko wykonywać akceptacje według zadanej „drabinki” zatwierdzania. Jednakże bazując na standardowym workflow, można ten proces wydatnie wzbogacić o różne ciekawe elementy i funkcje, na przykład:

  • dokładne opisy: kto jest wnioskującym (imię, nazwisko), numer i rodzaj dokumentu, całkowita wartość dokumentu, odpowiedzialny dział zaopatrzenia i grupa zaopatrzeniowa itd.;
  • kontrola terminu akceptacji biorąca pod uwagę czas pracy i święta oraz dni wolne od pracy, np. termin 8 godzin przy założeniu czasu pracy między godz. 7.00 a 17.00 dla zadania zatwierdzenia, które pojawia się w piątek o 15.00, spowoduje przeterminowanie zadania w poniedziałek o 13.00;
  • przesłanie zadania zatwierdzania do przełożonego, jeśli właściwy akceptant nie wykona swojego zadania w wyznaczonym czasie;
  • informowanie wnioskującego na bieżąco o podjętych decyzjach poprzez e-mail;
  • w przypadku odrzucenia uruchomienie dla akceptanta prostego edytora umożliwiającego szybkie poinformowanie wnioskującego (na e-mail) o podjętej decyzji;
  • w przypadku odrzucenia umożliwienie wnioskującemu edycji dokumentu z poziomu workflow, ponowne przedłożenie dokumentu do zatwierdzenia wraz z uzasadnieniem bądź wycofanie dokumentu.

SNP posiada doświadczenie w realizacji wielu różnorodnych ulepszeń procesu zatwierdzania dokumentów zaopatrzenia, a te wymienione powyżej stanowią tylko ich podzbiór. Praktycznie podczas każdej implementacji opisany proces przechodzi metamorfozę, tak by spełnić zróżnicowane wymagania klienta (są pewne ograniczenia związane z tym, że za mechanizmem stoi standardowa konfiguracja; oczywiście jest również możliwość utworzenia całkowicie niezależnego workflow, choć praktykuje się to rzadko).

Weryfikacja faktury

Implementacja workflow (tutaj rozumianego ogólnie – nie jako workflow w SAP) przynosi przedsiębiorstwom największe korzyści w obszarze weryfikacji faktur. Dlatego workflow w tym obszarze jest ostatnio bardzo pożądaną funkcjonalnością i coraz więcej organizacji decyduje się na wdrożenie rozwiązania tej klasy. Zalety posiadania elektronicznego obiegu dokumentów są bowiem oczywiste: znaczne usprawnienie procesu poprzez jego uporządkowanie i ustrukturyzowanie, szybka archiwizacja dokumentów fizycznych, możliwość natychmiastowego wglądu w elektroniczną kopię dokumentu itd.

Najczęściej spotykane są dwa warianty implementacji workflow dla faktur (gdzie system SAP jest docelowym systemem księgowym):

  • Proces workflow realizowany jest przez zewnętrzne dedykowane narzędzie, w SAP zaś poprzez interfejs ładowany jest dokument faktury gotowy do finalnego zaksięgowania. Na rynku dostępnych jest wiele takich zewnętrznych systemów, które można zintegrować z SAP. Ponieważ niniejszy artykuł traktuje o technologii SAP Business Workflow, ten wariant nie będzie dalej szczegółowo opisywany.
  • Proces workflow realizowany jest wewnątrz systemu SAP poprzez użycie technologii SAP Business Workflow oraz ArchiveLink. Ten wariant można dalej podzielić ze względu na sposób wprowadzenia dokumentu do systemu SAP: ręczny lub poprzez zewnętrzny system skanujący (potencjalnie z możliwością rozpoznawania znaków OCR – Optical Character Recognition).

Proces workflow weryfikacji faktury zaimplementowany w SAP składa się najczęściej z następujących kroków (założony jest tutaj najprostszy wariant, w którym dokument wprowadzany jest ręcznie):

  • wprowadzenie dokumentu elektronicznego do repozytorium (na tzw. Content Server);
  • wstępne wprowadzenie dokumentu systemowego;
  • połączenie dokumentu systemowego z elektroniczną kopią z repozytorium – wykonuje system;
  • uzupełnienie dokumentu;
  • zatwierdzanie dokumentu spełniającego określone kryteria, np. limity kwotowe (opcjonalnie);
  • zaksięgowanie dokumentu;
  • blokada dokumentu do płatności w przypadku wystąpienia różnic ilościowych i/lub wartościowych;
  • przetworzenie różnic ilościowych i/lub wartościowych, o ile takowe wystąpiły;
  • odblokowanie dokumentu do płatności, jeśli był zablokowany ze względu na różnice.

Dwa pierwsze kroki można połączyć w jeden – wówczas osoba wprowadzająca dokument elektroniczny jest również zobowiązana utworzyć dokument systemowy w trybie wstępnego wprowadzenia. Standardowa funkcjonalność SAP wspiera trzy statusy dokumentu faktury:

  • wstępnie wprowadzony (możliwość wprowadzenia tylko nagłówka),
  • wstępnie wprowadzony – kompletny,
  • zaksięgowany.

Prawidłowo zaimplementowany workflow powinien czynić użytek z tych standardowych statusów, gdyż gwarantuje to poprawność i spójność procesu z systemem standardowym. W celu lepszego zobrazowania procesu workflow opisany został poniżej konkretny przykład.

Przykład 2. Workflow dla faktur

Faktury odbierane są w sekretariacie. Sekretarka skanuje dokument i otrzymawszy elektroniczną kopię na pulpicie systemu operacyjnego, wgrywa ją do SAP za pomocą specjalnej transakcji – techniką przeciągnij i upuść. Dokument w postaci elektronicznej jest archiwizowany, uruchamiany jest proces workflow w SAP, a dokument fizyczny trafia bezpośrednio do księgowości i nie krąży po firmie.

Pierwszym uczestnikiem procesu jest młodszy księgowy/referent bądź inna wskazana osoba, która otrzymuje zadanie w SAP – ma po pierwsze wstępnie wprowadzić dokument systemowy (na podstawie kopii elektronicznej, która pokazuje się na ekranie w drugim oknie), czyli przynajmniej wprowadzić nagłówek, to jest datę faktury, pełną kwotę brutto, wystawcę faktury itd., a po drugie wskazać osobę, która dokona uzupełnienia i weryfikacji faktury.

Połączenie dokumentu systemowego z elektroniczną kopią w repozytorium następuje samoistnie w tle, podczas operacji zapisania. Elektroniczna kopia widoczna jest jako załącznik do dokumentu systemowego. Następnie workflow wysyła zadanie do osoby wskazanej jako uzupełniająca, może to być np. kierownik działu IT (jeśli faktura dotyczyła sprzętu komputerowego). Kierownik działu IT wprowadza pozycje poprzez wprowadzenie referencji do dokumentu zamówienia oraz znajduje i poprawia pozycje niezgodne, o ile młodszy księgowy nie zrobił tego wcześniej.

Oczywiście w każdej chwili jest możliwość wyświetlenia faktury w postaci elektronicznej. Jeśli np. kierownik IT stwierdzi, że faktura nie należy do niego, to wprowadza nową osobę uzupełniającą i odrzuca dokument. Jeśli nie wie, do kogo powinien go zwrócić, wykonuje po prostu odrzucenie, bez wskazania nowej osoby uzupełniającej. W takim wypadku workflow wraca do młodszego księgowego/referenta.

Osoba uzupełniająca może również mieć uprawnienia do zmiany danych dekretacji w przypadku faktury kosztowej (MPK/zlecenie CO itp.), o ile jest to dozwolone. Zakończenie uzupełniania dokumentu potwierdzane jest zapisaniem go jako kompletnego. Faktura ostatecznie trafia do księgowego odpowiedzialnego za księgowanie faktur. Weryfikuje on dokument i może albo zaksięgować fakturę, albo ją odrzucić z powrotem do osoby uzupełniającej dokument w kroku wcześniejszym, w celu dalszego wyjaśnienia.

W momencie księgowania system sprawdza, czy przekroczone zostały tolerancje dla różnic wartościowych oraz ilościowych – jeśli tak, następuje automatyczna blokada do płatności. Workflow wysyła zadanie do osoby odpowiedzialnej za wyjaśnienie różnic. Różnice ilościowe wymagają dodatkowego dokumentu PZ bądź żądania korekty ilościowej; wartościowe wymagają zmiany zamówienia bądź żądania korekty wartościowej. Osobą odpowiedzialną za wyjaśnienie różnic może być ta sama osoba, która dokonuje uzupełnienia dokumentu systemowego, ale może to być również inna osoba. Po wyjaśnieniu różnic następuje odblokowanie faktury do płatności.

Proces workflow się kończy. Diagram procesu został przedstawiony na schemacie poniżej.

Przedstawiony przykład jest oczywiście poglądowy, niemniej daje pewne wyobrażenie, jak może wyglądać proces workflow weryfikacji faktur odbywający się w systemie SAP. Opisując obszar weryfikacji faktur, należy również wspomnieć o gotowych rozwiązaniach, które są dostępne na rynku. Przykładem takiego produktu jest pakiet Vendor Invoice Management firmy OpenText. Tego typu rozwiązania mają do zaoferowania wiele ciekawych funkcji i są bardzo dobrze zintegrowane z systemem standardowym.

Niestandardowe możliwości workflow

W niniejszym artykule zostały przedstawione przykłady niestandardowych rozwiązań workflow w gospodarce materiałowej. Opisane zostały procesy workflow tworzenia indeksu materiałowego w obszarze zarządzania danymi podstawowymi. Oczywiście nie jest to jedyny proces, który można usprawnić za pomocą workflow – także tworzenie dostawców czy odbiorców może zostać ulepszone. Workflow sprawdza się również w zatwierdzaniu dokumentów zaopatrzenia, takich jak zamówienie czy zgłoszenie zapotrzebowania. System standardowy wprawdzie dostarcza predefiniowany workflow do tego celu, niemniej można go wydatnie ulepszyć, implementując opisane funkcje.

Przedstawione zostały również możliwości implementacji workflow w obszarze weryfikacji faktur. W każdym z obszarów zastosowanie technologii SAP Business Workflow może przynieść znaczące korzyści w postaci usprawnienia procesów. Takie procesy przebiegają szybciej, gdyż mają określoną strukturę i system dba o ich wykonanie, można je także łatwo śledzić oraz monitorować za pomocą narzędzi dostępnych w systemie. Użycie technologii SAP Business Workflow nie wymaga ponadto żadnych dodatkowych licencji (jest ona dostępna w ramach licencji SAP ERP – chyba że implementowane są również licencjonowane rozwiązania firm trzecich).

Lepszy Biznes

magazyn klientów SNP

Przejdź do bazy artykułów
Udostępnij
Drukuj:
#}

Formularz kontaktowy





    1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
    2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
    3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
    4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
    5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
    6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
    7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

    Napisz maila lub zadzwoń

    E-mail: office.pl@snpgroup.com
    Tel. 61 827 7000

    SNP Poland Sp. z o.o.

    Centrala:
    Złotniki, ul. Krzemowa 1
    62-002 Suchy Las k. Poznania

    Skontaktuj się z nami

    W czym możemy pomóc?
    Napisz do nas
    Wyślij email
    Zadzwoń





      1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. – ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych.
      2. Administratorem Danych Osobowych jest SNP Poland Sp. z o.o. z siedzibą w Złotnikach, ul. Krzemowa 1 62-002 Suchy Las. Dane kontaktowe do Inspektora Ochrony Danych: dpo.pl@snpgroup.com.
      3. Zgoda na przetwarzanie danych jest dobrowolna, ale niezbędna w celu kontaktu. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem
      4. Dane będą przetwarzane do realizacji określonych powyżej celów i do momentu wycofania niniejszej zgody, a dostęp do danych będą miały tylko wybrane osoby posiadające stosowne upoważnienie do ich przetwarzania.
      5. Każda osoba podając dane osobowe ma prawo dostępu do treści swoich danych i ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania i przenoszenia danych, prawo do ograniczenia przetwarzania i prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych, prawo do przenoszenia danych.
      6. Każda osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego jakim jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
      7. Dane osobowe mogą być udostępniane innym jednostkom należącym do grupy kapitałowej, do której należy SNP Poland Sp. z o.o. – również znajdujących się poza Europejskim Obszarem Gospodarczym, w celach marketingowych. SNP Poland zapewnia, że dane przekazywane tym podmiotom są właściwie zabezpieczone, a osoba, której dane są przetwarzane, ma prawo do uzyskania kopii udostępnionych danych oraz informacji o miejscu udostępnienia danych.

      Kontakt ogólny do firmy
      office.pl@snpgroup.com

      Pytania o produkty i usługi
      info.pl@snpgroup.com

      Pytania na temat pracy i staży
      kariera@snpgroup.com

      61 827 70 00

      Biuro jest czynne
      od poniedziałku do piątku
      w godz. 8:00 – 17:00